Art.º 14 · Despacho n.º 6351/2021 — Seleção e eliminação de documentos

1 -Na sequência do disposto na subalínea ii) da alínea b) e da alínea f) do n.º 3 do artigo 8.º do presente Regulamento, é da responsabilidade da Divisão de Informação Documental supervisionar as ações de seleção da documentação proveniente dos serviços produtores.
2 -A supervisão referida no número anterior deve efetivar-se desde o momento da análise prévia e seleção nos serviços produtores da documentação a ser recolhida pela Divisão de Informação Documental.
3 -A análise, seleção e eliminação dos documentos produzidos pela Universidade de Évora, competem ao responsável pela Divisão de Informação Documental e ao RA do serviço produtor.
4 -Compete à Divisão de Informação Documental toda e qualquer eliminação de documentos produzidos nos vários serviços da Universidade de Évora, de acordo com a legislação em vigor e após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação administrativa.
5 -A eliminação dos documentos que não estejam contemplados na legislação em vigor carece de autorização expressa do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos.
6 -A substituição do suporte dos documentos só pode ser efetuada mediante parecer favorável do Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos.
7 -A eliminação dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição e a decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
8 -O responsável pela Divisão de Informação Documental deverá assistir ao ato de eliminação dos documentos, representando os demais intervenientes que assinaram o Auto de Eliminação, exceto nos casos em que o representante do órgão executivo da Universidade de Évora considere necessária a sua presença ou de um representante por ele nomeado.

Artigo 14.º — Seleção e eliminação de documentos

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