Art.º 37 · Despacho n.º 1847/2026 — Unidade Flexível de 2.º Grau - Divisão de Gestão Administrativa

1 -À Unidade Flexível de 2.º Grau de Gestão Administrativa compete a programação, organização, coordenação e direção integrada das atividades de carácter administrativo, arquivo municipal intermédio, gestão do balcão único de atendimento, apoio ao órgão executivo, no âmbito dos respetivos serviços, designadamente:
1. i)Planear, programar, coordenar e controlar as atividades da Divisão;
  1. ii)Promover a execução de todas as tarefas que se insiram nos respetivos serviços, de acordo com as disposições aplicáveis e critérios de boa gestão;
  2. iii)Dar apoio aos órgãos do município;
  3. iv)Propor e colaborar em estudos e seleção de dados suscetíveis de tratamento informático;
  4. v)Promover as tarefas administrativas à boa gestão do pessoal;
  5. vi)Desencadear as ações inerentes ao processo eleitoral;
  6. vii)Secretariar as reuniões da Câmara Municipal;
  7. viii)Assegurar a implementação do sistema de controlo interno na divisão;
  8. ix)Conceber, propor e implementar novas metodologias conducentes à obtenção de ganhos de eficácia, eficiência e satisfação dos utilizadores dos serviços;
  9. x)Assegurar e promover o relacionamento funcional com as outras áreas orgânicas da Câmara;
  10. xi)Promover a melhoria do funcionamento dos serviços, no que respeita à estrutura, métodos de trabalho e equipamentos
  11. xii)Superintender o arquivo municipal;
  12. xiii)Organizar e promover ações regulares de formação e aperfeiçoamento profissional de todo o pessoal do Município;
  13. xiv)Assegurar as demais funções que por lei, despacho ou por deliberação de câmara lhe sejam cometidas.
2 -A unidade flexível de 2.º Grau de Gestão Administrativa compreende uma direção intermédia de 3.º grau: Administração Geral.
3 -A Unidade Flexível de 2.º Grau de Gestão Administrativa compreende os seguintes serviços, com as correspondentes competências:
1. 3.1 -Serviço de Administração Geral (direção intermédia de 3.º grau), compete designadamente:
2. i)Assegurar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência e de outros documentos dentro dos prazos respetivos;
  1. ii)Gerir o expediente relativo a eleições e referendos;
  2. iii)Gerir o registo e arquivo de avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;
  3. iv)Gerir o expediente relativo à relativo autenticação dos documentos;
  4. v)Superintender e assegurar o serviço de telefone;
  5. vi)Assegurar e tratar da documentação inerente aos recintos para espetáculos a solicitação dos interessados;
  6. vii)Executar os serviços respeitantes a estatísticas ou informação própria do serviço;
  7. viii)Assegurar a receção, registo, classificação, expedição e arquivo de todos os documentos referentes à atividade dos órgãos do Município;
  8. ix)Organizar e dar sequência aos processos administrativos que lhe sejam distribuídos;
  9. x)Promover e assegurar os atos administrativos decorrentes da aplicação dos normativos da diretiva de serviços e licenciamento zero;
  10. xi)Organizar os processos para concessão de licenças de queimadas;
  11. xii)Organizar os processos para realização de provas desportivas e emitir as respetivas licenças;
  12. xiii)Organizar os processos de concessão de terrenos para sepulturas perpétuas e jazigos, mantendo atualizado o respetivo registo;
  13. xiv)Organizar os processos para obtenção de cartas de caçador;
  14. xv)Gerir as bases de dados específicas para cada ato administrativo, facilitando atos de consulta e pedidos de documentação;
  15. xvi)Gerir e executar os serviços respeitantes a estatísticas ou informação própria do setor;
  16. xvii)Gerir e organizar o processo de recenseamento militar e assegurar o expediente respeitante a assuntos militares;
  17. xviii)Colaborar nos processos de atribuição de apoios municipais.
3. 3.2 -Balcão Único de Atendimento compete, designadamente:
4. i)Prestar apoio aos munícipes no seu relacionamento com os órgãos e serviços da Autarquia, tendo a rápida e adequada resposta às suas pretensões, no âmbito do princípio de uma Administração aberta e participada;
  1. ii)Promover a utilização de sistemas automatizados e interativos de atendimento e de divulgação aos munícipes das atividades/competências dos órgãos e serviços municipais, potenciando e facilitando a descentralização do atendimento aos interessados e a prestação de serviços públicos;
  2. iii)Atender o público em todas as áreas inerentes ao desenvolvimento das competências municipais, designadamente obras particulares, taxas, licenças, recursos humanos, ação social, resíduos urbanos, desporto e educação, e garantir o acesso mediado em determinados procedimentos;
  3. iv)Prestar informações aos munícipes;
  4. v)Efetuar a receção de reclamações;
  5. vi)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição de correspondência, requerimentos, e outros documentos dentro dos respetivos prazos, bem como assegurar a expedição de todo o correio da autarquia;
  6. vii)Garantir o encaminhamento correto dos processos para as áreas técnicas respetivas;
  7. viii)Elaborar chamadas telefónicas e receber chamadas telefónicas;
  8. ix)Anotar as solicitações que lhe sejam efetuadas e comunicá-las aos respetivos serviços;
  9. x)Prestar apoio ao emigrante;
  10. xi)Exercer as demais funções que se enquadrem no seu âmbito ou lhe sejam superiormente determinadas.
5. 3.3 -Apoio ao Órgão Executivo, compete, designadamente:
6. i)Assessorar o processo administrativo do Órgão Executivo;
  1. ii)Preparar a agenda e expediente das reuniões do órgão executivo;
  2. iii)Emitir certidões dos assuntos constantes das atas do órgão;
  3. iv)Assegurar e secretariar as reuniões de câmara;
  4. v)Preparação e envio de elementos para os membros do executivo;
  5. vi)Desenvolver ações de cooperação institucional com as Juntas de Freguesia, Associação Nacional de Municípios e outros organismos;
  6. vii)Diligenciar, administrativamente e sob direção superior, o seguimento das deliberações, interna e externamente;
  7. viii)Assegurar o registo, organização, preservação e arquivo sistemático de avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço, garantindo a sua rastreabilidade, acessibilidade e conformidade legal.
7. 3.4 -Arquivo Municipal, compete, designadamente:
8. i)Organizar e gerir o arquivo Geral Municipal;
  1. ii)Catalogar e arquivar todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços;
  2. iii)Promover a informatização e digitalização do arquivo bem como gerir o seu processo de externalização;
  3. iv)Definir as regras de organização e classificação dos arquivos administrativos, intermédios e histórico, em articulação com o núcleo documental Maria da Fonte;
  4. v)Definir o plano de incorporações para os diversos serviços da Autarquia;
  5. vi)Promover a atualização sistemática do plano de classificação do arquivo;
  6. vii)Zelar pela manutenção e conservação dos documentos em arquivo e propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos sem interesse histórico;
  7. viii)Promover a eficaz aplicação do regulamento municipal do Arquivo.
9. 3.5 -Modernização, compete, designadamente:
10. i)Simplificação e Desmaterialização de Processos;
  1. ii)Gestão e Otimização dos Fluxos Internos;
  2. iii)Promover a integração de sistemas internos eficientes e eficazes;
  3. iv)Desenvolver propostas para aumentar a eficiência administrativa;
  4. v)Melhorar as metodologias de gestão da qualidade.

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