Este Serviço, sob a coordenação do/a titular de cargo de direção intermédia de 3.º grau (Chefe de Unidade), prestará o apoio administrativo, competindo-lhe, designadamente:
- a)Assegurar a gestão administrativa e operacional da Unidade Orgânica, incluindo receção, protocolo, arquivo, registo e tramitação de documentos e processos internos;
- b)Preparar, executar e encaminhar o expediente interno dos processos e procedimentos da Unidade Orgânica;
- c)Proceder ao encaminhamento da correspondência eletrónica rececionada para Gabinete de Apoio ao Munícipe e às Freguesias, sempre que a natureza dos assuntos assim o determine, ou proceder ao registo da correspondência no sistema de gestão documental, garantindo o correto circuito interno da informação e o respetivo registo;
- d)Atender os munícipes encaminhados pelo Gabinete de Apoio ao Munícipe e às Freguesias em todos os assuntos municipais relacionados com a Unidade Orgânica, prestando todas as informações solicitadas, com exceção das consideradas confidenciais ou reservadas;
- e)Apoiar a organização e logística de eventos, reuniões, formações e atividades promovidas pela Unidade Orgânica, garantindo recursos materiais e humanos adequados;
- f)Gerir processos de contratação, aquisição de bens e serviços e encomendas, em colaboração com a Divisão de Contratação Pública e Gestão de Transportes;
- g)Proceder à gestão financeira da Unidade Orgânica, em estreita colaboração com a Divisão Administrativa e Financeira, comunicando todas as despesas e implicações financeiras da unidade orgânica à Divisão Administrativa e Financeira, que assegurará a execução dos procedimentos contabilísticos e legais pertinentes;
- h)Elaborar relatórios periódicos sobre atividades, projetos, indicadores de desempenho e utilização de recursos, fornecendo informações à chefia da Unidade Orgânica e à Câmara Municipal;
- i)Garantir o suporte logístico às unidades escolares, incluindo manutenção de instalações, mobiliário, equipamentos e materiais didáticos e recreativos;
- j)Manter atualizado o cadastro de beneficiários, instituições parceiras, empresas, fornecedores e outros contatos relevantes à Divisão;
- k)Apoiar a tramitação de candidaturas a programas nacionais e comunitários, preparando documentação administrativa, controlando prazos e assegurando a conformidade com os requisitos legais;
- l)Assegurar a correta gestão documental e arquivamento digital ou físico de processos e documentos relacionados com programas e projetos educativos;
- m)Implementar e manter sistemas internos de informação para monitorização de atividades, projetos e indicadores de impacto social e educativo;
- n)Prestar apoio administrativo à coordenação de projetos, redes de parceiros e programas interinstitucionais, facilitando a comunicação entre serviços, escolas, associações e entidades externas;
- o)Assegurar a correta gestão documental e arquivamento digital ou físico de processos e documentos relacionados com a educação;
- p)Elaborar mensalmente relatórios de atividade e informação para gestão destinados ao/à Chefe da Unidade Orgânica de Educação, e ao Executivo;
- q)Executar quaisquer outras tarefas administrativas, logísticas ou de suporte que sejam cometidas pela chefia da Divisão ou pela Câmara Municipal, no âmbito das suas competências legais.