Este Serviço, sob a coordenação do/a Chefe de Divisão de Intervenção Social e Saúde, prestará o apoio administrativo, competindo-lhe, designadamente:
- a)Assegurar a gestão administrativa e operacional da Divisão, incluindo receção, protocolo, arquivo, registo e tramitação de documentos e processos internos;
- b)Preparar, executar e encaminhar o expediente interno dos processos e procedimentos da Divisão;
- c)Proceder ao encaminhamento da correspondência eletrónica rececionada para Gabinete de Apoio ao Munícipe e às Freguesias, sempre que a natureza dos assuntos assim o determine, ou proceder ao registo da correspondência no sistema de gestão documental, garantindo o correto circuito interno da informação e o respetivo registo;
- d)Atender os munícipes encaminhados pelo Gabinete de Apoio ao Munícipe e às Freguesias em todos os assuntos municipais relacionados com a Divisão, prestando todas as informações solicitadas, com exceção das consideradas confidenciais ou reservadas;
- e)Apoiar a organização e logística de eventos, reuniões, formações e atividades promovidas pela Divisão, garantindo recursos materiais e humanos adequados;
- f)Gerir processos de contratação, aquisição de bens e serviços, encomendas e distribuição de materiais para os programas educativos, sociais e de coesão, em colaboração com a Divisão de Contratação Pública e Gestão de Transportes.;
- g)Proceder à gestão financeira da Divisão, em estreita colaboração com a Divisão Administrativa e Financeira, comunicando a esta todas as despesas e implicações financeiras, que assegurará a execução dos procedimentos contabilísticos e legais pertinentes;
- h)Elaborar relatórios periódicos sobre atividades, projetos, indicadores de desempenho e utilização de recursos, fornecendo informações à chefia da Divisão e à Câmara Municipal;
- i)Garantir o suporte logístico aos equipamentos sociais municipais, incluindo manutenção de instalações, mobiliário, equipamentos e materiais didáticos e recreativos;
- j)Manter atualizado o cadastro de beneficiários, instituições parceiras, empresas, fornecedores e outros contatos relevantes à Divisão;
- k)Apoiar a tramitação de candidaturas a programas nacionais e comunitários, preparando documentação administrativa, controlando prazos e assegurando a conformidade com os requisitos legais;
- l)Assegurar a correta gestão documental e arquivamento digital ou físico de processos e documentos relacionados com programas e projetos sociais e de coesão;
- m)Implementar e manter sistemas internos de informação para monitorização de atividades, projetos e indicadores de impacto social e de coesão;
- n)Prestar apoio administrativo à coordenação de projetos, redes de parceiros e programas interinstitucionais, facilitando a comunicação entre serviços, associações e entidades externas;
- o)Executar quaisquer outras tarefas administrativas, logísticas ou de suporte que sejam cometidas pela chefia da Divisão ou pela Câmara Municipal, no âmbito das suas competências legais.