Art.º 42 · Despacho n.º 233/2026 — Serviço de Arquivo (SA/DSI)

1 -Ao Serviço Arquivo, na área do Arquivo Histórico, compete:
1. a)Divulgar o património documental e recursos informativos do concelho, mediante a promoção de iniciativas culturais de natureza diversa;
2. b)Recolher e tratar tecnicamente os arquivos e conjuntos documentais pertencentes a outras entidades do concelho de Vila Verde com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e ou informativo, sempre que solicitado para esse efeito;
3. c)Fomentar o conhecimento dos acervos documentais, quer dos arquivos próprios, quer dos existentes no concelho, através do seu recenseamento e da elaboração dos respetivos guias, inventários e catálogos;
4. d)Elaborar em conjunto com os outros serviços o Plano de Preservação Digital;
5. e)Garantir o controlo ambiental e condições adequadas para a boa conservação do património arquivístico, sob sua custódia.
2 -Na componente de Arquivo Intermédio e Corrente, compete:
1. a)Conceder apoio técnico-arquivístico nas diversas matérias que se prendem com a criação, organização, gestão documental, preservação e acesso aos seus arquivos;
2. b)Gerir na sua integridade os arquivos dos diferentes órgãos e serviços da Câmara Municipal, independentemente da forma ou suporte material dos documentos que os compõem;
3. c)Assegurar o controlo do ciclo de vida dos suportes documentais que sustentam os processos administrativos de acordo com a Portaria n.º 112/2023;
4. d)Assegurar suporte e gestão às operações de transferência e entrega;
5. e)Controlar a aplicação do destino final e em particular a eliminação;
6. f)Empreender de forma sustentada e fundamentada a substituição de suportes analógicos;
7. g)Validar a classificação documental e integridade dos documentos e processos, bem como controlar a caracterização suficiente para proporcionar segurança, conformidade, inteligibilidade e sistematização da informação municipal;
8. h)Facultar aos utilizadores certidões e cópias dos documentos de arquivo à sua guarda, salvo quando estiverem em causa limitações do direito de acesso às informações neles contidas ou a sua preservação, devendo, neste último caso, ser facultada a consulta, na medida do possível, de uma reprodução das espécies acauteladas;
9. i)Garantir um espaço mediado e controlado para consulta de processos em formato digital com condições de segurança e privacidade;
10. j)Garantir a articulação com o IMT relativamente aos dados dos ciclomotores, veículos agrícolas e licenças.
3 -Na área de Seleção, Extração, Transformação e Integração, compete:
1. a)Executar a digitalização e incorporação de objetos digitais no arquivo digital tornando possível para todos os técnicos e administrativos, bem como aos munícipes, o acesso aos seus processos em formato digital, reduzindo o consumo e circulação de documentos em suporte papel;
2. b)Extrair a pedido e em tempo a informação de sistemas legados, transformá-la de forma poder ser ingerida em arquivos digitais a proporcionando a sua referenciação nos sistemas atualmente utilizados através de uma ligação;
3. c)Registar sumariamente os objetos digitais solicitados que estejam no momento apenas disponíveis em papel ou em formato digital, mas localizados em sistemas legados de forma a poder disponibilizar informação de forma transversal;
4. d)Colaborar na caracterização arquivística completa dos registos sob supervisão da
  Coordenação do serviço;
5. e)Gerir o equipamento de digitalização, impressão e cópia do serviço.

Artigo 42.º — Serviço de Arquivo (SA/DSI)

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