Despacho

Despacho n.º 6375/2021

Regulamento dos Serviços Administrativos

Capítulo I - Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 -Estabelece-se neste regulamento a organização, as atribuições e competências dos Serviços Administrativos, abreviadamente designados por SADM.
2 -Os SADM constituem uma direção de serviços e desenvolvem a sua ação nos domínios da administração financeira e patrimonial, do pessoal, expediente e arquivo.
3 -Os SADM desenvolvem também, em regime de serviços partilhados, atividades destinadas aos Serviços de Ação Social da Universidade de Évora, nomeadamente nos domínios financeiro, recursos humanos, contabilidade, aprovisionamento.

Artigo 2.º

Organização

1 -A estrutura dos SADM tem subjacente os princípios de segregação de funções, sendo composta pela Divisão Financeira, pela Divisão de Recursos Humanos e Serviços Comuns, pela Divisão de Gestão de Projetos e pela Tesouraria.
2 -Os Serviços são dirigidos pelo Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de 1.º grau, na dependência direta do Reitor ou de quem este delegar.
3 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que lhe sejam delegadas ou previstas em norma legal ou regulamentar, cabe designadamente ao Diretor de Serviços:
1. a)Contribuir para o desenvolvimento da visão, objetivos e estratégias da Instituição;
2. b)Instruir e gerir processos superiormente cometidos;
3. c)Organizar informação e pareceres para decisão superior;
4. d)Definir:
  1. i)Estratégias e objetivos de atuação que permitam antecipar as necessidades de adaptação do serviço à realidade interna e externa;
  2. ii)Uma estratégia de atuação clara, concreta e ambiciosa para os Serviços.
5. e)Atender, esclarecer e divulgar normas internas e procedimentos a adotar;
6. f)Promover e garantir a articulação entre as divisões tendo em vista a qualidade e eficácia do serviço a prestar e a satisfação do interesse dos utentes;
7. g)Garantir a elaboração:
  1. i)De planos de formação internos de forma a permitir a aquisição e consolidação de competências por parte dos recursos humanos afetos ao Serviço;
  2. ii)Do plano e relatório anual de atividades dos serviços em articulação com o da universidade, submetê-los à aprovação superior e assegurar a sua concretização;
8. h)Promover:
  1. i)Ações de formação no sentido de maximizar a eficiência de utilização dos recursos disponibilizados e o desenvolvimento de competências;
  2. ii)O envolvimento de todos os intervenientes, numa ótica de gestão participada;
  3. iii)A valorização e a responsabilização da equipa;
9. i)Elaborar e promover estudos, pareceres e informações relativas à gestão da instituição;
10. j)Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos trabalhadores na sua dependência direta;
11. k)Gerir os recursos humanos, patrimoniais e técnicos afetos ao Serviço de modo a otimizar o seu desempenho;
12. l)Avaliar e orientar o desempenho e eficiência do Serviço;
13. m)Orientar e coordenar a atividade dos serviços administrativos;
14. n)Analisar, de acordo com as necessidades, a estrutura do mapa de pessoal e propor alterações;
15. o)Recolher, sistematizar e divulgar a legislação com interesse para a atividade dos Serviços Administrativos;
16. p)Corresponder-se com serviços e entidades públicas e privadas no âmbito da sua competência.

Capítulo II - Estrutura, atribuições e competências

Artigo 3.º

Divisão Financeira

1 -A Divisão Financeira é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe, nomeadamente:
1. a)Assegurar:
  1. i)Os registos contabilísticos nas suas vertentes orçamental, patrimonial e analítica, de acordo com a legislação em vigor;
  2. ii)A prestação de contas anual;
  3. iii)As obrigações decorrentes do cumprimento das obrigações legais relativas ao apuramento e liquidação de impostos.
2. b)Proceder à gestão financeira dos recursos segundo critérios de legalidade, economia, eficiência e eficácia, em conformidade com as orientações superiores que lhe forem transmitidas;
3. c)Acompanhar a execução financeira do orçamento das diferentes unidades/serviços da Universidade.
2 -A Divisão está organizada em Gabinetes, os quais podem ser dirigidos por coordenadores:
1. a)O Gabinete de Contabilidade;
2. b)O Gabinete de Compras e Património.
3 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao Chefe de Divisão:
1. a)Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
2. b)Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
3. c)Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional do pessoal não docente e propor o plano de formação;
4. d)Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
5. e)Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
6. f)Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes.
4 -O Gabinete de Contabilidade poderá ser dirigido por um Coordenador, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
1. a)Assegurar:
  1. i)O cumprimento das obrigações fiscais e declarativas da Universidade;
  2. ii)O processamento, disponibilização e regularização de fundos de maneio das várias unidades orgânicas e serviços;
2. b)Registar os movimentos relativos à realização de despesas;
3. c)Processar a faturação de serviços e bens ao exterior;
4. d)Desencadear todas as ações necessárias à efetiva cobrança de dívidas, por forma a obviar a existência de créditos incobráveis;
5. e)Proceder à conciliação bancária dos movimentos contabilísticos;
6. f)Acompanhar as contas correntes de devedores e credores;
7. g)Proceder aos trabalhos necessários à elaboração das Demonstrações Financeiras da Universidade;
8. h)Proceder:
  1. i)Aos trabalhos necessários à elaboração das Demonstrações Financeiras da Universidade;
  2. ii)Ao registo das alterações orçamentais;
  3. iii)Às solicitações de transferências de fundos.
9. i)Acompanhar a execução do orçamento, nas suas vertentes externa e interna;
10. j)Reportar superiormente e às entidades tutelares informação sobre a execução orçamental, patrimonial e de gestão com a periodicidade exigida;
11. k)Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
5 -O Gabinete de Compras e Património poderá ser dirigido por um Coordenador, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
1. a)Registar e controlar o património móvel e imóvel, mantendo atualizado o respetivo cadastro, incluindo o cálculo de amortizações, os autos de abate e os de cessão;
2. b)Proceder à aquisição de bens, materiais e serviços, organizando os respetivos processos aquisitivos;
3. c)Gerir as existências em armazém;
4. d)Valorizar as saídas dos bens e materiais para imputação de custos;
5. e)Acompanhar a execução dos contratos de aprovisionamento;
6. f)Rececionar e proceder à conferência das faturas, ou documentos equivalentes;
7. g)Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.

Artigo 4.º

Divisão de Recursos Humanos e Serviços Comuns

1 -A Divisão de Recursos Humanos é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, a quem compete designadamente:
1. a)Garantir a organização e execução dos processos relativos ao pessoal docente e investigador, bem como do pessoal não docente e não investigador, tendo presente as respetivas carreiras, estatutos e demais legislação;
2. b)Gerir os mapas de pessoal;
3. c)Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais de todo o pessoal da Universidade, garantindo a sua confidencialidade.
4. d)Prestar informação em matéria de recursos humanos.
2 -A Divisão está organizada em Gabinetes, os quais podem ser dirigidos por coordenadores:
1. a)O Gabinete de Recursos Humanos;
2. b)O Gabinete de Apoio e Expediente.
3 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao Chefe de Divisão:
1. a)Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
2. b)Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
3. c)Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional do pessoal não docente e propor o plano de formação;
4. d)Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
5. e)Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
6. f)Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes.
4 -O Gabinete de Recursos Humanos poderá ser dirigido por um Coordenador, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
1. a)Organizar e manter atualizados os processos individuais (em suporte papel e informático) do pessoal docente, não docente e investigador da Universidade, bem como o registo do controlo da assiduidade e os mapas de férias e licenças;
2. b)Assegurar:
  1. i)As ações relativas ao recrutamento, constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego do pessoal docente, não docente e de investigação;
  2. ii)O processamento dos vencimentos, abonos e demais benefícios sociais a que o pessoal da Universidade tenha direito.
3. c)Emitir:
  1. i)Certidões e declarações;
  2. ii)Anualmente a declaração de rendimentos do pessoal da Universidade.
4. d)Instruir os processos relativos a equiparação a bolseiro, licenças sabáticas e dispensa de serviço docente e demais situações previstas na legislação aplicável;
5. e)Elaborar:
  1. i)O Balanço Social e demais mapas e informações a prestar;
  2. ii)Anualmente a informação superiormente solicitada para elaboração do projeto de orçamento.
6. f)Realizar o tratamento de dados estatísticos de recursos humanos sempre que solicitado superiormente, a nível interno e externo.
5 -O Gabinete de Apoio e Expediente está na dependência direta do Chefe de Divisão, e compete-lhe designadamente:
1. a)Secretariar a direção e divisões dos serviços administrativos;
2. b)Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação;
3. c)Preparar a documentação para as reuniões e assegurar o respetivo expediente;
4. d)Assegurar:
  1. i)O registo de entradas e saídas da correspondência;
  2. ii)A divulgação interna de informações, bem como de toda a documentação que seja considerada relevante e de interesse para os Serviços;
  3. iii)A distribuição interna e externa da correspondência e do correio da Universidade.
5. e)Quaisquer outras funções que lhe sejam delegadas/confiadas pelo Chefe de Divisão.

Artigo 5.º

Divisão de Gestão de Projetos

A Divisão de Gestão de Projetos integra-se na dependência direta do Diretor de Serviços, e poderá ser dirigido por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau. A esta Divisão compete designadamente:

a)A gestão financeira de contratos de prestação de serviços celebrados pela Universidade, assim como de projetos de unidades de investigação e desenvolvimento e das Unidades Orgânicas;
b)Elaborar:
1. i)Os relatórios financeiros exigidos pelas entidades financiadoras dos projetos e unidades referidas na alínea anterior;
2. ii)As informações de apoio à decisão sobre assuntos da sua área de atuação;
c)Colaborar com a Divisão Financeira:
1. i)Na tramitação dos processos de aquisição financiados por verbas provenientes dos contratos de prestação de serviço, projetos e unidades mencionadas nas alíneas anteriores;
2. ii)No que lhe for solicitado para efeitos de fecho de contas e preparação de orçamento.

Artigo 6.º

Tesouraria

A Tesouraria integra-se na dependência direta do Diretor de Serviços, e compete-lhe designadamente:

a)Efetuar os pagamentos aprovados superiormente;
b)Emitir e assinar os recibos necessários para a cobrança das receitas próprias, bem como proceder ao recebimento, registo e depósito dos respetivos valores;
c)Manter atualizado o registo de movimentos e os saldos de todas as contas bancárias da Universidade;
d)Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação;
e)Assegurar a delegação da Tesouraria nos Serviços Académicos.

Capítulo III - Disposições Finais

Artigo 7.º

Grupos de trabalho e equipas de projeto

Por despacho do Reitor, sob proposta do dirigente dos serviços, podem ser constituídos grupos de trabalho ou equipas de projeto ad-hoc para realização de atividades de carácter temporário e projetos especiais, com a composição, objeto e duração nele delimitados.

Artigo 8.º

Organograma

O Organograma dos Serviços Administrativos é constante no Anexo A ao presente regulamento.

Artigo 9.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor imediatamente após a sua publicação.

16/06/2021. - A Administradora da Universidade de Évora, Maria Cesaltina Frade.

ANEXO A

Organograma dos Serviços Administrativos

(para efeitos do disposto no artigo 8.º)

(ver documento original)

314329146

Artigo 3.º

Divisão Financeira

1 -A Divisão Financeira é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe, nomeadamente:
1. a)Assegurar:
  1. i)Os registos contabilísticos nas suas vertentes orçamental, patrimonial e analítica, de acordo com a legislação em vigor;
  2. ii)A prestação de contas anual;
  3. iii)As obrigações decorrentes do cumprimento das obrigações legais relativas ao apuramento e liquidação de impostos.
2. b)Proceder à gestão financeira dos recursos segundo critérios de legalidade, economia, eficiência e eficácia, em conformidade com as orientações superiores que lhe forem transmitidas;
3. c)Acompanhar a execução financeira do orçamento das diferentes unidades/serviços da Universidade.
2 -A Divisão está organizada em Gabinetes, os quais podem ser dirigidos por coordenadores:
1. a)O Gabinete de Contabilidade;
2. b)O Gabinete de Compras e Património.
3 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao Chefe de Divisão:
1. a)Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
2. b)Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
3. c)Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional do pessoal não docente e propor o plano de formação;
4. d)Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
5. e)Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
6. f)Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes.
4 -O Gabinete de Contabilidade poderá ser dirigido por um Coordenador, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
1. a)Assegurar:
  1. i)O cumprimento das obrigações fiscais e declarativas da Universidade;
  2. ii)O processamento, disponibilização e regularização de fundos de maneio das várias unidades orgânicas e serviços;
2. b)Registar os movimentos relativos à realização de despesas;
3. c)Processar a faturação de serviços e bens ao exterior;
4. d)Desencadear todas as ações necessárias à efetiva cobrança de dívidas, por forma a obviar a existência de créditos incobráveis;
5. e)Proceder à conciliação bancária dos movimentos contabilísticos;
6. f)Acompanhar as contas correntes de devedores e credores;
7. g)Proceder aos trabalhos necessários à elaboração das Demonstrações Financeiras da Universidade;
8. h)Proceder:
  1. i)Aos trabalhos necessários à elaboração das Demonstrações Financeiras da Universidade;
  2. ii)Ao registo das alterações orçamentais;
  3. iii)Às solicitações de transferências de fundos.
9. i)Acompanhar a execução do orçamento, nas suas vertentes externa e interna;
10. j)Reportar superiormente e às entidades tutelares informação sobre a execução orçamental, patrimonial e de gestão com a periodicidade exigida;
11. k)Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
5 -O Gabinete de Compras e Património poderá ser dirigido por um Coordenador, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
1. a)Registar e controlar o património móvel e imóvel, mantendo atualizado o respetivo cadastro, incluindo o cálculo de amortizações, os autos de abate e os de cessão;
2. b)Proceder à aquisição de bens, materiais e serviços, organizando os respetivos processos aquisitivos;
3. c)Gerir as existências em armazém;
4. d)Valorizar as saídas dos bens e materiais para imputação de custos;
5. e)Acompanhar a execução dos contratos de aprovisionamento;
6. f)Rececionar e proceder à conferência das faturas, ou documentos equivalentes;
7. g)Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.