Compete ao Secretariado de UEI’s, nomeadamente:
- a)Prestar apoio à atividade das UEI’s, em coordenação com os respetivos Diretores e em interação com os restantes Serviços:
- i)Assinatura de documentos: Todo o expediente que requere assinatura do Diretor de UEI;
- ii)Secretariado de reuniões da UEI;
- iii)Auxílio na gestão da assiduidade dos RH das UEI (Singap);
- iv)Interface com os serviços financeiros: Elaboração de requisições PAs, averiguação de preços com fornecedores e apoio à gestão analítica do CCA da UEI e identificação de fornecedores e materiais e equipamentos com certificação ambiental para inclusão em registo centralizado;
- v)Interface com os serviços de manutenção de instalações e equipamentos: Folhas de obra, pedidos de manutenção de equipamentos, contactos com os prestadores de serviços, manutenção das fotocopiadoras e equipamento “administrativo”, gestão do património (baixa e inventariação de equipamento em articulação com a Divisão Financeira), incluindo identificação de prestadores de serviços com certificação ambiental;
- vi)Apoio aos docentes/investigadores: apoio na elaboração de chapas de deslocação e apoio na elaboração da documentação de concursos para atribuição de bolsas de investigação no âmbito de projetos;
- vii)Apoio a infraestruturas e logística: apoio à gestão das salas de reuniões, à gestão de material didático, ao interface com a Informática (utilizadores das UEI) e ao acesso às impressoras;
- viii)Apoiar a implementação e manutenção de medidas de sustentabilidade ambiental na UEI, incluindo secretariado ao grupo de trabalho;
- b)Apoiar os Coordenadores dos Ciclos de Estudo, nas respetivas tarefas administrativas:
- i)Apoio Administrativo geral;
- ii)Comunicação com os alunos em geral;
- iii)Comunicação com os docentes;
- iv)Interface com os técnicos superiores de laboratório;
- v)Interface com a Divisão Financeira e a Divisão Académica para efeito de contabilidade analítica de cursos;
- vi)Interface com o netp@;
- vii)Apoiar as reuniões com alunos;
- c)Integrar a Comissão Organizadora dos eventos do IHMT NOVA designada pelo Diretor.