Art.º 24 · Despacho n.º 1311/2018 — Subunidade de Apoio Administrativo

1 -São atribuições gerais da Subunidade de Apoio Administrativo:
1. a)Assegurar o apoio administrativo à Divisão de Obras Municipais, Planeamento Ambiente e Urbanismo aos serviços integrados nesta Divisão;
2. b)Preparar, executar e encaminhar o expediente dos processos e procedimentos da Divisão;
3. c)Garantir as ligações funcionais e burocráticas da divisão com os restantes serviços
4. d)Proceder à recolha e tratamento de dados destinados à elaboração de informação e gestão;
5. e)Encaminhar os documentos apresentados pelos munícipes, organizar os respetivos processos e acompanhar a sua evolução;
6. f)Manter permanentemente organizado o arquivo da Divisão, propondo, quando se justifique, a abertura de chaves de classificação documental;
7. g)Executar os atos administrativos referentes aos processos de obras municipais por empreitada ou administração direta;
8. h)Assegurar o expediente resultante do acompanhamento da execução física, cronológica e financeira nas obras em curso ou fiscalizadas pela Divisão;
9. i)Assegurar a execução da correspondência relativa aos processos de obras e loteamentos particulares;
10. j)Emitir alvarás de loteamento e licenças de construção, reconstrução, ampliação ou demolição de edifícios;
11. k)Atender e encaminhar o público em todos os assuntos que respeitem a obras municipais, prestando todas as informações solicitadas, com exceção das consideradas confidenciais ou reservadas;
12. l)Elaborar e organizar processos de empreitadas e obter o visto do Tribunal de Contas, quando necessário;
13. m)Observar e divulgar as disposições legais, as circulares e a documentação referente a empreitadas;
14. n)Assegurar o controlo da movimentação interna da correspondência e dos processos referentes às obras municipais, bem como dos prazos de resposta;
15. o)Realizar todas as atividades de natureza técnico-administrativa relativas à abertura de concursos e adjudicação de obras públicas;
16. p)Promover a entrega dos autos das obras por empreitada aos serviços municipais responsáveis pela respetiva gestão;
17. q)Tratar administrativamente os dados relativos ao sistema de custeio das obras, no que se refere, nomeadamente, ao controlo de mão-de-obra, máquinas e viaturas, materiais e outros custos;
18. r)Manter devidamente atualizada a situação de cada obra adjudicada, tanto no que respeita a despesas como no que respeita à conta-corrente com o empreiteiro;
19. s)Emitir a faturação resultante de trabalhos por conta de particulares, no que respeita à mão de obra, aluguer de máquinas e viaturas, materiais e outros custos, controlando os prazos para a respetiva cobrança;
20. t)Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
2 -São atribuições específicas no âmbito de Taxas e Licenças:
1. a)Cobrar impostos, taxas, licenças, tarifas e os demais rendimentos do Município, bem como passar e registar as respetivas licenças e guias de receita;
2. b)Conferir os mapas de cobrança de taxas de mercados, feiras, cinema e passar as respetivas guias de receita;
3. c)Conferir e passar guias de receita das piscinas municipais campos de jogos;
4. d)Conferir os recibos e mapas de cobrança do serviço de distribuição de água, tarifas de lixo e de conservação de coletores de esgotos;
5. e)Proceder ao expediente destinado à construção de ramais de água e rede de esgotos e respetiva cobrança;
6. f)Promover a leitura dos contadores e a recolha de elementos tarifários; Orientar e fiscalizar o serviço dos leitores-cobradores de consumo, conferindo os depósitos na tesouraria em conformidade com os mapas mensais;
7. g)Passar guias de cobrança de rendas de propriedade e outros créditos municipais;
8. h)Fiscalizar o cumprimento das posturas e regulamentos respeitantes à cobrança de impostos e rendimentos municipais, em colaboração com os agentes da fiscalização;
9. i)Orientar o trabalho do aferidor municipal, conferindo os talões de cobrança e guias de receita;
10. j)Organizar os processos relativos a feirantes e vendedores ambulantes, emitir os cartões e cobrar as respetivas taxas;
11. k)Registar autos de transgressão, reclamações e recursos e dar-lhe o devido encaminhamento dentro dos prazos respetivos;
12. l)Organizar todos os processos relacionados com licenças de uso e porte de arma;
13. m)Organizar todos os processos respeitantes a cartas de caçador;
14. n)Organizar os processos de concessão de terrenos para sepulturas perpétuas e jazigos;
15. o)Efetuar os registos de matrícula de tração animal, velocípedes e ciclomotores;
16. p)Proceder à cobrança das taxas referentes às licenças de condução de motociclos e ciclomotores;
17. q)Organizar todos os processos de vistos e licenciamento de recintos de espetáculos.
3 -São atribuições específicas no âmbito do Apoio ao Munícipe:
1. a)Assegurar o atendimento do público que se dirige diariamente ao serviço prestando-lhe todas as informações dentro do âmbito das suas competências e ou encaminhar os munícipes aos setores diversos, destinados à resolução dos seus problemas;
2. b)Assegurar o atendimento personalizado do cidadão, constituindo-se interlocutor único capaz de prestar todos os serviços e esclarecimentos à resolução dos assuntos por estes apresentados no âmbito das atribuições municipais;
3. c)Articular a sua ação com as diferentes áreas dos serviços municipais, através da normalização dos procedimentos/processos relativos aos requerimentos e petições apresentados pelos munícipes;
4. d)Registar e encaminhar de acordo com as normas internas instituídas, todos os documentos e requerimentos apresentados pelo cidadão garantindo o conhecimento atempado e eficaz do seu curso e estado a todos os serviços municipais;
5. e)Desenvolver uma metodologia organizacional que assegure a otimização dos processos, mediante alinhamento de objetivos entre a estrutura orgânica (vertical) e o fluxo dos processos transversal;
6. f)Elaborar relatórios, com periodicidade com máximo anual, de recolha e análise sistemática dos atendimentos e respostas dadas, visando a validação para a introdução gradual dos ajustamentos e alterações que se mostrem necessárias à otimização dos processos;

Artigo 24.º — Subunidade de Apoio Administrativo

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