Despacho

Despacho n.º 2260/2024

Aprova o Regulamento dos Serviços Administrativos.

Capítulo I - DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 -Estabelece-se neste regulamento a organização, as atribuições e competências dos Serviços Administrativos, abreviadamente designados por SADM.
2 -Os SADM constituem uma direção de serviços e desenvolvem a sua ação nos domínios da administração financeira, patrimonial, recursos humanos e expediente.
3 -Os SADM desenvolvem também, em regime de serviços partilhados, atividades destinadas aos Serviços de Ação Social da Universidade de Évora, nomeadamente nos domínios financeiro, recursos humanos, contabilidade e aprovisionamento.

Artigo 2.º

Organização

1 -Os Serviços são dirigidos pelo/a Diretor/a de Serviços, cargo de direção intermédia de 1.º grau, na dependência direta do/a Reitor/a ou de quem este/a delegar.
2 -A estrutura dos SADM tem subjacente o princípio da segregação de funções, sendo composta pela Divisão de Gestão de Recursos Humanos, Divisão de Gestão Financeira, Divisão de Compras e Património, Divisão de Gestão de Projetos, pela Tesouraria e pelo Gabinete de Apoio.
3 -O/A Diretor/a de Serviços tutela diretamente os/as Chefes das Divisões e, de forma partilhada, os/as Coordenadores/as.
4 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que lhe sejam delegadas ou previstas em norma legal ou regulamentar, cabe designadamente ao/à Diretor/a de Serviços:
1. a)Contribuir para o desenvolvimento da visão, objetivos e estratégias da Instituição;
2. b)Instruir e gerir processos superiormente cometidos;
3. c)Organizar informação e pareceres para decisão superior;
4. d)Definir:
  1. i)Estratégias e objetivos de atuação que permitam antecipar as necessidades de adaptação do serviço à realidade interna e externa;
  2. ii)Uma estratégia de atuação clara, concreta e ambiciosa para os serviços;
5. e)Atender, esclarecer e divulgar normas internas e procedimentos a adotar;
6. f)Promover e garantir a articulação entre as divisões tendo em vista a qualidade e eficácia do serviço a prestar e a satisfação do interesse dos utentes;
7. g)Garantir a elaboração:
  1. i)De planos de formação internos de forma a permitir a aquisição e consolidação de competências por parte dos recursos humanos afetos ao serviço;
  2. ii)Do plano e relatório anual de atividades dos serviços em articulação com o da universidade, submetê-los à aprovação superior e assegurar a sua concretização;
8. h)Promover:
  1. i)Ações de formação no sentido de maximizar a eficiência de utilização dos recursos disponibilizados e o desenvolvimento de competências;
  2. ii)O envolvimento de todos os intervenientes, numa ótica de gestão participada;
  3. iii)A valorização e a responsabilização da equipa;
9. i)Elaborar e promover estudos, pareceres e informações relativas à gestão da instituição;
10. j)Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos/as trabalhadores/as na sua dependência direta;
11. k)Gerir os recursos humanos, patrimoniais e técnicos afetos ao Serviço de modo a otimizar o seu desempenho;
12. l)Avaliar e orientar o desempenho e eficiência do serviço;
13. m)Orientar e coordenar a atividade dos Serviços Administrativos;
14. n)Analisar, de acordo com as necessidades, a estrutura do mapa de pessoal e propor alterações;
15. o)Recolher, sistematizar e divulgar a legislação com interesse para a atividade dos Serviços Administrativos;
16. p)Corresponder-se com serviços e entidades públicas e privadas no âmbito da sua competência.

Capítulo II - ESTRUTURA, ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS

Artigo 3.º

Divisão de Gestão de Recursos Humanos

1 -A Divisão de Gestão de Recursos Humanos é dirigida por um/a Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, a quem compete designadamente:
1. a)Garantir a organização e execução dos processos relativos ao pessoal docente e investigador, bem como do pessoal não docente e não investigador, tendo presente as respetivas carreiras, estatutos e demais legislação;
2. b)Gerir os mapas de pessoal;
3. c)Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais de todo o pessoal da Universidade, garantindo a sua confidencialidade;
4. d)Prestar informação em matéria de recursos humanos.
2 -A Divisão está organizada em Gabinetes, integrando:
1. a)O Gabinete de Recursos Humanos, que é dirigido por um/a Coordenador/a, cargo de direção intermédia de 3.º grau;
2. b)O Gabinete para a Igualdade de Género e Inclusão;
3. c)O Gabinete de Expediente.
3 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao/à Chefe de Divisão:
1. a)Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
2. b)Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
3. c)Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional do pessoal não docente e propor o plano de formação;
4. d)Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
5. e)Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
6. f)Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes;
7. g)Proceder ao levantamento de necessidades de formação do pessoal não docente;
8. h)Elaborar o plano de formação anual que responda às necessidades de formação do pessoal não docente;
9. i)Executar o plano de formação anual;
10. j)Acompanhar e apoiar todo processo de avaliação (Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública) nas suas várias fases de execução;
11. k)Elaborar toda a documentação necessária ao desenvolvimento do processo avaliativo do pessoal docente e não docente;
12. l)Elaborar as informações conducentes às alterações de posição remuneratórias decorrentes dos processos avaliativos.
4 -O Gabinete de Recursos Humanos é dirigido por um/a Coordenador/a, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
1. a)Organizar e manter atualizados os processos individuais (em suporte papel e informático) do pessoal docente, não docente e investigador da Universidade, bem como o registo do controlo da assiduidade e os mapas de férias e licenças;
2. b)Assegurar:
  1. i)As ações relativas ao recrutamento, constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego do pessoal docente, não docente e de investigação;
  2. ii)O processamento dos vencimentos, abonos e demais benefícios sociais a que o pessoal da Universidade tenha direito.
3. c)Emitir:
  1. i)Certidões e declarações;
  2. ii)Anualmente, a declaração de rendimentos do pessoal da Universidade.
4. d)Instruir os processos relativos a equiparação a bolseiro/a, licenças sabáticas e dispensa de serviço docente e demais situações previstas na legislação aplicável;
5. e)Elaborar:
  1. i)O Balanço Social e demais mapas e informações a prestar;
  2. ii)Anualmente, a informação superiormente solicitada para elaboração do orçamento.
6. f)Realizar o tratamento de dados estatísticos de recursos humanos sempre que solicitado superiormente, a nível interno e externo.
5 -O Gabinete para a Igualdade de Género e Inclusão está na dependência direta do/a Chefe de Divisão, e compete-lhe designadamente:
1. a)Coordenar a implementação e a execução do Plano para a Igualdade de Género da Universidade de Évora em articulação com os serviços, unidades orgânicas e demais estruturas cientifico-pedagógicas e parceiros externos;
2. b)Criar e implementar o sistema de monitorização do clima de igualdades, equidade e diversidade da Instituição;
3. c)Assegurar o funcionamento e dinamização do Centro de Recursos para a Inclusão (CRI), cuja missão visa disponibilizar e garantir o acesso a recursos e pessoas com necessidades especiais ou específicas, e que carecem de apoios distintos, com vista à sua integração e participação absoluta na Universidade de Évora, que se regerá por Regulamento próprio de funcionamento a ser aprovado e publicado em Despacho Reitoral;
4. d)Propor medidas para melhoria do processo contínuo de mudança organizacional sustentável a fim de reforçar a igualdade de género, inclusão e solidariedade, criando um ambiente de trabalho saudável e justo na proteção dos direitos humanos;
5. e)Garantir a elaboração de diagnósticos, relatórios diversos e planos anuais de atividades.
6 -O Gabinete de Expediente está na dependência direta do/a Chefe de Divisão, e compete-lhe designadamente:
1. a)O registo de entradas e saídas da correspondência;
2. b)Assegurar:
  1. i)A divulgação interna de informações, bem como de toda a documentação que seja considerada relevante e de interesse para os Serviços;
  2. ii)A distribuição interna e externa da correspondência e do correio da Universidade.
3. c)Quaisquer outras funções que lhe sejam atribuídas pelo/a Chefe de Divisão.

Artigo 4.º

Divisão de Gestão Financeira

1 -A Divisão de Gestão Financeira é dirigida por um/a Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe, nomeadamente:
1. a)Preparar a proposta de orçamento e acompanhar a execução financeira do orçamento da Universidade.
2. b)Proceder à gestão financeira dos recursos segundo critérios de legalidade, economia, eficiência e eficácia, em conformidade com as orientações superiores que lhe forem transmitidas.
3. c)Assegurar:
  1. i)Os registos contabilísticos nas suas vertentes orçamental, patrimonial e analítica, de acordo com a legislação em vigor;
  2. ii)O cumprimento das obrigações legais relativas ao orçamento e apuramento e liquidação de impostos;
  3. iii)A prestação de contas anual, ou com outra periodicidade.
2 -A Divisão está organizada em Gabinetes, os quais são dirigidos por coordenadores/as:
1. a)O Gabinete de Contabilidade;
2. b)O Gabinete de Gestão Orçamental e Prestação de Contas.
3 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao/à Chefe de Divisão:
1. a)Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
2. b)Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
3. c)Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional do pessoal não docente e propor o plano de formação;
4. d)Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
5. e)Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
6. f)Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes.
4 -O Gabinete de Contabilidade é dirigido por um/a Coordenador/a, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
1. a)Registar os movimentos relativos à realização de despesas;
2. b)Processar a faturação de serviços e bens ao exterior;
3. c)Assegurar:
  1. i)O cumprimento das obrigações fiscais e declarativas da Universidade;
  2. ii)O processamento, disponibilização e regularização de fundos de maneio das várias unidades orgânicas e serviços.
4. d)Acompanhar as contas correntes de devedores e credores;
5. e)Proceder à reconciliação bancária dos movimentos contabilísticos;
6. f)Desencadear todas as ações necessárias à efetiva cobrança de dívidas;
7. g)Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
5 -O Gabinete de Gestão Orçamental e Prestação de Contas é dirigido por um/a Coordenador/a, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
1. a)Proceder à elaboração do Orçamento;
2. b)Acompanhar a execução do orçamento, nas suas vertentes externa e interna;
3. c)Proceder:
  1. i)Aos trabalhos necessários à elaboração das Demonstrações Financeiras da Universidade;
  2. ii)Ao registo das alterações orçamentais;
  3. iii)Às solicitações de transferências de fundos.
4. d)Elaborar toda a documentação necessária à prestação de contas, de acordo com a periodicidade que for definida;
5. e)Reportar superiormente e às entidades tutelares informação sobre a execução orçamental, patrimonial e de gestão com a periodicidade exigida.

Artigo 5.º

Tesouraria

1 -A Tesouraria integra-se na dependência direta do/a Chefe da Divisão de Gestão Financeira, e compete-lhe designadamente:
1. a)Efetuar os pagamentos aprovados superiormente;
2. b)Emitir e assinar os recibos necessários para a cobrança das receitas próprias, bem como proceder ao recebimento, registo e depósito dos respetivos valores;
3. c)Manter atualizado o registo de movimentos e os saldos de todas as contas bancárias da Universidade;
4. d)Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação;
5. e)Assegurar a delegação da Tesouraria nos Serviços Académicos.

Artigo 6.º

Divisão de Compras e Património

1 -A Divisão de Compras e Património é dirigida por um/a Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe, nomeadamente:
1. a)Proceder à aquisição de bens e serviços, e de empreitadas, organizando e acompanhando os respetivos processos aquisitivos;
2. b)Instruir os procedimentos respeitantes à contratação de empreitadas, organizando e acompanhando os respetivos processos;
3. c)Rececionar e proceder à conferência das faturas, ou documentos equivalentes;
4. d)Acompanhar a execução dos contratos de aprovisionamento;
5. e)Registar e controlar o património móvel e imóvel, mantendo atualizado o respetivo cadastro, incluindo o cálculo de amortizações e depreciações, os autos de abate e os de cessão;
6. f)Gerir o inventário em armazém;
7. g)Valorizar as saídas dos bens e materiais para imputação de custos;
8. h)Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
2 -A Divisão está organizada em Gabinetes, os quais são dirigidos por coordenadores/as:
1. a)O Gabinete de Compras e Empreitadas;
2. b)O Gabinete de Património e Economato.
3 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao/à Chefe de Divisão:
1. a)Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
2. b)Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
3. c)Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional do pessoal não docente e propor o plano de formação;
4. d)Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
5. e)Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
6. f)Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes.
4 -O Gabinete de Compras e Empreitadas é dirigido por um/a Coordenador/a, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
1. a)Proceder à instrução e acompanhamento de todos os procedimentos de contratação de bens e serviços e de empreitadas;
2. b)Manter atualizado os dossiers respeitantes a cada procedimento efetuando o seu acompanhamento;
3. c)Emitir relatórios sobre os procedimentos de contratação de empreitadas, contendo, entre outros, as fases de concretização e as suas taxas de execução financeiras.
5 -O Gabinete de Património e Economato é dirigido por um/a Coordenador/a, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
1. a)Registar e controlar o património móvel e imóvel, mantendo atualizado o respetivo cadastro, incluindo o cálculo de amortizações, os autos de abate e os de cessão;
2. b)Efetuar semestralmente o levantamento das necessidades dos materiais de consumo em armazém, instruindo proposta para a sua aquisição;
3. c)Gerir o inventário em armazém, assegurando a respetiva valorização, e organizar as entregas dos produtos requisitados.

Artigo 7.º

Divisão de Gestão de Projetos

1 -A Divisão de Gestão de Projetos é dirigida por um/a Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau. A esta Divisão compete designadamente:
1. a)A gestão financeira de contratos de prestação de serviços celebrados pela Universidade, assim como de projetos de unidades de investigação e desenvolvimento e das Unidades Orgânicas;
2. b)Elaborar:
  1. i)Os relatórios financeiros exigidos pelas entidades financiadoras dos projetos e unidades referidas na alínea anterior;
  2. ii)As informações de apoio à decisão sobre assuntos da sua área de atuação.
3. c)Colaborar:
  1. i)Na tramitação dos processos de aquisição financiados por verbas provenientes dos contratos de prestação de serviço, projetos e unidades mencionadas nas alíneas anteriores;
  2. ii)No que lhe for solicitado para efeitos de fecho de contas e preparação de orçamento.

Artigo 8.º

Gabinete de Apoio

O Gabinete de Apoio integra-se na dependência direta do/a Diretor/a de Serviços, e compete-lhe designadamente:

a)Secretariar a direção de serviços e, quando necessário, as divisões;
b)Preparar a documentação para as reuniões e assegurar o respetivo expediente;
c)Elaborar informações sobre assuntos da área de atuação dos SADM;
d)Quaisquer outras funções que lhe sejam atribuídas pelo/a Diretor/a dos Serviços.

Capítulo III - DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 9.º

Grupos de trabalho e equipas de projeto

Por despacho do/a Reitor/a, sob proposta do/a diretor/a dos serviços, podem ser constituídos grupos de trabalho ou equipas de projeto ad-hoc para realização de atividades específicas ou de caráter temporário, ou projetos especiais, com a composição, objeto e duração nele delimitados.

Artigo 10.º

Organograma

O Organograma dos Serviços Administrativos é o constante no Anexo A ao presente regulamento.

Artigo 11.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor imediatamente após a sua publicação.

12/02/2024. - A Reitora da Universidade de Évora, Hermínia Vasconcelos Vilar.

ANEXO A

Organograma dos serviços administrativos

(para efeitos do disposto no artigo 10.º)

317356879

Artigo 3.º

Divisão de Gestão de Recursos Humanos

1 -A Divisão de Gestão de Recursos Humanos é dirigida por um/a Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, a quem compete designadamente:
1. a)Garantir a organização e execução dos processos relativos ao pessoal docente e investigador, bem como do pessoal não docente e não investigador, tendo presente as respetivas carreiras, estatutos e demais legislação;
2. b)Gerir os mapas de pessoal;
3. c)Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais de todo o pessoal da Universidade, garantindo a sua confidencialidade;
4. d)Prestar informação em matéria de recursos humanos.
2 -A Divisão está organizada em Gabinetes, integrando:
1. a)O Gabinete de Recursos Humanos, que é dirigido por um/a Coordenador/a, cargo de direção intermédia de 3.º grau;
2. b)O Gabinete para a Igualdade de Género e Inclusão;
3. c)O Gabinete de Expediente.
3 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao/à Chefe de Divisão:
1. a)Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
2. b)Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
3. c)Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional do pessoal não docente e propor o plano de formação;
4. d)Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
5. e)Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
6. f)Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes;
7. g)Proceder ao levantamento de necessidades de formação do pessoal não docente;
8. h)Elaborar o plano de formação anual que responda às necessidades de formação do pessoal não docente;
9. i)Executar o plano de formação anual;
10. j)Acompanhar e apoiar todo processo de avaliação (Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública) nas suas várias fases de execução;
11. k)Elaborar toda a documentação necessária ao desenvolvimento do processo avaliativo do pessoal docente e não docente;
12. l)Elaborar as informações conducentes às alterações de posição remuneratórias decorrentes dos processos avaliativos.
4 -O Gabinete de Recursos Humanos é dirigido por um/a Coordenador/a, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
1. a)Organizar e manter atualizados os processos individuais (em suporte papel e informático) do pessoal docente, não docente e investigador da Universidade, bem como o registo do controlo da assiduidade e os mapas de férias e licenças;
2. b)Assegurar:
  1. i)As ações relativas ao recrutamento, constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego do pessoal docente, não docente e de investigação;
  2. ii)O processamento dos vencimentos, abonos e demais benefícios sociais a que o pessoal da Universidade tenha direito.
3. c)Emitir:
  1. i)Certidões e declarações;
  2. ii)Anualmente, a declaração de rendimentos do pessoal da Universidade.
4. d)Instruir os processos relativos a equiparação a bolseiro/a, licenças sabáticas e dispensa de serviço docente e demais situações previstas na legislação aplicável;
5. e)Elaborar:
  1. i)O Balanço Social e demais mapas e informações a prestar;
  2. ii)Anualmente, a informação superiormente solicitada para elaboração do orçamento.
6. f)Realizar o tratamento de dados estatísticos de recursos humanos sempre que solicitado superiormente, a nível interno e externo.
5 -O Gabinete para a Igualdade de Género e Inclusão está na dependência direta do/a Chefe de Divisão, e compete-lhe designadamente:
1. a)Coordenar a implementação e a execução do Plano para a Igualdade de Género da Universidade de Évora em articulação com os serviços, unidades orgânicas e demais estruturas cientifico-pedagógicas e parceiros externos;
2. b)Criar e implementar o sistema de monitorização do clima de igualdades, equidade e diversidade da Instituição;
3. c)Assegurar o funcionamento e dinamização do Centro de Recursos para a Inclusão (CRI), cuja missão visa disponibilizar e garantir o acesso a recursos e pessoas com necessidades especiais ou específicas, e que carecem de apoios distintos, com vista à sua integração e participação absoluta na Universidade de Évora, que se regerá por Regulamento próprio de funcionamento a ser aprovado e publicado em Despacho Reitoral;
4. d)Propor medidas para melhoria do processo contínuo de mudança organizacional sustentável a fim de reforçar a igualdade de género, inclusão e solidariedade, criando um ambiente de trabalho saudável e justo na proteção dos direitos humanos;
5. e)Garantir a elaboração de diagnósticos, relatórios diversos e planos anuais de atividades.
6 -O Gabinete de Expediente está na dependência direta do/a Chefe de Divisão, e compete-lhe designadamente:
1. a)O registo de entradas e saídas da correspondência;
2. b)Assegurar:
  1. i)A divulgação interna de informações, bem como de toda a documentação que seja considerada relevante e de interesse para os Serviços;
  2. ii)A distribuição interna e externa da correspondência e do correio da Universidade.
3. c)Quaisquer outras funções que lhe sejam atribuídas pelo/a Chefe de Divisão.