Na dependência direta do Chefe da Divisão de Gestão Financeira funciona a Secção de Apoio Administrativo, coordenada por um Coordenador Técnico, à qual compete prestar apoio administrativo e assegurar a adequada tramitação processual dos serviços e do gabinete integrados na respetiva Divisão, designadamente:
- a)Assegurar o apoio administrativo transversal aos serviços integrados na Divisão de Gestão Financeira, garantindo a uniformização de procedimentos, a fluidez da informação e o regular funcionamento do expediente;
- b)Proceder à receção, registo, distribuição e controlo da correspondência, interna e externa, física e eletrónica, afeta aos serviços da Divisão, assegurando o seu correto encaminhamento;
- c)Organizar, manter atualizado e controlar o expediente administrativo corrente dos serviços da Divisão, incluindo ofícios, informações, comunicações internas e externas, processos e pedidos diversos;
- d)Apoiar administrativamente a preparação, instrução e organização de processos a submeter à Câmara Municipal, Assembleia Municipal, Tribunal de Contas, Inspeção Geral de Finanças, Revisor Oficial de Contas e demais entidades externas;
- e)Assegurar a organização, gestão e movimentação dos processos administrativos, físicos e digitais, comuns ou transversais aos serviços da Divisão;
- f)Prestar apoio administrativo aos serviços de Contabilidade, Aprovisionamento, Gestão do Património, Gestão de Máquinas e Viaturas e Gabinete de Gestão de Candidaturas, sem prejuízo das respetivas competências técnicas específicas;
- g)Apoiar administrativamente a tramitação dos procedimentos de contratação pública da Divisão, designadamente no que respeita à organização processual, controlo documental, notificações, publicitação, registo de prazos e arquivo, em articulação com os serviços competentes;
- h)Apoiar administrativamente os processos de aquisição de bens e serviços, designadamente através do registo de pedidos, organização documental e articulação com o Serviço de Aprovisionamento;
- i)Assegurar o apoio administrativo à gestão dos contratos, protocolos, candidaturas e projetos financiados, no que respeita à organização processual, arquivo e controlo documental;
- j)Organizar, manter atualizado e controlar o arquivo administrativo dos serviços da Divisão, assegurando a correta classificação, conservação e a remessa anual para o arquivo geral, nos termos legais e regulamentares aplicáveis;
- k)Colaborar na organização administrativa de auditorias, inspeções e ações de controlo, assegurando a recolha, sistematização e disponibilização da documentação solicitada;
- l)Apoiar administrativamente a elaboração de relatórios, mapas, listagens e informação de apoio à gestão, solicitados pelo dirigente da Divisão, pelos serviços dependentes ou pelo executivo municipal;
- m)Assegurar a articulação administrativa entre os serviços da Divisão de Gestão Financeira e os restantes serviços municipais, promovendo a coerência e tempestividade da informação;
- n)Apoiar administrativamente o dirigente da Divisão, designadamente na gestão de agenda, marcação de reuniões, preparação de documentação, elaboração de atas e controlo de prazos;
- o)Colaborar na aplicação e cumprimento dos procedimentos definidos na Norma de Controlo Interno, no que respeita às matérias administrativas e documentais;
- p)Executar quaisquer outras tarefas de natureza administrativa que lhe sejam superiormente determinadas, no âmbito das competências da Divisão de Gestão Financeira.