Art.º 8 · Despacho n.º 6351/2021 — Estrutura, Atribuições e competências

1 -A Divisão de Informação Documental está integrada nos Serviços de Biblioteca e Informação Documental e é dirigida por um chefe de divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau ou pelo Diretor dos SBID. Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente, compete-lhe, a coordenação, planeamento e gestão das atividades referentes à informação documental descritas nas atribuições e competências.
2 -São atribuições da Divisão de Informação Documental:
1. a)Assegurar o arquivamento de toda a documentação produzida e recebida pela Universidade de Évora;
2. b)Superintender e fiscalizar o sistema de arquivo da Universidade de Évora, das entidades detidas ou participadas maioritariamente por esta, ou daquelas em que a Universidade de Évora delegue competências, propondo a adoção de planos adequados à gestão e conservação da documentação e da informação, realizando ações de fiscalização à aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos e recomendando ações de melhoria e sanções;
3. c)Propor e efetuar, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a eliminação de documentos;
4. d)Zelar pela conservação das espécies documentais, tomando providências em aspetos nocivos que possam contribuir para a sua deterioração;
5. e)Não permitir a saída de qualquer documento sem requisição ou auto de entrega e guia de remessa, datados e assinados por um responsável do respetivo serviço e pelo requisitante.
6. f)Fomentar a cooperação com instituições de ensino, científicas e culturais;
7. g)Produzir e manter atualizados os instrumentos de descrição documental;
8. h)Promover a inventariação e a classificação do património arquivístico da Universidade de Évora e dos fundos documentais à sua guarda;
9. i)Emitir alertas e tomar providências sobre documentação em perigo;
10. j)Apoiar a Universidade de Évora nos processos de aquisição, alienação e permuta de bens de interesse da Universidade;
11. k)Tomar conhecimento da existência, da mudança de local ou de proprietário, do património arquivístico Universidade de Évora;
12. l)Propor compensações aos particulares pelo acesso público da documentação detida por estes, nomeadamente, através da prestação de apoio técnico, do tratamento e do depósito da documentação na Universidade de Évora.
13. m)Propor, em colaboração com os Serviços de Informática, um modelo de arquivo digital para a documentação produzida e recebida na Universidade de Évora.
3 -É da competência da Divisão de Informação Documental:
1. a)Propor:
  1. i)O sistema de gestão desde o momento da sua produção ou receção até à sua incorporação na Divisão de Informação Documental e colaborar com os restantes serviços na sua implementação, definindo assim os circuitos documentais;
  2. ii)Medidas de segurança, bem como de conservação físico-ambiental;
  3. iii)A adesão a redes de cooperação entre arquivos e participação nas suas atividades.
2. b)Supervisionar:
  1. i)O funcionamento geral do sistema de arquivo da Universidade de Évora e a aquisição, alienação ou empréstimo de documentação, propondo melhorias ou definindo modelos;
  2. ii)Os procedimentos de seleção, avaliação e eliminação de documentos ao abrigo da legislação em vigor.
3. c)Implementar:
  1. i)E acompanhar a aplicação do plano de classificação;
  2. ii)A descrição multinível de acordo com as normas internacionais e as Orientações para a Descrição Arquivística do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos.
4. d)Emitir pareceres:
  1. i)No âmbito da aquisição de sistemas e programas informáticos, de equipamentos e de material para arquivo;
  2. ii)Sobre a política de informação;
  3. iii)No âmbito de processos de contratualização de serviços na área dos arquivos com entidades públicas ou privadas;
  4. iv)Sobre propostas de utilização de edifícios para instalação de serviços de arquivo ou de depósito de arquivos e sobre projetos de construção, reabilitação, adaptação e remodelação de edifícios destinados aos mesmos fins.
5. e)Fomentar:
  1. i)A divulgação do acervo documental, interna e externamente, através da promoção de iniciativas de natureza sócio cultural;
  2. ii)O conhecimento sobre os acervos documentais, através da elaboração dos respetivos guias, inventários e catálogos e da realização de diagnósticos à situação arquivística.
6. f)Coordenar as operações envolvidas nas remessas de documentação dos serviços, bem como as referentes aos ingressos de outros arquivos;
7. g)Avaliar e selecionar, em conjunto com o Responsável de Arquivo (doravante designado por RA) de cada serviço produtor, a documentação dos vários serviços, cujo prazo de conservação administrativa tenha terminado, que detém valor secundário e se destina a conservação permanente;
8. h)Participar em reuniões de trabalho da Universidade de Évora, do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos ou das suas delegações regionais ou de outro organismo público ou privado sempre que a temática esteja relacionada com a gestão de documentos e de informação, a arquivística, a conservação e proteção de documentos e a preservação e divulgação da memória coletiva regional ou local, quando solicitado;
9. i)Conceber e aplicar planos de conservação documental;
10. j)Fiscalizar a aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos nos sistemas de arquivo da Universidade de Évora;
11. k)Promover a avaliação da política de arquivos da Universidade de Évora, a cada 5 anos, autonomamente ou em colaboração com outras unidades orgânicas ou entidades.

Artigo 8.º — Estrutura, Atribuições e competências

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