(Direção Intermédia de 2.º Grau)
- 1 -A Divisão Administrativa e de Modernização (DIAM), na dependência do DEMAGP, tem por missão assegurar a gestão global do expediente e da documentação municipal, garantindo a tramitação, arquivo e publicitação dos atos administrativos, bem como promover a modernização e inovação organizacional, a simplificação de processos e a melhoria contínua da qualidade dos serviços municipais, em articulação com todas as unidades orgânicas.
- 2 -Compete à DIAM, designadamente:
- a)Assegurar a receção, registo, expedição e encaminhamento da correspondência e demais documentação, bem como a emissão de certidões e autenticações;
- b)Assegurar a gestão integrada da informação municipal, nomeadamente o registo, tratamento e encaminhamento de pedidos, reclamações, sugestões e elogios.
- c)Proceder à divulgação e publicitação de regulamentos, ordens de serviço, despachos, editais e demais documentos institucionais, assegurando a sua difusão interna e externa;
- d)Coordenar e centralizar o arquivo administrativo de contratos, protocolos e demais documentos relevantes do Município;
- e)Organizar e assegurar os atos eleitorais e referendários que legalmente incumbem ao Município;
- f)Promover e implementar projetos de modernização administrativa e inovação organizacional, numa lógica transversal a todos os serviços municipais;
- g)Desenvolver e aplicar medidas de simplificação e desmaterialização de processos e procedimentos, assegurando maior celeridade, eficácia e racionalização da atividade administrativa;
- h)Disponibilizar e gerir o ponto de contacto (service desk) dedicado aos processos e aplicações de gestão municipal, assegurando a resolução de incidências aplicacionais;
- i)Apoiar e formar os serviços municipais na utilização e rentabilização dos sistemas de informação, promovendo a desmaterialização de processos e a gestão eletrónica documental;
- j)Apoiar, na área de atuação da unidade orgânica, a implementação e modernização aplicacional do governo eletrónico local e serviços online;
- k)Fomentar a utilização de modelos de gestão orientados para resultados, através da reengenharia de processos e da simplificação da linguagem administrativa;
- l)Garantir a normalização de documentos-tipo e a adoção de metodologias inovadoras de trabalho, em articulação com os serviços competentes;
- m)Monitorizar a atualização da informação institucional disponibilizada no portal e Intranet do Município, em articulação com a área da comunicação;
- n)Articular com a Agência para a Reforma Tecnológica do Estado (ARTE) e demais entidades competentes, a implementação e gestão de plataformas digitais de suporte à modernização;
- o)Promover a melhoria contínua da qualidade e do desempenho dos serviços municipais, assegurando a monitorização da satisfação dos munícipes, propondo e executando medidas de melhoria;
- p)Exercer todas as demais competências que, por lei ou deliberação dos órgãos municipais, lhe sejam atribuídas.