Art.º 28 · Despacho n.º 6351/2021 — Organização e obrigações do sistema de arquivo da Universidade de Évora

1 -O sistema de arquivo da Universidade de Évora encontra-se organizado em 3 níveis com responsabilidades distintas:
1. a)Divisão de Informação Documental;
2. b)Responsáveis de arquivo (RA) das Unidades Orgânicas ou Serviços;
3. c)Utilizadores do sistema de arquivo.
2 -São obrigações da Divisão de Informação Documental:
1. a)Prestar apoio aos utilizadores e aos RA;
2. b)Proceder à transferência da documentação;
3. c)Controlar a seleção e a eliminação da documentação;
4. d)Conservar, disponibilizar e divulgar a documentação e a informação;
5. e)Produzir instrumentos de classificação e de descrição;
6. f)Monitorizar e fiscalizar os sistemas de arquivo;
7. g)Avaliar o desempenho dos RA no objetivo respeitante à gestão de documentos;
8. h)Produzir pareceres técnicos para apoio à tomada de decisão;
9. i)Realizar diagnósticos à situação arquivística.
3 -São obrigações dos RA:
1. a)Prestar apoio aos utilizadores;
2. b)Criar e classificar pastas e processos e controlar os respetivos prazos de conservação administrativa;
3. c)Arquivar definitivamente documentos;
4. d)Selecionar a documentação a conservar e a eliminar;
5. e)Apoiar a eliminação de documentação;
6. f)Apoiar a transferência de documentação para a Divisão de Informação Documental;
7. g)Monitorizar o sistema de arquivo sob a sua responsabilidade;
8. h)Dar parecer sobre o desempenho dos utilizadores nas competências "Planeamento e organização" e "Organização e método de trabalho".
4 -São obrigações dos utilizadores:
1. a)Criar e integrar documentos no sistema;
2. b)Classificar documentos;
3. c)Encaminhar documentos.

Artigo 28.º — Organização e obrigações do sistema de arquivo da Universidade de Évora

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