Art.º 4 · Despacho n.º 4447/2017 — Competências da Divisão de Modernização Administrativa

1 -A Divisão de Modernização Administrativa tem como missão propor soluções para a simplificação e uniformização dos procedimentos administrativos, assegurar a compatibilização entre os procedimentos definidos e a sua informatização e propor soluções conducentes à modernização dos sistemas informáticos. Promover junto da população a imagem do Município enquanto instituição aberta e eficiente ao serviço da comunidade. E assegurar o atendimento geral, agilizando e aperfeiçoando o relacionamento dos cidadãos com a Câmara Municipal.
2 -Compete ao titular do cargo de Chefe de Divisão de Modernização Administrativa, e sem prejuízo do disposto no Estatuto do Pessoal Dirigente:
1. a)Assegurar a direção dos recursos humanos da divisão, em conformidade com as deliberações da Câmara Municipal e as ordens do Presidente da Câmara, ou do vereador com responsabilidade política na direção da divisão;
2. b)Dirigir e organizar as atividades da divisão, de acordo com o plano de ação definido, proceder à avaliação dos resultados alcançados e elaborar os relatórios de atividade;
3. c)Promover a aplicação anual do SIADAP;
4. d)Elaborar projeto de proposta das grandes opções do plano e orçamento no âmbito da divisão;
5. e)Promover o controlo de execução das grandes opções do plano e orçamento no âmbito da divisão;
6. f)Elaborar propostas de instruções, circulares normativas, posturas e regulamentos necessários ao exercício da atividade da divisão;
7. g)Gerir os recursos afetos à divisão;
8. h)Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos;
9. i)Preparar ou visar o expediente, as informações e os pareceres necessários à decisão dos órgãos municipais, do Presidente da Câmara ou do vereador com responsabilidade política na direção da divisão;
10. j)Elaborar ou visar pareceres e informações sobre assunto do âmbito da divisão, designadamente ao nível da modernização e informatização dos serviços;
11. k)Criar condições de modo a que produção da informação municipal esteja assegurada;
12. l)Criar condições para um bom funcionamento do atendimento geral;
13. m)Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, regulamento ou despacho do Presidente da Câmara.
3 -A Divisão de Modernização Administrativa reporta diretamente ao presidente da Câmara Municipal ou ao eleito por este designado.
4 -As competências da Divisão de Modernização Administrativa abrangem áreas inseridas em diversos âmbitos de serviço, nomeadamente:
1. a)Informática;
2. b)Imagem e Comunicação;
3. c)Atendimento aos Cidadãos;
4. d)Arquivo Municipal e Expediente.
5 -Aos Serviços no âmbito da Informática compete:
1. a)Promover ações de formação na área da informática;
2. b)Planear e coordenar os projetos de informatização dos serviços;
3. c)Gerir e efetuar a manutenção e zelar pela segurança dos sistemas informáticos;
4. d)Interferir com os utilizadores em situações decorrentes da execução das aplicações e da utilização dos produtos;
5. e)Avaliar, esquematizar, implementar e testar aplicações de caráter específico com vista à maior funcionalidade e desburocratização dos serviços;
6. f)Planear e coordenar a rede de telecomunicações móveis e fixas da Câmara Municipal;
7. g)Propor medidas de substituição ou atualização dos equipamentos e de expansão do sistema, bem como da utilização de novas aplicações;
8. h)Desenvolver processos e sistemas automatizados e interativos de recolha, tratamento e divulgação da informação, bem como elaborar e divulgar manuais e outros suportes de aplicação;
9. i)Assegurar o arranque dos servidores e efetuar a segurança dos ficheiros e programas utilizados;
10. j)Promover a intranet, o correio eletrónico interno e a circulação dos documentos em suporte digital;
11. k)Promover o uso da tecnologia Internet e sistemas de aplicações multimédia, ou outros que forem surgindo;
12. l)Recolher, inventariar e propor a aplicação de soluções inovadoras nos diversos serviços municipais com vista ao seu aperfeiçoamento e desenvolvimento.
6 -Aos Serviços no âmbito da Imagem e Comunicação compete:
1. a)Assegurar a difusão interna de informação sobre a atividade municipal e decisões dos órgãos municipais, assim como de elementos informativos provenientes dos serviços;
2. b)Assegurar a divulgação da informação sobre aspetos relevantes da atividade concelhia;
3. c)Acompanhar os órgãos de comunicação social de expansão nacional e regional, nomeadamente no respeitante a questões de interesse municipal e concelhio;
4. d)Elaborar elementos informativos e materiais promocionais referentes a iniciativas do município ou de divulgação de potencialidades concelhias;
5. e)Promover o registo, sobre qualquer suporte, de iniciativas municipais ou de aspetos relevantes;
6. f)Coordenar e desenvolver ações de divulgação ou visitas temáticas;
7. g)Coordenar e manter atualizados os conteúdos da página Internet do Município;
8. h)Promover a adequada publicitação e divulgação de todas as deliberações dos órgãos municipais, com eficácia externa;
9. i)Desempenhar quaisquer outras funções de apoio que lhe sejam determinadas.
7 -Aos Serviços no âmbito do Atendimento ao Cidadão compete:
1. a)Criar modos expeditos de atendimento para que seja prestada informação pronta, clara e precisa;
2. b)Receber, tratar e canalizar as reclamações e sugestões dos munícipes e de quaisquer outros cidadãos, tendo em vista a resposta adequada às mesmas;
3. c)Colher informações e transmiti-las, visando a celeridade dos procedimentos administrativos;
4. d)Assegurar a ligação e o correto funcionamento entre todos os locais de atendimento do Município;
5. e)Promover o atendimento correto dos munícipes prestando as informações solicitadas;
6. f)Coordenar e assegurar o serviço telefónico;
7. g)Proceder à liquidação de taxas nos termos dos regulamentos em vigor;
8. h)Passar atestados e certidões quando autorizados;
9. i)Promover as demais ações e registos da competência da divisão que não se encontrem especialmente cometidos a outros serviços.
8 -Aos Serviços no âmbito do Arquivo Municipal e Expediente, compete:
1. a)Propor o sistema de gestão de documentos (gestão de processos, de documentos e de informação) desde o momento da sua produção ou receção até à sua incorporação no serviço de arquivo e colaborar com os restantes serviços na sua implementação, definindo assim os circuitos documentais;
2. b)Pronunciar-se sobre o funcionamento geral do sistema de arquivo da Câmara Municipal e sobre a aquisição, alienação ou empréstimo de documentação;
3. c)Elaborar, implementar e acompanhar a aplicação do plano de classificação;
4. d)Coordenar as operações envolvidas nas remessas de documentação dos serviços, bem como as referentes aos ingressos de outros arquivos;
5. e)Supervisionar os procedimentos de seleção e proceder à eliminação de documentos ao abrigo da legislação em vigor;
6. f)Disponibilizar a documentação para consulta, empréstimo e leitura por parte da comunidade em geral e dos serviços;
7. g)Proceder a pesquisas documentais de cariz pontual de acordo com as possibilidades do serviço, solicitadas por escrito;
8. h)Avaliar e selecionar, em conjunto com os serviços produtores, a documentação cujo prazo de conservação administrativa tenha terminado, que detém valor secundário e se destina a conservação permanente;
9. i)Definir e aplicar planos de conservação documental;
10. j)Fomentar a divulgação do acervo documental, interna e externamente, através da promoção de iniciativas de natureza sociocultural;
11. k)Incrementar o conhecimento sobre os acervos documentais, através da elaboração dos respetivos guias, inventários e catálogos e da realização de diagnósticos à situação arquivística;
12. l)Propor a adesão a redes de cooperação entre arquivos e participar nas suas atividades;
13. m)Colaborar no âmbito de processos de modernização ou de simplificação administrativas;
14. n)Promover a proteção do património arquivístico através da inventariação e da instrução de processos de classificação como bens de interesse municipal, público e nacional e da emissão de alertas ou da tomada de medidas de conservação de documentação em perigo;
15. o)Promover ações de difusão, a fim de tornar acessíveis as fontes, bem como valorizar e divulgar o património documental do concelho;
16. p)Estabelecer ligações com departamentos do Estado com competência na área dos arquivos;
17. q)Rececionar, expedir e registar a documentação recebida em qualquer suporte e por qualquer meio;
18. r)Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posters, regulamentos, ordens de serviço e demais documentos, recebidos ou produzidos nos serviços municipais e que não devam ser conservados em setores específicos.

Artigo 4.º — Competências da Divisão de Modernização Administrativa

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