Com exceção para o caso específico das provas públicas académicas, cuja realização obedece ao disposto nos respetivos regulamentos, e das audiências, que o dispensam, a organização dos eventos oficiais da UAc, deve incluir as seguintes fases:
- a)Fase I: Planeamento e preparação - compreende a caracterização do evento, a identificação e garantia dos recursos necessários à sua rea-lização, a definição do programa, o processo de convites, a definição de precedências e a elaboração do guião cerimonial;
- b)Fase II: Realização - integra os diferentes momentos do evento;
- c)Fase III: Balanço final - envolve a verificação do estado das instalações e bens utilizados no evento, a enumeração de eventuais incidentes protocolares ou cerimoniais e a proposta de medidas de melhoria.