Despacho

Despacho n.º 4163/2001 (2.ª série)

Capítulo V - Unidades de serviços

Artigo 58.º

Natureza e composição dos serviços

1 -Os serviços são organizações permanentes, vocacionadas para o apoio técnico ou administrativo às actividades da Escola Superior Agrária de Santarém (ESAS).
2 -Os serviços da ESAS encontram-se integrados numa divisão.
3 -São serviços integrados na divisão:
1. a)A Secção Académica;
2. b)A Secção de Contabilidade;
3. c)A Secção de Aprovisionamento;
4. d)A Secção de Pessoal.
4 -A organização e a coordenação dos serviços é da competência do conselho directivo da ESAS.

Artigo 59.º

Secção Académica

À Secção Académica compete, nomeadamente:

a)Proceder ao registo em livros, fichas ou qualquer outro suporte, nomeadamente informático, de todos os actos respeitantes à vida escolar dos estudantes;
b)Organizar e manter actualizados os processos individuais e os arquivos dos estudantes;
c)Emitir e revalidar cartões de estudante;
d)Receber, instruir e encaminhar os processos referentes aos pedidos de concessão de equivalência e reconhecimento de habilitações;
e)Executar todos os contactos com os estudantes decorrentes dos actos académicos em que estejam envolvidos;
f)Apoiar todas as actividades de formação contínua organizadas na ESAS;
g)Prestar informações sobre as condições de inscrição, matrícula e frequência dos cursos em funcionamento na ESAS;
h)Elaborar os editais e avisos relativos a matrículas, inscrições, transferências, reingressos, mudanças de curso e concursos especiais de acesso;
i)Executar os serviços respeitantes a matrículas e inscrições, assim como preparar os processos para decisão dos pedidos de transferência, reingresso, mudança de curso e concursos especiais de acesso;
j)Instruir os processos de propinas de cada estudante;
k)Registar e certificar a frequência e o aproveitamento dos estudantes dos cursos de formação contínua organizados na ESAS;
l)Passar e registar certidões de matrícula, inscrição, frequência, conclusão do curso e outras relativas a actos e factos que constem dos respectivos processos;
m)Preencher e preparar para assinatura os diplomas solicitados pelos estudantes que concluiram os respectivos cursos;
n)Elaborar toda a estatística referente à frequência dos cursos e aproveitamento dos estudantes, bem como fornecer os mesmos elementos a entidades competentes nesta matéria.

Artigo 60.º

Secção de Contabilidade

A Secção de Contabilidade engloba as áreas de contabilidade e tesouraria, competindo-lhe, nomeadamente:

a)Executar toda a escrituração respeitante à contabilidade geral da ESAS;
b)Informar os processos relativos à arrecadação de receitas e à realização de despesas, no que diz respeito à legalidade e ao cabimento de verbas;
c)Elaborar guias e relações das importâncias de retenções na fonte, de impostos, do IVA e de quaisquer outras;
d)Processar as folhas de vencimento, salários, gratificações e outros abonos;
e)Coordenar os processos de elaboração e de gestão dos orçamentos da ESAS, sob a supervisão do conselho administrativo;
f)Assegurar, através do IPS, a requisição de fundos;
g)Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de anulação, reforço e transferências de verbas, ou de antecipação de duodécimos;
h)Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter à apreciação e à aprovação do conselho administrativo;
i)Organizar a conta de gerência a submeter pelo conselho administrativo a julgamento do Tribunal de Contas;
j)Instruir e dar andamento aos processos de autorização de prestação de horas extraordinárias, aquisição de serviços, deslocações, ajudas de custo de pessoal e recuperação de vencimento do exercício;
k)Colaborar com o conselho administrativo em todas as tarefas decorrentes das competências atribuídas a este órgão;
l)Proceder à arrecadação em conta de ordem das receitas da ESAS, de acordo com a autonomia administrativa e financeira, e segundo as normas definidas pelo conselho administrativo;
m)Executar os pagamentos decorrentes das despesas devidamente autorizadas pelo conselho administrativo;
n)Preencher e submeter à assinatura os recibos necessários para o levantamento dos fundos orçamentais e para cobrança das receitas próprias da ESAS;
o)Devolver diariamente aos serviços competentes a documentação respeitante aos pagamentos efectuados, bem como manter informados os mesmos sobre os levantamentos e as entradas de valores;
p)Transferir para os cofres do Estado, dentro dos prazos legais, as respectivas receitas, em conformidade com as guias e relações organizadas pelos serviços;
q)Manter rigorosamente actualizada a escrita da tesouraria, de modo a ser possível verificar, em qualquer momento, a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;
r)Organizar e apresentar mensalmente ao conselho administrativo o balancete referente ao mês anterior;
s)Efectuar os pagamentos respeitantes a benefícios sociais.

Artigo 61.º

Secção de Aprovisionamento

A Secção de Aprovisionamento engloba as áreas de aprovisionamento, cadastro, inventário e armazém, à qual compete, nomeadamente:

a)Assegurar a aquisição de bens correntes e de capital, assim como a organização dos respectivos concursos;
b)Manter em depósito o material de uso corrente indispensável ao regular funcionamento da ESAS;
c)Proceder à venda de bens produzidos na Escola e elaborar os autos relativos ao extravio e ruína prematura;
d)Organizar e manter actualizado o cadastro e inventário de todos os bens materiais da ESAS.

Artigo 62.º

Secção de Pessoal

A Secção de Pessoal engloba as áreas de pessoal, expediente e arquivo, à qual compete, nomeadamente:

a)Preparar os processos relativos a recrutamento, selecção e provimento, bem como a progressão nas carreiras, prorrogação e renovação de contratos, mobilidade, exoneração, rescisão de contratos, admissão e aposentação de pessoal;
b)Instruir os processos relativos a faltas, licenças, equiparação a bolseiros, dispensas de serviço e acumulações, bem como os relativos a classificação do pessoal não docente;
c)Elaborar os mapas de faltas e licenças de todo o pessoal, bem como proceder à elaboração e à afixação das listas de antiguidade;
d)Instruir e dar andamento aos processos relativos à concessão de benefícios sociais do pessoal em serviço na ESAS e seus familiares, designadamente os respeitantes a abonos de família, prestações complementares, ADSE, pensões e subsídios a que tenha direito;
e)Passar certidões, declarações e notas de tempo de serviço que lhe sejam solicitadas;
f)Organizar e manter actualizados os processos individuais do pessoal em serviço na ESAS;
g)Executar todo o serviço relativo a pessoal que não se enquadre nas alíneas anteriores;
h)Proceder à recepção, abertura, classificação e registo de toda a correspondência entrada e dirigida a qualquer órgão ou unidade e demais estruturas funcionais da ESAS, para despacho;
i)Proceder à distribuição dos documentos, de acordo com o despacho superior neles exarado;
j)Proceder à classificação e registo de correspondência dos órgãos ou unidades e outras estruturas funcionais da ESAS com entidades exteriores, assim como executar os demais actos de saída da mesma correspondência, incluindo os de franquia postal;
k)Arquivar, de acordo com o modelo de arquivo instituído superiormente, toda a correspondência entrada e saída na ESAS, assim como os documentos de circulação interna;
l)Propor à consideração do órgão competente a destruição dos documentos existentes em arquivo morto, decorrido o prazo mínimo estipulado legalmente.