Sob a coordenação do/a Chefe de Divisão de Cultura, Desporto e Juventude, compete aos Serviços Administrativos:
- a)Assegurar a gestão administrativa e operacional da Divisão, incluindo receção, protocolo, arquivo, registo e tramitação de documentos e processos internos;
- b)Preparar, executar e encaminhar o expediente interno dos processos e procedimentos da Divisão;
- c)Proceder ao encaminhamento da correspondência eletrónica rececionada para Gabinete de Apoio ao Munícipe e às Freguesias, sempre que a natureza dos assuntos assim o determine, ou proceder ao registo da correspondência no sistema de gestão documental, garantindo o correto circuito interno da informação e o respetivo registo;
- d)Secretariar reuniões de trabalho, preparando agendas, atas e documentos de suporte, assegurando a organização e o seguimento das deliberações;
- e)Organizar, manter e atualizar o arquivo físico e digital da Divisão, assegurando a correta gestão documental e a fácil recuperação de informação;
- f)Elaborar mapas, relatórios, estatísticas e outras informações solicitadas, com vista ao acompanhamento das atividades da Divisão e à tomada de decisão da chefia;
- g)Atender os munícipes encaminhados pelo Gabinete de Apoio ao Munícipe e às Freguesias em todos os assuntos municipais relacionados com a Divisão, prestando todas as informações solicitadas, com exceção das consideradas confidenciais ou reservadas;
- h)Recolher, tratar e sistematizar dados relevantes para a elaboração de relatórios e informação de gestão, contribuindo para a monitorização de programas, projetos e atividades;
- i)Manter atualizados todos os ficheiros e registos da Divisão, incluindo aqueles que venham a ser definidos pela chefia, assegurando consistência e fiabilidade da informação;
- j)Garantir as ligações funcionais e burocráticas com os outros serviços da Câmara Municipal, promovendo a articulação e a colaboração interdepartamental;
- k)Executar os demais procedimentos, tarefas ou atividades que forem determinadas por lei, regulamento, deliberação, despacho ou ordem superior, de acordo com as necessidades da Divisão e orientações da chefia.