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Artigo 4.º — Divisão de Arquivo e Sistemas de Informação

Vigente desde: 18/04/2023
  1. 1 -À Divisão de Arquivo e Sistemas de Informação compete:
    1. a)Assegurar a receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência da Secretaria-Geral;
    2. b)Assegurar a adequação da rede informática e das demais infraestruturas tecnológicas de informação e comunicação na Secretaria-Geral, nos edifícios afetos aos membros do Governo, bem como às comissões, grupos de trabalho e outras estruturas que não disponham de meios apropriados, zelando pela segurança e integridade da informação e prestando apoio aos utilizadores, bem como garantir a gestão do sistema de comunicações fixas, móveis e de dados;
    3. c)Garantir a gestão e a manutenção dos recursos informáticos da Secretaria-Geral e dos gabinetes dos membros do Governo e coordenar a gestão dos sistemas de informação e aplicações informáticas, potenciando a desburocratização, a simplificação de procedimentos e a transparência dos processos.
  2. 2 -É criada, no âmbito da Divisão de Arquivo e Sistemas de Informação, a Equipa Multidisciplinar para a Coordenação do Sistema de Arquivos do Ministério da Saúde, a quem compete:
    1. a)Promover as boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos do Ministério da Saúde, tendo em vista a qualidade e normalização de processos e procedimentos;
    2. b)Coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e arquivo históricos do Ministério da Saúde, em articulação com os demais serviços e organismos, procedendo à recolha, tratamento, avaliação, conservação e comunicação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente nos respetivos organismos produtores, salvaguardando e descrevendo espólios de interesse histórico;
    3. c)Organizar e manter o arquivo da Secretaria-Geral e dos gabinetes dos membros do Governo, suportado em regulamento atualizado que assegure a normalização de procedimentos, designadamente sobre guarda, acesso, conservação e destruição de documentos;
    4. d)Atribuir os prazos de conservação dos documentos em fase ativa e semiativa dos hospitais;
    5. e)Promover visitas técnicas aos organismos e planos de ação específicos das entidades;
    6. f)Promover a modernização e inovação em matéria de arquivo e gestão documental;
    7. g)Ministrar formação de equipas no domínio da arquivística.

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Em vigor desde 18/04/2023

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