Despacho

Despacho n.º 6351/2021

Regulamento da Divisão de Informação Documental dos Serviços de Biblioteca e Informação Documental

Capítulo I - Disposições gerais

Leis Habilitantes

O presente Regulamento é elaborado ao abrigo do Despacho Normativo n.º 7/2021, de 12 de fevereiro, da Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro, do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de julho, do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, e do Decreto-Lei n.º 148/2015, de 4 de agosto, referenciando, também, os procedimentos a tomar no acesso dos cidadãos aos documentos administrativos com base na Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto.

Artigo 2.º

Objeto

1 -O presente Regulamento define a estrutura e estabelece as regras de funcionamento da Divisão de Informação Documental, DID, e a gestão integrada dos documentos nas fases de arquivo corrente, intermédio e definitivo.
2 -É objetivo primário da Divisão de Informação Documental expresso pelo presente Regulamento, assegurar a proteção dos documentos que custodia, assegurando metodologias de intervenção adequadas, e permitir a fruição interna e pública do acervo documental, bem como incentivar a defesa e a valorização do património arquivístico junto dos dirigentes, dos trabalhadores e do público em geral.

Artigo 3.º

Âmbito

1 -A DID tem competências e atribuições na área da gestão arquivística, proteção e valorização patrimonial da Universidade de Évora e de outros acervos documentais que se encontram à sua guarda, ou que venham a ser criados.
2 -O presente Regulamento aplica-se ao arquivo corrente, ao arquivo intermédio e ao arquivo definitivo ou histórico.

Artigo 4.º

Enquadramento

1 -A Divisão de Informação Documental está integrada nos Serviços de Biblioteca e Informação Documental e é o espaço onde se procede ao armazenamento, tratamento e consulta de documentação.
2 -Contém sob a sua orientação toda a documentação emanada dos diferentes serviços da Universidade de Évora, independentemente do seu suporte ou formato, como resultado da reunião dos documentos acumulados, num processo natural, automático e orgânico, em razão das suas funções e atividades e que se conservam para servir de referência, prova ou informação.
3 -Tem responsabilidade direta sobre a documentação de uso não corrente da Universidade de Évora, bem como os conjuntos documentais oferecidos ou sob custódia desta, e tem responsabilidade indireta sobre a documentação de uso corrente produzida, recebida e acumulada pela Universidade de Évora.

Artigo 5.º

Conceitos

Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:

a)Sistema de arquivo organizacional: conjunto da informação gerida pela organização, pelos espaços de armazenamento de documentos e de informação e pelo conjunto de outros elementos que participam na sua gestão e qualificação (leis, normas, orientações, procedimentos, recursos humanos e materiais).
b)Arquivo: conjunto orgânico de documentos de natureza administrativa e histórica, produzidos ou recebidos pelos serviços que compõem a Universidade de Évora, assim como por outras entidades ou pessoas singulares no decorrer das suas funções ou atividades. Estes documentos, independentemente da sua data, forma ou suporte material, foram conservados para servirem como elementos de gestão e prova e podem ser utilizados posteriormente como elementos informativos para os mais variados efeitos.
c)Gestão documental: conjunto de operações e procedimentos técnicos tendentes à racionalização e eficácia na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, seleção e eliminação de documentos nas fases de arquivo corrente, intermédio e definitivo.
d)Arquivo Corrente: conjunto de documentos necessários à atividade do organismo que os produziu ou recebeu.
e)Arquivo Intermédio: conjunto de documentos que, tendo deixado de ser de utilização corrente, ainda é utilizado, ocasionalmente, em virtude do seu interesse administrativo.
f)Arquivo Definitivo ou Histórico: conjunto de documentos que tendo, em geral, perdido utilidade administrativa, é considerado de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação.
g)Fundo: conjunto de documentos de uma única proveniência.
h)Documento: unidade de informação, independentemente do seu suporte, com valor administrativo, judicial, probatório ou informativo.
i)Manutenção: conjunto de ações que asseguram as condições existentes, consideradas adequadas e suficientes para a estabilidade dos documentos.
j)Preservação: conjunto de ações indiretas que evitam ou reduzem as causas de degradação dos documentos.
k)Conservação: conjunto de ações diretas, compreendidas como intervenções pontuais, e que devolvem ao documento um nível superior de estabilidade físico-química permitindo o seu manuseamento e/ou manipulação durante o processo de transferência de suporte.
l)Responsável de arquivo (RA): o técnico responsável por gerir a documentação e informação e por prestar apoio aos utilizadores da respetiva unidade orgânica ou serviço.

Artigo 6.º

Acesso à Divisão de Informação Documental e à documentação de arquivo por pessoas exteriores

1 -O acesso à Divisão de Informação Documental carece de autorização do responsável deste serviço.
2 -O acesso à documentação de arquivo dos restantes serviços carece de autorização do responsável do respetivo serviço.

Capítulo II - Divisão de Informação Documental

Artigo 7.º

Âmbito

A Divisão de Informação Documental compreende todo o sistema de arquivo organizacional, tendo por missão assegurar a proteção, o acesso e a fruição da documentação administrativa e do património arquivístico da Universidade de Évora ou por esta guardados em regime de depósito.

Artigo 8.º

Estrutura, Atribuições e competências

1 -A Divisão de Informação Documental está integrada nos Serviços de Biblioteca e Informação Documental e é dirigida por um chefe de divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau ou pelo Diretor dos SBID. Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente, compete-lhe, a coordenação, planeamento e gestão das atividades referentes à informação documental descritas nas atribuições e competências.
2 -São atribuições da Divisão de Informação Documental:
1. a)Assegurar o arquivamento de toda a documentação produzida e recebida pela Universidade de Évora;
2. b)Superintender e fiscalizar o sistema de arquivo da Universidade de Évora, das entidades detidas ou participadas maioritariamente por esta, ou daquelas em que a Universidade de Évora delegue competências, propondo a adoção de planos adequados à gestão e conservação da documentação e da informação, realizando ações de fiscalização à aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos e recomendando ações de melhoria e sanções;
3. c)Propor e efetuar, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a eliminação de documentos;
4. d)Zelar pela conservação das espécies documentais, tomando providências em aspetos nocivos que possam contribuir para a sua deterioração;
5. e)Não permitir a saída de qualquer documento sem requisição ou auto de entrega e guia de remessa, datados e assinados por um responsável do respetivo serviço e pelo requisitante.
6. f)Fomentar a cooperação com instituições de ensino, científicas e culturais;
7. g)Produzir e manter atualizados os instrumentos de descrição documental;
8. h)Promover a inventariação e a classificação do património arquivístico da Universidade de Évora e dos fundos documentais à sua guarda;
9. i)Emitir alertas e tomar providências sobre documentação em perigo;
10. j)Apoiar a Universidade de Évora nos processos de aquisição, alienação e permuta de bens de interesse da Universidade;
11. k)Tomar conhecimento da existência, da mudança de local ou de proprietário, do património arquivístico Universidade de Évora;
12. l)Propor compensações aos particulares pelo acesso público da documentação detida por estes, nomeadamente, através da prestação de apoio técnico, do tratamento e do depósito da documentação na Universidade de Évora.
13. m)Propor, em colaboração com os Serviços de Informática, um modelo de arquivo digital para a documentação produzida e recebida na Universidade de Évora.
3 -É da competência da Divisão de Informação Documental:
1. a)Propor:
  1. i)O sistema de gestão desde o momento da sua produção ou receção até à sua incorporação na Divisão de Informação Documental e colaborar com os restantes serviços na sua implementação, definindo assim os circuitos documentais;
  2. ii)Medidas de segurança, bem como de conservação físico-ambiental;
  3. iii)A adesão a redes de cooperação entre arquivos e participação nas suas atividades.
2. b)Supervisionar:
  1. i)O funcionamento geral do sistema de arquivo da Universidade de Évora e a aquisição, alienação ou empréstimo de documentação, propondo melhorias ou definindo modelos;
  2. ii)Os procedimentos de seleção, avaliação e eliminação de documentos ao abrigo da legislação em vigor.
3. c)Implementar:
  1. i)E acompanhar a aplicação do plano de classificação;
  2. ii)A descrição multinível de acordo com as normas internacionais e as Orientações para a Descrição Arquivística do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos.
4. d)Emitir pareceres:
  1. i)No âmbito da aquisição de sistemas e programas informáticos, de equipamentos e de material para arquivo;
  2. ii)Sobre a política de informação;
  3. iii)No âmbito de processos de contratualização de serviços na área dos arquivos com entidades públicas ou privadas;
  4. iv)Sobre propostas de utilização de edifícios para instalação de serviços de arquivo ou de depósito de arquivos e sobre projetos de construção, reabilitação, adaptação e remodelação de edifícios destinados aos mesmos fins.
5. e)Fomentar:
  1. i)A divulgação do acervo documental, interna e externamente, através da promoção de iniciativas de natureza sócio cultural;
  2. ii)O conhecimento sobre os acervos documentais, através da elaboração dos respetivos guias, inventários e catálogos e da realização de diagnósticos à situação arquivística.
6. f)Coordenar as operações envolvidas nas remessas de documentação dos serviços, bem como as referentes aos ingressos de outros arquivos;
7. g)Avaliar e selecionar, em conjunto com o Responsável de Arquivo (doravante designado por RA) de cada serviço produtor, a documentação dos vários serviços, cujo prazo de conservação administrativa tenha terminado, que detém valor secundário e se destina a conservação permanente;
8. h)Participar em reuniões de trabalho da Universidade de Évora, do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos ou das suas delegações regionais ou de outro organismo público ou privado sempre que a temática esteja relacionada com a gestão de documentos e de informação, a arquivística, a conservação e proteção de documentos e a preservação e divulgação da memória coletiva regional ou local, quando solicitado;
9. i)Conceber e aplicar planos de conservação documental;
10. j)Fiscalizar a aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos nos sistemas de arquivo da Universidade de Évora;
11. k)Promover a avaliação da política de arquivos da Universidade de Évora, a cada 5 anos, autonomamente ou em colaboração com outras unidades orgânicas ou entidades.

Artigo 9.º

Gestão dos documentos

1 -Os documentos que compõem o arquivo corrente devem preferencialmente permanecer depositados junto dos serviços produtores que por eles são responsáveis até ao final do prazo de conservação administrativa.
2 -Terminado o referido prazo, os RA procedem à análise, seleção e limpeza de elementos prejudiciais à conservação e ao acondicionamento das espécies documentais, bem como ao preenchimento e ao envio dos autos de entrega e das guias de remessa para a Divisão de Informação Documental.
3 -A Divisão de Informação Documental verifica, em conjunto com os RA dos serviços produtores, a documentação bem como os respetivos autos de entrega, guias de remessa e autos de eliminação, procedendo à transferência de documentação para a Divisão de Informação Documental, à eliminação dos documentos e ao envio dos autos de eliminação para o Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos.

Capítulo III - Aquisição, alienação, recolha e condições de remessa da documentação

Artigo 10.º

Aquisição e Recolha

A Universidade de Évora pode adquirir e alienar documentação ao abrigo das formas previstas na lei, ouvidos Serviços da Biblioteca e Informação Documental e após parecer da Divisão de Informação Documental, sobre o interesse da aquisição, da alienação ou da permuta, que se pronunciará com base na política de aquisições e de alienações em vigor na instituição e numa avaliação suportada em critérios técnicos aprovados superiormente.

Artigo 11.º

Prazos de transferência e de incorporação

1 -A transferência e a incorporação da documentação na Divisão de Informação Documental ocorre no ano seguinte ao termo do prazo de conservação administrativa dos documentos.
2 -No caso de haver necessidade de conservar a documentação nos serviços produtores durante um período inferior ou superior ao previsto no n.º 1 deve ser aprovada uma tabela de prazos de transferência e de incorporações.
3 -Os serviços produtores devem articular-se antecipadamente com a Divisão de Informação Documental para este efeito de modo a que sejam respeitados os requisitos técnicos exigidos.
4 -A transferência ou a incorporação só terão lugar após autorização da Divisão de Informação Documental.

Artigo 12.º

Formalidades para a remessa

1 -Os documentos vêm acompanhados do respetivo Auto de Entrega em duplicado, assinado pelo responsável do serviço produtor ou pelo funcionário por ele nomeado e pelo responsável da Divisão de Informação Documental, que fica na posse do original, sendo o duplicado entregue ao serviço produtor.
2 -De acordo com a legislação em vigor, o Auto de Entrega deve ser utilizado para os casos de transferências, incorporações, doações, depósito, compra, legado ou outra modalidade de aquisição.

Artigo 13.º

Integridade dos processos e documentos

Os processos e documentos devem ser, sempre que possível, devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, é intercalada, em sua substituição, uma folha contendo menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo com a assinatura e o visto do[s] responsável[eis] do respetivo serviço.

Capítulo IV - Seleção e eliminação

Artigo 14.º

Seleção e eliminação de documentos

1 -Na sequência do disposto na subalínea ii) da alínea b) e da alínea f) do n.º 3 do artigo 8.º do presente Regulamento, é da responsabilidade da Divisão de Informação Documental supervisionar as ações de seleção da documentação proveniente dos serviços produtores.
2 -A supervisão referida no número anterior deve efetivar-se desde o momento da análise prévia e seleção nos serviços produtores da documentação a ser recolhida pela Divisão de Informação Documental.
3 -A análise, seleção e eliminação dos documentos produzidos pela Universidade de Évora, competem ao responsável pela Divisão de Informação Documental e ao RA do serviço produtor.
4 -Compete à Divisão de Informação Documental toda e qualquer eliminação de documentos produzidos nos vários serviços da Universidade de Évora, de acordo com a legislação em vigor e após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação administrativa.
5 -A eliminação dos documentos que não estejam contemplados na legislação em vigor carece de autorização expressa do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos.
6 -A substituição do suporte dos documentos só pode ser efetuada mediante parecer favorável do Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos.
7 -A eliminação dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição e a decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
8 -O responsável pela Divisão de Informação Documental deverá assistir ao ato de eliminação dos documentos, representando os demais intervenientes que assinaram o Auto de Eliminação, exceto nos casos em que o representante do órgão executivo da Universidade de Évora considere necessária a sua presença ou de um representante por ele nomeado.

Artigo 15.º

Auto de Eliminação

1 -A eliminação de documentos deve ser acompanhada do respetivo Auto de Eliminação, assinado pelo responsável da Divisão de Informação Documental, pelo responsável do serviço produtor ou pelo funcionário por ele nomeado e pelo dirigente máximo da Universidade de Évora ou dirigente com competência delegada.
2 -O Auto de Eliminação deve ser feito em duplicado, ficando o original na Divisão de Informação Documental e o duplicado é remetido ao Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos.

Capítulo V - Conservação de documentos

Artigo 16.º

Conservação e preservação dos documentos

1 -A conservação e preservação da documentação devem reger-se pelos mais elevados valores de respeito e pelas práticas científicas mais recentes aplicadas a esta matéria.
2 -Aplicam-se, preferencialmente, as recomendações propostas pelo Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos quanto ao manuseamento, conservação e preservação dos documentos inseridos no acervo da Divisão de Informação Documental.
3 -As intervenções de conservação e preservação a que se proceder dependem dos materiais e utensílios disponíveis na Divisão de Informação Documental, da formação dos respetivos técnicos, não podendo pôr em causa a integridade, a autenticidade e a fidedignidade dos documentos.
4 -As espécies arquivísticas devem ser mantidas num local separado dos demais documentos de utilização diária de modo a evitar infestações ou propagação de patologias e acondicionadas de acordo com as suas condições físicas, químicas ou morfológicas, perspetivando a sua segurança.

Artigo 17.º

Higienização dos espaços individualizados da Divisão de Informação Documental

Tendo em vista a salvaguarda do acervo, a Divisão de Informação Documental deve articular com os serviços competentes da Universidade de Évora a realização de limpezas criteriosas, aos diferentes espaços que lhe estejam afetos.

Capítulo VI - Cedência de documentação

Artigo 18.º

Cedência, requisição e entrega de documentos para a utilização interna dos serviços da Universidade de Évora

1 -O empréstimo de documentos que se encontram à guarda da Divisão de Informação Documental é facultado nos seguintes termos:
1. a)Mediante pedido formulado através da Requisição de Empréstimo ou, por via eletrónica, com limite máximo de 60 dias, renovável por igual período, após apresentação de nova requisição;
2. b)A cedência destes documentos fica dependente da autorização do responsável da Divisão de Informação Documental ou, na sua ausência, do seu substituto;
3. c)Não é permitido o empréstimo, pelo requisitante, a outro serviço ou utente;
4. d)A documentação será disponibilizada e entregue pela Divisão de Informação Documental ao Serviço ou utente requisitante logo que possível, tendo em conta a legislação em vigor.

Artigo 19.º

Cedência de documentos para utilização externa

1 -A cedência de documentos, em papel ou em formato digital, para utilização externa aos serviços da Universidade de Évora carece de autorização do Dirigente máximo da Universidade de Évora ou dirigente com competência delegada, após informação da Divisão de Informação Documental com parecer do responsável que analisa a pretensão, acautelando a preservação dos documentos e as condições do local de acondicionamento.
2 -A Autorização de Empréstimo Externo, em duplicado, é preenchida com uma única unidade arquivística, sendo obrigatório que se encontrem preenchidos todos os campos.
3 -Os encargos com o seguro, a embalagem e o transporte ficam a cargo do requisitante, sendo aconselhável que sejam realizados por uma empresa ou por pessoal técnico especializado.
4 -Todos os documentos cuja cedência tenha sido autorizada devem, antes da sua entrega ao requisitante, ser reproduzidos, sendo que os encargos com qualquer reprodução da mesma ficam a cargo da entidade requisitante.

Artigo 20.º

Conservação física e na íntegra da documentação

1 -Após a entrega dos documentos ao requisitante, é da responsabilidade deste a conservação física e na íntegra dos mesmos.
2 -No caso de serem detetadas falhas, é responsabilizado o serviço ou requisitante que tenha feito a requisição em último lugar e exigido a este que seja regularizada a situação.

Capítulo VII - Acesso público

Artigo 21.º

Política de confidencialidade

1 -O acesso e cedência da documentação pública atendem sempre a critérios de confidencialidade da informação, nos termos da lei.
2 -O acesso e cedência da documentação privada obedecem às disposições legais e aos termos estabelecidos nos respetivos contratos de aquisição.

Artigo 22.º

Consultas documentais

1 -O acesso aos documentos exerce-se através da consulta e serviços de empréstimo e de leitura, bem como pela Internet.
2 -O atendimento e a consulta das espécies documentais de forma presencial devem ser assegurados durante o horário normal de serviço.

Artigo 23.º

Pesquisas documentais

Caso o utilizador, ou qualquer serviço da Universidade de Évora, pretenda que a Divisão de Informação Documental efetue por si pesquisas, estas só podem ser realizadas de acordo com as prioridades e disponibilidade da Divisão de Informação Documental.

Artigo 24.º

Normas de utilização da sala de leitura

1 -A leitura de documentos é permitida todos os dias úteis, durante o horário normal de expediente, na sala de leitura da Divisão de Informação Documental, preferencialmente na presença de um técnico responsável.
2 -Podem aceder à sala de leitura e consultar os documentos depositados na Divisão de Informação Documental todos os cidadãos que demonstrem deter a postura necessária para o manuseamento das espécies documentais requeridas.
3 -A Divisão de Informação Documental pode restringir o acesso aos cidadãos cuja postura não seja própria ou as condições comportamentais se encontrem alteradas, não respeitando o recato esperado.
4 -O acesso de pessoas portadoras de deficiência é realizado através dos elementos arquitetónicos existentes no edifício destinados para esse efeito.
5 -A Divisão de Informação Documental pode, sempre que as condições técnicas o permitam e após autorização de um responsável da Divisão de Informação Documental, fornecer reproduções de documentos, sob preços atualizados de acordo com a Tabela Preços/Taxas em vigor nos Serviços de Biblioteca e Informação Documental.
6 -Não é permitida a permanência junto do utilizador, na sala de leitura, do seguinte:
1. a)Livros, revistas e fotocópias;
2. b)Aparelhos de fotografia, filmagem ou digitalização;
3. c)Casacos ou agasalhos e guarda-chuvas;
4. d)Sacos, carteiras, pastas ou embrulhos;
5. e)Alimentos ou bebidas;
6. f)Animais;
7. g)Demais produtos e objetos que devido às suas características físicas, químicas ou morfológicas possam danificar permanentemente os documentos, segundo os critérios definidos pelo técnico responsável.
7 -Procedimentos de acesso:
1. a)O utilizador deve dirigir-se a um técnico responsável da Divisão de Informação Documental e solicitar informações ou documentação para consulta.
8 -A biblioteca de referência existente na sala de leitura é de livre acesso, não devendo o utilizador arrumar os livros após a sua consulta.
9 -Os utilizadores não podem ceder a documentação requisitada a outros utilizadores sem autorização prévia do técnico responsável pela Divisão de Informação Documental, devendo ser preenchida nova requisição de leitura.

Artigo 25.º

Requisição de Leitura

1 -A leitura de documentos é precedida pelo preenchimento de uma Requisição de Leitura pelos utilizadores nos seguintes termos:
1. a)Os documentos solicitados presencialmente para consulta imediata, após preenchimento da Requisição de Leitura e efetivação do ato, são imediatamente repostos no respetivo lugar, caso não haja lugar a qualquer ação de tratamento preventivo ou de conservação;
2. b)O acesso a espécies documentais em mau estado de conservação pode ser limitado por motivos de salvaguarda e preservação do património arquivístico, bem como a consulta a fundos que se encontrem em organização;
3. c)Os documentos que contenham dados pessoais ou outros elementos lesivos de valores fundamentais, legalmente previstos, são incomunicáveis, exceto se for possível apresentar uma cópia previamente expurgada;
4. d)A comunicabilidade da documentação integrante do património cultural depende das restrições previstas na lei.
2 -Os técnicos da Divisão de Informação Documental prestam todo o apoio técnico necessário ao leitor para que este efetue a pesquisa, esclarecendo a forma como se encontram organizados os fundos documentais e como são identificados os documentos.

Artigo 26.º

Serviços de leitura e de reprodução

1 -A consulta de documentos obedece ao seguinte procedimento:
1. a)Após o preenchimento da Requisição de Leitura, o utilizador deve entregar a requisição ao responsável da sala de leitura;
2. b)Podem ser solicitados, no máximo, 5 documentos, livros, maços e processos em simultâneo;
3. c)O técnico da Divisão de Informação Documental após ter recebido a Requisição de Leitura dirigir-se-á ao depósito para recolher o(s) documento(s);
4. d)Caso haja uma demora superior a 10 minutos, deve o utilizador ser informado dos motivos do atraso.
2 -A fim de incentivar a defesa e a valorização do património arquivístico, a Divisão de Informação Documental disponibiliza aos utilizadores informação sobre procedimentos de manuseamento dos documentos de modo a evitar a sua deterioração.
3 -A Divisão de Informação Documental reserva-se o direito de negar pedidos de consulta presencial de documentos que se encontrem disponibilizados online, com exceção dos seguintes casos:
1. a)Indisponibilidade temporária do sítio web no qual se acede às imagens digitalizadas;
2. b)Quando as imagens disponíveis na Internet, por características técnicas, não apresentem legibilidade suficiente;
3. c)Quando o utilizador não disponha de acesso próprio à Internet e o computador existente na Sala de Leitura já esteja ocupado por outro utilizador;
4. d)Quando o utilizador não possua os conhecimentos informáticos suficientes para aceder à documentação disponível na Internet;
5. e)Outras situações em que o utilizador demonstre não conseguir aceder à documentação disponível na Internet, nomeadamente, limitações físicas;
6. f)Quando existam cópias dos documentos noutro suporte (ex.: microfilme).
4 -Os objetos deixados pelo utilizador na sala de leitura são da sua inteira responsabilidade.
5 -O utilizador que não acate as advertências feitas pelo técnico responsável da Divisão de Informação Documental no local, no âmbito das presentes normas, é compelido a sair.
6 -Reproduções:
1. a)As reproduções podem ser em papel ou em formato digital;
2. b)As reproduções são solicitadas pelos utilizadores e executadas de acordo com o disposto nos n.º 5 do artigo 24.º;
3. c)As reproduções de documentos devem ser consideradas caso a caso, atendendo às suas condições de conservação e preservação;
4. d)Os pedidos de reprodução que representem mais de 70 % de um documento ou de um fundo, série ou outra unidade de descrição, ficam sujeitos à sua reprodução na íntegra, a realizar em formato digital, cabendo ao requerente o encargo do trabalho;
5. e)Só se iniciam os trabalhos depois da confirmação do seu pagamento.
6. f)Não são realizados reembolsos se os materiais pedidos não forem usados por decisão do utente.
7. g)As reproduções para fins de publicação só podem ser efetuadas com a autorização do Dirigente máximo da Universidade de Évora ou do Dirigente com competência delegada, da entidade proprietária do documento, emitida até um prazo máximo de 30 dias úteis após receção do pedido pela Divisão de Informação Documental;
8. h)Excetuando os períodos em que os equipamentos estejam avariados, as reproduções são realizadas dentro do prazo mínimo possível em função do trabalho agendado.
7 -A Divisão de Informação Documental reserva-se o direito de:
1. a)Não autorizar:
  1. i)A reprodução de documentos não comunicáveis, em conformidade com o artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, alterado pela Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto;
  2. ii)O acesso as reproduções documentais aos requerentes que solicitem trabalhos e que não efetuem o seu levantamento no prazo máximo de 1 ano;
  3. iii)A utilização comercial sem autorização prévia da Universidade de Évora e responsabilizar diretamente o requerente de pedidos de reprodução pela utilização dada aos mesmos;
  4. iv)A reprodução dos documentos em mau estado de conservação suscetíveis a danos irreversíveis durante este processo, sem serem sujeitos a operações prévias de conservação e restauro que garantam a sua integridade física e estabilidade química e decidir pelo seu tratamento prévio e forma de reprodução.
2. b)Negar pedidos de reprodução:
  1. i)De documentos que estejam em tratamento de conservação e restauro;
  2. ii)Parcial quando o mesmo documento já tiver sido objeto de três pedidos de reprodução no espaço de 1 ano;
  3. iii)Desde que os originais se encontrem reproduzidos na íntegra, ainda que noutro formato que não o solicitado;
  4. iv)Cujos documentos se encontrem disponibilizados online;
  5. v)De documentos que não se encontrem tratados arquivisticamente ou que estejam em tratamento, até que os mesmos possam ser trabalhados;
8 -A reprodução é condicionada ou não permitida sempre que existam impedimentos legais previstos em:
1. a)Artigo 17.º e 20.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, e Decreto-Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro, que estabelece o Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico;
2. b)Artigo 79.º do Código Civil;
3. c)Código dos Direitos de Autor e Direitos Conexos;
4. d)Outra legislação específica que regulamente o regime de acessibilidade.

Capítulo VIII - Disposições finais

Artigo 27.º

Estudos e investigações

1 -O investigador que publicar trabalhos que incluam reproduções de documentos existentes na Divisão de Informação Documental fica obrigado a fornecer gratuitamente à Universidade de Évora, 3 exemplares dos respetivos estudos, 90 dias após a publicação, bem como referenciar nestes a cota dos documentos consultados e a sua proveniência.
2 -Em todas as imagens utilizadas é obrigatória a identificação dos documentos através do título, cota, código de referência e a expressão "Imagem cedida pela Universidade de Évora".
3 -No caso de fotografia deve ser ainda mencionado o autor, e quando este não for conhecido é usada a expressão "Autor não mencionado".
4 -Outras utilizações, nomeadamente para fins comerciais e/ou reutilização não previstas neste Regulamento, ficam sujeitas a autorização específica para o efeito por parte da Universidade de Évora.

Artigo 28.º

Organização e obrigações do sistema de arquivo da Universidade de Évora

1 -O sistema de arquivo da Universidade de Évora encontra-se organizado em 3 níveis com responsabilidades distintas:
1. a)Divisão de Informação Documental;
2. b)Responsáveis de arquivo (RA) das Unidades Orgânicas ou Serviços;
3. c)Utilizadores do sistema de arquivo.
2 -São obrigações da Divisão de Informação Documental:
1. a)Prestar apoio aos utilizadores e aos RA;
2. b)Proceder à transferência da documentação;
3. c)Controlar a seleção e a eliminação da documentação;
4. d)Conservar, disponibilizar e divulgar a documentação e a informação;
5. e)Produzir instrumentos de classificação e de descrição;
6. f)Monitorizar e fiscalizar os sistemas de arquivo;
7. g)Avaliar o desempenho dos RA no objetivo respeitante à gestão de documentos;
8. h)Produzir pareceres técnicos para apoio à tomada de decisão;
9. i)Realizar diagnósticos à situação arquivística.
3 -São obrigações dos RA:
1. a)Prestar apoio aos utilizadores;
2. b)Criar e classificar pastas e processos e controlar os respetivos prazos de conservação administrativa;
3. c)Arquivar definitivamente documentos;
4. d)Selecionar a documentação a conservar e a eliminar;
5. e)Apoiar a eliminação de documentação;
6. f)Apoiar a transferência de documentação para a Divisão de Informação Documental;
7. g)Monitorizar o sistema de arquivo sob a sua responsabilidade;
8. h)Dar parecer sobre o desempenho dos utilizadores nas competências "Planeamento e organização" e "Organização e método de trabalho".
4 -São obrigações dos utilizadores:
1. a)Criar e integrar documentos no sistema;
2. b)Classificar documentos;
3. c)Encaminhar documentos.

Artigo 29.º

Penalizações

1 -O incumprimento do disposto no presente regulamento e na legislação aplicável pode dar lugar a responsabilidades disciplinares, civis e criminais.
2 -Nos termos do artigo 892.º do Código Civil é nula a venda de bens arquivísticos, pertencentes ou custodiados pela Universidade de Évora, considerados bens alheios, devendo esta requerer de imediato a sua restituição e agir disciplinar e judicialmente contra quem praticou o furto, o roubo ou o desvio.
3 -A deterioração dolosa e negligente de documentação classificada ou em vias de classificação é crime e dá lugar a procedimento judicial.
4 -A deterioração e o desvio de documentação ou de informação por servidores públicos dá lugar, obrigatoriamente, a procedimento disciplinar, sem prejuízo de eventuais procedimentos judiciais.
5 -A emissão de alertas junto do Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos implica as sanções previstas na legislação aplicável.

Artigo 30.º

Reclamação e recurso hierárquico

Das decisões proferidas no âmbito do presente Regulamento cabe reclamação e recurso nos termos do Código do Procedimento Administrativo.

Artigo 31.º

Dúvidas e omissões

As dúvidas ou os casos omissos não previstos no presente Regulamento são resolvidos com recurso à legislação aplicável sobre a matéria, por despacho do Dirigente máximo da Universidade de Évora, ou pelo Dirigente com competência delegada, com parecer do responsável pela Divisão de Informação Documental.

Artigo 32.º

Revisão

As presentes normas podem ser revistas sempre que se considere necessário.

Artigo 33.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor imediatamente após a sua publicação.

16/06/2021. - A Administradora da Universidade de Évora, Maria Cesaltina Frade.

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Artigo 8.º

Estrutura, Atribuições e competências

1 -A Divisão de Informação Documental está integrada nos Serviços de Biblioteca e Informação Documental e é dirigida por um chefe de divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau ou pelo Diretor dos SBID. Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente, compete-lhe, a coordenação, planeamento e gestão das atividades referentes à informação documental descritas nas atribuições e competências.
2 -São atribuições da Divisão de Informação Documental:
1. a)Assegurar o arquivamento de toda a documentação produzida e recebida pela Universidade de Évora;
2. b)Superintender e fiscalizar o sistema de arquivo da Universidade de Évora, das entidades detidas ou participadas maioritariamente por esta, ou daquelas em que a Universidade de Évora delegue competências, propondo a adoção de planos adequados à gestão e conservação da documentação e da informação, realizando ações de fiscalização à aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos e recomendando ações de melhoria e sanções;
3. c)Propor e efetuar, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a eliminação de documentos;
4. d)Zelar pela conservação das espécies documentais, tomando providências em aspetos nocivos que possam contribuir para a sua deterioração;
5. e)Não permitir a saída de qualquer documento sem requisição ou auto de entrega e guia de remessa, datados e assinados por um responsável do respetivo serviço e pelo requisitante.
6. f)Fomentar a cooperação com instituições de ensino, científicas e culturais;
7. g)Produzir e manter atualizados os instrumentos de descrição documental;
8. h)Promover a inventariação e a classificação do património arquivístico da Universidade de Évora e dos fundos documentais à sua guarda;
9. i)Emitir alertas e tomar providências sobre documentação em perigo;
10. j)Apoiar a Universidade de Évora nos processos de aquisição, alienação e permuta de bens de interesse da Universidade;
11. k)Tomar conhecimento da existência, da mudança de local ou de proprietário, do património arquivístico Universidade de Évora;
12. l)Propor compensações aos particulares pelo acesso público da documentação detida por estes, nomeadamente, através da prestação de apoio técnico, do tratamento e do depósito da documentação na Universidade de Évora.
13. m)Propor, em colaboração com os Serviços de Informática, um modelo de arquivo digital para a documentação produzida e recebida na Universidade de Évora.
3 -É da competência da Divisão de Informação Documental:
1. a)Propor:
  1. i)O sistema de gestão desde o momento da sua produção ou receção até à sua incorporação na Divisão de Informação Documental e colaborar com os restantes serviços na sua implementação, definindo assim os circuitos documentais;
  2. ii)Medidas de segurança, bem como de conservação físico-ambiental;
  3. iii)A adesão a redes de cooperação entre arquivos e participação nas suas atividades.
2. b)Supervisionar:
  1. i)O funcionamento geral do sistema de arquivo da Universidade de Évora e a aquisição, alienação ou empréstimo de documentação, propondo melhorias ou definindo modelos;
  2. ii)Os procedimentos de seleção, avaliação e eliminação de documentos ao abrigo da legislação em vigor.
3. c)Implementar:
  1. i)E acompanhar a aplicação do plano de classificação;
  2. ii)A descrição multinível de acordo com as normas internacionais e as Orientações para a Descrição Arquivística do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos.
4. d)Emitir pareceres:
  1. i)No âmbito da aquisição de sistemas e programas informáticos, de equipamentos e de material para arquivo;
  2. ii)Sobre a política de informação;
  3. iii)No âmbito de processos de contratualização de serviços na área dos arquivos com entidades públicas ou privadas;
  4. iv)Sobre propostas de utilização de edifícios para instalação de serviços de arquivo ou de depósito de arquivos e sobre projetos de construção, reabilitação, adaptação e remodelação de edifícios destinados aos mesmos fins.
5. e)Fomentar:
  1. i)A divulgação do acervo documental, interna e externamente, através da promoção de iniciativas de natureza sócio cultural;
  2. ii)O conhecimento sobre os acervos documentais, através da elaboração dos respetivos guias, inventários e catálogos e da realização de diagnósticos à situação arquivística.
6. f)Coordenar as operações envolvidas nas remessas de documentação dos serviços, bem como as referentes aos ingressos de outros arquivos;
7. g)Avaliar e selecionar, em conjunto com o Responsável de Arquivo (doravante designado por RA) de cada serviço produtor, a documentação dos vários serviços, cujo prazo de conservação administrativa tenha terminado, que detém valor secundário e se destina a conservação permanente;
8. h)Participar em reuniões de trabalho da Universidade de Évora, do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos ou das suas delegações regionais ou de outro organismo público ou privado sempre que a temática esteja relacionada com a gestão de documentos e de informação, a arquivística, a conservação e proteção de documentos e a preservação e divulgação da memória coletiva regional ou local, quando solicitado;
9. i)Conceber e aplicar planos de conservação documental;
10. j)Fiscalizar a aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos nos sistemas de arquivo da Universidade de Évora;
11. k)Promover a avaliação da política de arquivos da Universidade de Évora, a cada 5 anos, autonomamente ou em colaboração com outras unidades orgânicas ou entidades.