Art.º 8 · Despacho n.º 4460/2024 — Serviços Económico-Financeiros

1 -Os Serviços Económico-Financeiros (SEF) desenvolvem as suas competências nos domínios financeiro, orçamental e patrimonial da FCUP.
2 -Os SEF têm por missão apoiar os Órgãos de Gestão na definição e implementação de políticas de gestão, garantindo o cumprimento de normativos legais aplicáveis, e em conformidade com os princípios de responsabilização e prestação de contas.
3 -Estes Serviços apresentam como objetivo estratégico a implementação de um sistema de controlo interno que permita assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a exatidão e integridade dos registos contabilísticos, a preparação oportuna de informação orçamental e financeira fiável, bem como a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro.
4 -Compete aos SEF:
1. a)A preparação do orçamento, a evidência da execução orçamental e o respetivo desempenho face aos objetivos da política orçamental;
2. b)A elaboração de relatórios financeiros, que permitam aferir a imagem verdadeira e apropriada da posição e desempenho financeiro, respetivas alterações e fluxos de caixa, conducentes à prestação de contas;
3. c)O registo oportuno das operações pela quantia correta, em sistemas de informação apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito pelas normas legais aplicáveis;
4. d)O reporte de informação para cumprimento de obrigações fiscais, declarativas e estatísticas, nomeadamente para entidades de controlo e supervisão;
5. e)A preparação e acompanhamento de todos os procedimentos de contratação pública, designadamente de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, garantindo a conformidade legal dos procedimentos;
6. f)O controlo e acompanhamento dos investimentos e inventários, com vista à salvaguarda do património;
7. g)A arrecadação de receita e pagamento de despesas devidamente autorizadas e nos termos legais, assegurando a coerência entre os valores existentes e os valores registados, e garantindo o controlo dos movimentos realizados em contas bancárias;
8. h)A gestão, acompanhamento e controlo de programas e projetos contratualizados nas componentes de ensino e investigação;
9. i)O acompanhamento em processos de auditoria interna e externa, assim como a preparação de respostas de cariz económico-financeiro a entidades institucionais;
10. j)A intermediação entre a FCUP e os utilizadores da informação financeira, nomeadamente, estudantes, docentes e investigadores, clientes e fornecedores, entidades parceiras e financiadoras, Estado e entre outras entidades;
11. k)A execução de tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
5 -Os SEF integram as seguintes Unidades:
1. a)Unidade de Contabilidade (UC);
2. b)Unidade de Compras e Património (UCP);
3. c)Unidade de Tesouraria (UT);
4. d)Unidade de Gestão Financeira de Projetos (UGFP).
6 -À Unidade de Contabilidade (UC) compete, designadamente:
1. a)Preparar e gerir administrativamente o orçamento, nas suas diferentes óticas, de acordo com as orientações da Direção e normativos contabilísticos em vigor;
2. b)Elaborar os documentos de prestação de contas da FCUP, assim como contribuir para a prestação de contas consolidadas da U. Porto, nos termos legais e regulamentares;
3. c)Apoiar na criação de uma estrutura de centros de controlo orçamental e de centros de custo, facilitadores na produção de informação, e adaptada aos diversos níveis de decisão e gestão, de forma a avaliar o resultado das atividades e projetos;
4. d)Assegurar toda a tramitação processual, documental e tratamento contabilístico do processo orçamental, bem como de todas as transações e operações que afetem a posição e desempenho financeiro, e fluxos de caixa da FCUP, mediante a aplicação do sistema de normalização contabilística em vigor;
5. e)Gerir processos de faturação e controlo de créditos;
6. f)Apurar e distribuir os subsídios de incentivos à investigação;
7. g)Submeter os processos de despesa a autorização de pagamento e controlar a situação contributiva e tributaria dos fornecedores;
8. h)Garantir o enquadramento tributário e estatístico das transações, respetivo reporte e pagamento nas situações aplicáveis, assim como a organização do dossier final;
9. i)Elaborar as reconciliações bancárias das contas bancárias;
10. j)Comunicar suplementos remuneratórios quando solicitados;
11. k)Efetuar e acompanhar os lançamentos de abertura, encerramento de exercício, fechos mensais e respostas intercalares;
12. l)Preparar respostas de cariz económico-financeiro a entidades institucionais e elaborar estudos e relatórios que lhe sejam solicitados no domínio económico-financeiro;
13. m)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
14. n)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.
7 -À Unidade de Compras e Património (UCP) compete, designadamente:
1. 7.1 -No domínio das Compras:
2. a)Apoiar na elaboração de regulamento interno ou normas escritas relativas à área de contratação pública;
3. b)Identificar as necessidades de aquisição de bens e contratação de serviços externos, conducente à elaboração de um plano anual de compras, determinar o tipo de procedimento a adotar, calendarizar o respetivo lançamento e fases subsequentes;
4. c)Conduzir os processos de aquisição de bens, serviços e empreitadas, desde o seu lançamento até à sua adjudicação, publicitação e eventual elaboração do contrato, nos termos dos normativos legais aplicáveis;
5. d)Promover procedimentos que garantam a agregação de necessidades transversais, assim como monitorizar os contratos de fornecimento de bens e prestação de serviços, nomeadamente os de fornecimento contínuo e consumos permanentes, numa perspetiva de redução de custos;
6. e)Realizar estudos de mercado, criar e manter atualizados catálogos de bens de consumo transversal, definir e implementar um sistema de avaliação contínua de fornecedores;
7. f)Assegurar a preparação de relatórios de acompanhamento pelos gestores de contrato, assim como a evidência da receção dos bens e prestação de serviços, nos termos contratados;
8. g)Avaliar a utilidade e resultados alcançados com a contratação externa;
9. h)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
10. i)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.
11. 7.2 -No domínio do Património:
12. a)Assegurar a organização e manutenção atualizada do cadastro e vidas úteis dos ativos fixos tangíveis, intangíveis e propriedades de investimento da FCUP, de acordo com os normativos legais;
13. b)Proceder à identificação, codificação, registo e controlo de movimentação dos ativos fixos tangíveis, intangíveis e propriedades de investimento da FCUP e assegurar a sua gestão eficiente;
14. c)Executar o expediente relacionado com os processos de transferência, cedências e doações, subsídios, assim como abates e alienações, autorizados superiormente;
15. d)Propor e dar continuidade a uma política de verificação do estado dos bens, promovendo as respetivas valorizações, desvalorizações e reavaliações;
16. e)Validar as depreciações, subsídios e mapas extraídos do sistema de informação, conducentes à elaboração dos mapas finais indispensáveis ao fecho mensal e anual de contas;
17. f)Efetuar conferências físicas, através de verificações periódicas e parciais, em função de um plano previamente definido, aprovado superiormente;
18. g)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
19. h)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.
8 -À Unidade de Tesouraria (UT) compete, designadamente:
1. a)Arrecadar as receitas e efetuar o registo dos recebimentos, assim como executar os pagamentos autorizados superiormente e garantir o seu tratamento contabilístico;
2. b)Verificar as ordens de pagamento relativas ao processamento de vencimentos (abonos, descontos e encargos);
3. c)Garantir o depósito de valores em conta bancária da FCUP, assim como execução das transferências ordenadas, e respetivo tratamento contabilístico;
4. d)Controlar os movimentos e saldos bancários de todas as contas bancárias da FCUP, bem como assegurar o controlo de caixa e a guarda dos excedentes e disponibilidades de tesouraria;
5. e)Assegurar a constituição, reconstituição e reposição de fundos de maneio;
6. f)Gerir as parametrizações de tipologias, interfaces com a SIBS e ERP, executar os fechos de caixa e demais operações relacionadas com a cobrança de valores relativos a taxas, emolumentos e outras receitas no âmbito da gestão académica;
7. g)Intervir no procedimento conducente à emissão das Notas de Liquidação e Certidão de Dívida a estudantes, nomeadamente em fase de verificação de estado, emissão e envio;
8. h)Preparar informação sobre a posição global de tesouraria e propor a melhor aplicação de fundos, nomeadamente no que se refere ao capital de base associado aos prémios escolares, atentos a legislação em vigor e os regulamentos específicos;
9. i)Assegurar as relações externas de reporte de informação legalmente exigida em matéria de Tesouraria;
10. j)Produzir, atualizar e promover a divulgação da informação relativa a normas de cobrança de valores;
11. k)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
12. l)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.
9 -À Unidade de Gestão Financeira de Projetos (UGFP) compete, designadamente:
1. a)Acompanhar a execução administrativa e financeira dos programas e projetos financiados e Unidades de Investigação parceiras com jurisdição FCUP;
2. b)Organizar e manter atualizados os dossiers financeiros, preparar e submeter pedidos de pagamento às entidades financiadoras, assim como elaborar os relatórios intercalares e de encerramento;
3. c)Fornecer os dados necessários em matéria de programas, projetos financiados e Unidades de Investigação, no âmbito da elaboração do orçamento anual, prestação de contas, plano e relatório anual da FCUP e U.Porto;
4. d)Elaborar orientações de serviço, disponibilizar informação e indicadores relativos à gestão de projetos financiados;
5. e)Acompanhar o fundo de apoio à investigação, calcular e distribuir os overheads de projetos financiados e garantir a eficaz aplicação do método de imputação de encargos gerais a projetos financiados com vista ao seu financiamento por entidades financiadoras externas;
6. f)Preparar e acompanhar auditorias financeiras a projetos financiados, apresentar eventuais contestações aos relatórios de auditoria, e promover a implementação de recomendações;
7. g)Acompanhar processos de auditoria interna e externa, e integração dos comentários efetuados pela auditora nas versões seguintes;
8. h)Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.

Artigo 8.º — Serviços Económico-Financeiros

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