Despacho

Despacho n.º 7147/2023

Altera o Regulamento da Unidade de Gestão dos Laboratórios da Universidade de Évora - UÉLab

Capítulo I - Disposições gerais

Natureza

A Unidade de Gestão dos Laboratórios da Universidade de Évora, doravante designada por UÉLab, é uma unidade que visa operacionalizar a gestão integrada dos laboratórios da Universidade de Évora com o objetivo de contribuir para a sustentabilidade por intermédio de processos de compras centralizadas e sustentáveis, implementação de processos mais eficientes, aumentar a eficiência da despesa, incrementar a partilha e manutenção de equipamentos e a valorização dos recursos humanos. A UÉlab vai, desta forma, contribuir para as três dimensões da sustentabilidade e, nomeadamente, para os Objetivos do Desenvolvimento Sustentável 12, 16 e 17.

Artigo 2.º

Missão

A UÉLab tem por missão:

a)Contribuir para a sustentabilidade da Universidade de Évora;
b)Contribuir para a valorização profissional dos colaboradores não docentes afetos aos Laboratórios;
c)Implementar um programa informático de gestão laboratorial;
d)Contribuir para a implementação dos processos de aquisição centralizada de reagentes, materiais e consumíveis de laboratório;
e)Acompanhar os processos de aquisição de equipamentos laboratoriais;
f)Implementar a gestão centralizada de receção de amostras;
g)Implementar e/ou uniformizar processos e procedimentos transversais à atividade laboratorial;
h)Colaborar na elaboração de regulamentos internos aos Laboratórios com a definição de regras de funcionamento e de utilização;
i)Elaborar o catálogo de prestação de serviços especializados que integre o conjunto de todas as metodologias laboratoriais disponíveis, mantendo-o permanentemente atualizado e acessível à comunidade;
j)Colaborar nos procedimentos necessários à certificação/acreditação de Laboratórios.

Capítulo II - Organização e competências

Artigo 3.º

Estrutura

1 -A UÉLab está integrada na Divisão de Inovação, Cooperação, Empreendedorismo e Empregabilidade (DIC2E).
2 -A UÉLab colabora na gestão dos espaços e equipamentos de natureza laboratorial pertencentes à Universidade de Évora.
3 -Em cada laboratório, ou grupo de laboratórios, deve existir um responsável que articulará com o coordenador/a da UÉLab todos os assuntos constantes neste regulamento e outros considerados de interesse.

Artigo 4.º

Coordenação

A UÉLab tem um/a coordenador/a ao/à qual compete a gestão da UÉLab e assegurar o cumprimento da sua missão.

Artigo 5.º

Competências

São competências da UÉLab:

a)Implementar o programa informático de gestão laboratorial, nas diferentes finalidades de utilização, em todos os Laboratórios;
b)Potenciar a utilização de todas as funcionalidades do programa informático de gestão laboratorial;
c)Coordenar a manutenção do inventário de equipamentos, reagentes, materiais e consumíveis de laboratório atualizado;
d)Colaborar nos processos de aquisição de novos equipamentos para os laboratórios, em articulação com os Diretores das Unidades Orgânicas e com os Serviços Administrativos;
e)Promover a manutenção preventiva e corretiva, bem como a calibração e/ou verificação dos equipamentos, assegurando a existência de um plano e de um cadastro de intervenções;
f)Manter atualizado e divulgar o Catálogo de Prestação de Serviços Especializados da Universidade de Évora;
g)Colaborar na implementação dos regulamentos internos de funcionamento para os Laboratórios;
h)Promover formação adequada para os colaboradores não docentes afetos aos laboratórios;
i)Efetuar o mapeamento de pessoal por edifício e laboratório, incluindo das suas competências, dos colaboradores não docentes afetos aos laboratórios.

Artigo 6.º

Prestação de Serviços Especializados à Comunidade

1 -A prestação de serviços especializados à comunidade é feita de acordo com os procedimentos definidos no Regulamento de Prestação de Serviços Especializados da Universidade de Évora.
2 -A UÉLab é responsável pela elaboração e atualização permanente do catálogo de oferta da prestação de serviços laboratoriais da Universidade de Évora;
3 -A UÉlab é responsável pela proposta da tabela de preços dos serviços, a qual é aprovada pelo Conselho de Gestão da Universidade de Évora.
4 -Solicitações para a realização de metodologias não constantes no catálogo de serviços, se exequíveis, serão objeto de orçamento específico, apresentado ao/à coordenador/a da UÉLab para verificação da adequação ao regulamento interno relevante.

Capítulo III - Espaços, equipamentos e aquisições

Artigo 7.º

Espaços

1 -A utilização dos laboratórios é feita preferencialmente dentro do horário de funcionamento instituído pela Universidade de Évora;
2 -Qualquer utilização dos laboratórios fora do horário vigente carece de aprovação prévia pelo/a diretor/a da Unidade Orgânica, centro de investigação ou departamento, consoante o caso. Deverá ser dado conhecimento à UÉLab desta utilização;
3 -Nos Laboratórios onde decorrem atividades letivas, a utilização dos espaços é prioritária para essas atividades.

Artigo 8.º

Equipamentos

1 -A monitorização da utilização dos equipamentos laboratoriais será realizada através do método considerado o mais adequado, nomeadamente com o recurso a programa informático.
2 -O equipamento para utilização exclusiva nos espaços laboratoriais não pode sair das instalações onde está alocado, exceto se devidamente autorizado.
3 -O equipamento adquirido no âmbito de um projeto específico fica adstrito a esse projeto enquanto este decorrer, sem prejuízo de poder ser utilizado por quem o solicitar, desde que com o acordo expresso do responsável do projeto.
4 -A requisição de equipamentos está condicionada à sua disponibilidade. Sempre que necessário, ou quando a requisição tem origem em pessoas ou Instituições exteriores à Universidade de Évora, a requisição pode ser feita diretamente à UÉLab, que articula com os responsáveis.
5 -O responsável de cada laboratório, ou grupo de laboratórios, deve identificar o responsável pelo(s) equipamento(s).

Artigo 9.º

Aquisição de Equipamentos, Materiais, Reagentes, Gases e Consumíveis

1 -Sempre que possível, para tornar os processos mais eficazes e sustentáveis, os processos de aquisição de reagentes, materiais, gases e consumíveis de laboratório passam a ser realizados através de processos de compras agregadas com a coordenação ou colaboração da UÉLab.
2 -Para os bens adquiridos por processo de compras agregadas, o pedido de materiais, reagentes, gases e consumíveis é efetuado de acordo com o procedimento publicado em Despacho. De uma forma geral, o pedido será efetuado via GESDOC, com indicação do centro de custo onde a despesa deve ser cabimentada. O procedimento administrativo é realizado pela UÉLab em articulação com os Serviços Administrativos.
3 -A proposta para a aquisição de equipamento, mesmo adquirido no âmbito de Projetos de Investigação, deve ser apresentada à UÉLab, que face aos equipamentos existentes na Universidade, ao seu estado de conservação e às técnicas de análise que o equipamento permite, emite informação sobre a eventual pertinência ou não da aquisição.

Artigo 10.º

Manutenção e Abate de Equipamentos

1 -A implementação e monitorização da manutenção de equipamentos é competência da UÉLab em estreita colaboração com os responsáveis dos laboratórios, permitindo conjugar contratos de manutenção de forma mais eficiente e rentável.
2 -O pedido de abate de equipamentos de laboratório deve ser feito à UÉLab, via GESDOC, conforme Despacho.

Artigo 11.º

Programa informático de Gestão Laboratorial

1 -A implementação do programa informático para gestão centralizada dos Laboratórios é competência da UÉLab.
2 -A utilização do programa informático compreende os seguintes objetivos:
1. a)Acrescentar valências na gestão laboratorial, nomeadamente na gestão de equipamentos, materiais, reagentes e consumíveis, bem como de inventário em tempo real;
2. b)Simplificar e uniformizar a gestão da prestação de serviços especializados.
3 -O acesso ao programa informático é feito por utilizadores autorizados para o mesmo, sendo concedidas credenciais de acesso individuais. Estes acessos são definidos pela UÉLab. Os níveis de acesso e permissão ao programa informático são diferenciados em função do tipo de utilizador.
4 -A atualização de inventários no programa informático é assegurada pelo pessoal do laboratório autorizado para este efeito, após formação adequada.

Capítulo IV - Disposições finais

Artigo 12.º

Disposições Finais

Os casos omissos e as dúvidas suscitadas na aplicação do presente regulamento serão esclarecidos por parecer do Coordenador/a da UÉLab ou do membro da equipa Reitoral com a tutela da UÉLab.

14/06/2023. - A Reitora da Universidade de Évora, Hermínia Vasconcelos Vilar.

316573495

Artigo 5.º

Competências

São competências da UÉLab:

a)Implementar o programa informático de gestão laboratorial, nas diferentes finalidades de utilização, em todos os Laboratórios;
b)Potenciar a utilização de todas as funcionalidades do programa informático de gestão laboratorial;
c)Coordenar a manutenção do inventário de equipamentos, reagentes, materiais e consumíveis de laboratório atualizado;
d)Colaborar nos processos de aquisição de novos equipamentos para os laboratórios, em articulação com os Diretores das Unidades Orgânicas e com os Serviços Administrativos;
e)Promover a manutenção preventiva e corretiva, bem como a calibração e/ou verificação dos equipamentos, assegurando a existência de um plano e de um cadastro de intervenções;
f)Manter atualizado e divulgar o Catálogo de Prestação de Serviços Especializados da Universidade de Évora;
g)Colaborar na implementação dos regulamentos internos de funcionamento para os Laboratórios;
h)Promover formação adequada para os colaboradores não docentes afetos aos laboratórios;
i)Efetuar o mapeamento de pessoal por edifício e laboratório, incluindo das suas competências, dos colaboradores não docentes afetos aos laboratórios.