- 1 -A UPCoimbra mantém, de modo progressivo e proporcional, inventário atualizado dos sistemas de IA adquiridos, contratados, desenvolvidos, disponibilizados ou utilizados institucionalmente em atividades suscetíveis de afetar pessoas, processos, dados ou decisões relevantes.
- 2 -Antes da primeira utilização institucional de sistema de IA suscetível de ser qualificado como de risco elevado ou de envolver tratamento de dados pessoais com risco elevado, devem ser realizadas as avaliações, consultas, registos, documentação e medidas de conformidade exigidos pela legislação aplicável.
- 3 -A UPCoimbra deve assegurar mecanismos de registo de utilização, auditorias internas e reporte de incidentes relevantes, nos casos legalmente exigíveis e nas utilizações sensíveis.
- 4 -As unidades orgânicas e serviços devem comunicar ocorrências relevantes e propor medidas corretivas ou preventivas.
- 5 -As ocorrências relacionadas com sistemas de IA que possam envolver simultaneamente incidentes de segurança da informação, violações de dados pessoais, uso indevido, indisponibilidade de serviços, falhas de controlo, discriminação, resultado incorreto relevante ou afetação de direitos devem ser objeto de procedimento articulado de deteção, registo, classificação, triagem, encaminhamento, tratamento, documentação e, quando aplicável, comunicação ou notificação às entidades competentes.
- 6 -O procedimento deve assegurar articulação funcional entre EPD, Responsável de Cibersegurança, serviços de TIC, Comissão Técnica de Acompanhamento da IA e serviços jurídicos, sem prejuízo das competências próprias de cada entidade.
- 7 -A UPCoimbra pode disponibilizar plataforma ou sistema eletrónico integrado para cumprimento dos deveres de declaração e de registo previstos no presente Regulamento, integrado no sistema de gestão académica e nos portais institucionais, substituindo para todos os efeitos a apresentação de formulários em suporte físico.
- 8 -Os registos e a documentação relativa a sistemas de IA de risco elevado ou a utilizações sensíveis devem ser conservados pelo período legalmente aplicável e, na falta de previsão especial, durante período adequado à demonstração da conformidade, à gestão de incidentes, ao exercício de direitos e ao controlo interno.
Artigo 30.º — Inventário, registo, auditoria e incidentes
Vigente desde: 21/10/2026