(unidade flexível de 2.º grau)
- 1 -A Divisão de Administração e Planeamento é dirigida por um Chefe de Divisão, diretamente dependente do Presidente da Câmara, competindo-lhe a programação, organização e coordenação das subunidades e unidades orgânicas que dela dependam.
São competências da Divisão de Administração e Planeamento:
- a)Coordenar e dirigir as atividades e os recursos humanos afetos à unidade orgânica flexível;
- b)Assegurar a execução de todas as tarefas que se insiram nos domínios da gestão administrativa, recursos humanos e modernização administrativa, de acordo com as disposições legais aplicáveis e critérios de boa gestão;
- c)Promover a aplicação do Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho na Administração Pública (SIADAP) no município;
- d)Promover a elaboração e aprovação do mapa de pessoal do município;
- e)Propor a adoção de medidas de modernização administrativa, tendentes a simplificar e racionalizar métodos e processos de trabalho internos por forma a garantir uma administração mais próxima dos munícipes;
- f)Elaborar e submeter à aprovação dos órgãos municipais competentes os regulamentos, normas e instruções que forem julgados necessários ao correto exercício da respetiva atividade;
- g)Coordenar todas as atividades nos domínios da modernização administrativa, informática e sistemas de informação;
- h)Assegurar o apoio aos órgãos municipais no desempenho das suas competências e à realização das suas sessões e reuniões;
- i)Emitir certidões sobre matérias que sejam da competência da unidade orgânica;
- j)Assegurar a execução de todas as tarefas que se insiram nos domínios da contabilidade e do património de acordo com as disposições legais aplicáveis e critérios de boa gestão;
- k)Dirigir, coordenar e acompanhar a gestão económica e financeira do município através da elaboração e execução das opções do plano e do orçamento municipal;
- l)Elaborar análises económicas e financeiras necessárias a uma gestão financeira eficiente do município;
- m)Preparar processos para fiscalização de qualquer entidade com poderes para o efeito nas matérias da competência da unidade orgânica, em especial os que se destinem ao controlo da legalidade da despesa pelo Tribunal de Contas;
- n)Promover candidaturas de projetos financiados e gerir todo o procedimento associado, garantindo a sua conformidade legal;
- o)Assegurar o conhecimento atualizado e profundo dos mecanismos e recursos regionais, centrais e da União Europeia de apoio ao desenvolvimento local;
- p)Assegurar a interligação entre os órgãos do município com as atividades económicas exercidas no concelho ou que aí se pretendam instalar, promovendo o desenvolvimento económico do município;
- q)Apoiar e dinamizar ações que visem a promoção do comércio local;
- r)Prestar informações e apoiar os empresários e empreendedores do concelho;
- s)Assegurar a execução de todas as tarefas que se insiram nos domínios da contratação pública, nomeadamente ao nível da aquisição de bens e serviços e de empreitadas de obras públicas, de acordo com as disposições legais aplicáveis;
- t)Apresentar os relatórios de atividades da unidade orgânica;
- u)Emitir pareceres e informações no âmbito das atribuições da unidade orgânica;
- v)Exercer as demais funções que se enquadrem no seu âmbito ou lhe sejam superiormente determinadas.
- 1.1 -No Setor de Contratação Pública, compete nomeadamente:
- a)Assegurar a realização dos procedimentos de contratação pública da Câmara Municipal (bens, serviços e empreitadas), em consonância com os preceitos legais aplicáveis, pautando -se por pressupostos de economia e eficácia, competindo-lhe elaborar os convites e programa de concurso, de acordo com normas internas aprovadas;
- b)Participar na preparação e elaboração de programas de procedimento, em articulação com as unidades orgânicas, responsáveis pela elaboração dos respetivos cadernos de encargos, para efeitos de procedimentos adjudicatórios, tendo por objeto a locação ou aquisição de bens móveis, aquisição de serviços e empreitadas e organizar a informação para a celebração dos respetivos contratos;
- c)Proceder às aquisições necessárias, sob proposta e apreciação técnica das demais unidades orgânicas, salvaguardando as articulações necessárias para a abertura dos procedimentos;
- d)Assegurar a abertura de procedimentos e a sua tramitação na plataforma eletrónica sempre que seja exigido por lei;
- e)Manter atualizada uma base de dados de fornecedores, bem como a sua avaliação no fim dos contratos;
- f)Manter atualizada as listagens de procedimentos em vigor;
- g)Publicitação das aquisições no Portal dos Contratos Públicos;
- h)Manter reuniões periódicas com os gestores de contratos;
- i)Garantir as formalidades relativas à intervenção do Tribunal de Contas no âmbito do visto prévio ou em matéria de fiscalização concomitante na área de intervenção.
- 1.2 -No setor de Fundos comunitários, compete nomeadamente:
- a)Preparar, elaborar, acompanhar e monitorizar processos de candidaturas;
- b)Acompanhar a execução física e financeira das várias operações aprovadas com cofinanciamento aprovado pelos vários programas;
- c)Acompanhar os processos das candidaturas, nomeadamente:
- i)Na prestação de esclarecimentos relacionados com os projetos envolvidos, solicitados pelas entidades que gerem ou supervisionam esses processos promovendo a obtenção dos pareceres legais necessários;
- ii)Na apresentação de pedidos de pagamento e pedidos de regularização às Autoridades de Gestão, na plataforma correspondente;
- iii)Na organização de documentação de despesa e quitação referente a cada operação, com a colaboração da secção financeira;
- iv)Na submissão de pedidos de reprogramações financeiras, físicas e temporais, sempre que necessário;
- v)Na elaboração de relatórios de progresso, relatórios finais de execução;
- vi)Na organização dos dossiers financeiros das diversas operações;
- vii)Disponibilizar à secção financeira toda a informação necessária ao acompanhamento e controlo financeiro das candidaturas aos fundos comunitários.
- 1.3 -Subunidade (Secção) Administrativa, compete nomeadamente:
- a)Prestar o apoio administrativo aos órgãos da Câmara, Assembleia Municipal e conselhos de participação autárquica;
- b)Elaboração de certidões, atas e minutas;
- c)Divulgação de editais, avisos e regulamentos;
- d)Assegurar o funcionamento da central telefónica, atendendo os telefonemas, selecioná-los conforme as circunstâncias, assim como executar as chamadas telefónicas para o exterior, quando solicitadas pelos serviços;
- e)Reencaminhar, diariamente, as chamadas para o responsável do serviço de piquete;
- f)Encaminhar os munícipes para os diferentes serviços da Câmara Municipal;
- g)Prestar algumas informações necessárias, quanto à forma de apresentar os problemas aos diversos órgãos da Câmara;
- h)Zelar pela limpeza e segurança das instalações no edifício dos Paços do Concelho.
- i)Assegurar o atendimento municipal integrado aos munícipes, incluindo atendimento presencial, encaminhamento e acompanhamento de processos municipais;
- j)Centralizar o atendimento ao cidadão e apoiar a implementação e utilização de aplicações informáticas de atendimento;
- k)Proceder à cobrança de receitas, taxas e outros valores municipais, incluindo serviços educativos;
- l)Efetuar registos administrativos legalmente atribuídos ao Município, nomeadamente o registo de permanência de cidadãos da União Europeia e cidadãos estrangeiros;
- m)Assegurar as funções de expediente geral, nomeadamente a receção, registo, distribuição, arquivo e expedição de correspondência;
- n)Garantir a organização e gestão do sistema de classificação documental, numerais e arquivos;
- o)Proceder ao licenciamento de espetáculos, atividades e divertimentos públicos;
- p)Assegurar a gestão de mercados, feiras e feirantes;
- q)Gerir contratos de arrendamento municipal;
- r)Proceder ao registo de autos de transgressão;
- s)Assegurar as tarefas relacionadas com o recenseamento e processos eleitorais;
- t)Emitir certificados de residência para cidadãos estrangeiros.
- 1.4 -Subunidade (Secção) de Recursos Humanos, compete nomeadamente:
- a)Garantir o processamento de vencimentos, abonos e descontos dos trabalhadores do município;
- b)Recolher e tratar os dados relativos à assiduidade, trabalho suplementar, ajudas de custo;
- c)Organizar e manter atualizados os meios de controlo de assiduidade e promover a verificação de faltas nos termos da Lei;
- d)Controlar os dados para processamento de vencimentos;
- e)Manter os processos individuais dos trabalhadores devidamente atualizados;
- f)Promover a realização de procedimentos concursais;
- g)Promover a formação profissional dos trabalhadores;
- h)Elaborar e enviar mapas para as diversas entidades nos termos definidos na lei;
- i)Assegurar a gestão das carreiras;
- j)Elaborar as estatísticas necessárias à gestão dos recursos humanos;
- k)Elaborar o balanço social;
- l)Prestar informação em matéria de emprego público, nomeadamente pedidos de licença, rescisões e cessações de contratos, estatuto de trabalhador estudante e acumulação de funções;
- m)Promover o enquadramento e tarefas específicas relativas às políticas de saúde ocupacional, higiene e segurança dos trabalhadores ao serviço da câmara municipal;
- n)Acompanhar a gestão de recursos humanos da autarquia e elaborar o mapa de pessoal;
- o)Organizar e apoiar tecnicamente o processo de avaliação de desempenho dos trabalhadores e dos serviços municipais;
- p)Exercer outras funções que, enquadradas no seu âmbito de atuação, lhe sejam superiormente determinadas.