Art.º 6 · Despacho n.º 7318/2021 — Serviços de Aquisições e Aprovisionamento

1 -Aos Serviços de Aquisições e Aprovisionamento (SAA) compete gerir, coordenar e desenvolver os procedimentos de aquisição dos bens e serviços necessários à prossecução da missão do IPP, assegurando a sua colocação oportuna e eficiente junto dos utilizadores, na perspetiva de potenciar a adequada utilização dos recursos disponíveis.
2 -Compete, genericamente, aos SAA:
1. a)Preparar, executar e controlar os processos de aquisição de bens e serviços e empreitadas de obras públicas - ajustes diretos simplificados, ajustes diretos, consultas prévias e concursos públicos, de acordo com as necessidades e possibilidades da instituição, utilizando os procedimentos definidos no Código dos Contratos Públicos;
2. b)Promover e lançar os processos globais internos de contratação de bens e serviços, tendo em consideração as necessidades comuns e conjuntas de diferentes Serviços e Unidades;
3. c)Preparar e elaborar, de acordo com as necessidades e interesses da instituição, os procedimentos de agregação e centralizados realizados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (ESPAP), no âmbito dos respetivos acordos quadro;
4. d)Garantir o registo e o cumprimento permanente e atualizado, para cada tipo de procedimento e fornecedores, dos limites de aquisição definidos no Código dos Contratos Públicos;
5. e)Preparar e elaborar as peças processuais necessárias aos procedimentos - caderno de encargos, convite/programa de concurso, relatório preliminar e final, projeto de decisão, notificação de adjudicação, minuta de contrato e contrato, com o apoio técnico dos respetivos responsáveis pelas propostas de aquisição e procedimentos associados;
6. f)Gerir, desenvolver e utilizar a plataforma eletrónica de compras públicas, que estiver em vigor no IP Portalegre, para os procedimentos que exijam esta aplicação;
7. g)Proceder à seleção, avaliação e monitorização dos fornecedores de bens e serviços, efetuando a verificação do cumprimento dos requisitos definidos no Código dos Contratos Públicos e no Sistema de Controlo Interno, implementando, sempre que justificável, as medidas corretivas adequadas;
8. h)Elaborar e remeter aos fornecedores as notas de encomenda/requisições ou compromissos, no âmbito dos procedimentos autorizados e devidamente instruídos;
9. i)Efetuar o controlo das entregas dos bens e da prestação dos serviços adjudicados, em articulação com os proponentes e/ou respetivos Serviços ou Unidades;
10. j)Proceder à receção, validação e registo, nos ficheiros de controlo dos processos, da faturação emitida pelos fornecedores, relativa aos procedimentos de aquisição desenvolvidos;
11. k)Realizar os registos e o controlo dos consumos e das existências de bens, ao nível dos inventários de material em que seja definido e/ou necessário;
12. l)Manter atualizado o registo e a publicitação, no portal BASE - contratos públicos online, dos contratos celebrados pelo IP Portalegre;
13. m)Assegurar a adequada, contínua e eficaz gestão e controlo dos contratos de bens e serviços, em articulação e apoio ao gestor nomeado para cada contrato, pelo Presidente do IP Portalegre;
14. n)Contribuir para a concretização e manutenção de uma política de aquisições, suportada pela gestão económica dos bens e serviços e utilização racional e eficiente dos recursos disponíveis;
15. o)Contribuir e promover a melhoria contínua do planeamento nas aquisições, da identificação das necessidades e da elaboração das respetivas propostas/pedidos de aquisição, em articulação com os diversos Serviços e Unidades do IP Portalegre;
16. p)Efetuar a necessária, permanente e eficiente articulação com os Serviços de Gestão Financeira e Orçamental, em todas as fases dos procedimentos de aquisição de bens e serviços e nas restantes tarefas que exijam essa estreita colaboração mútua;
17. q)Garantir a prestação de informação, legalmente exigida e outra que seja solicitada, relativa a aquisições, aprovisionamento, consumos e procedimentos, aos órgãos de gestão do IP Portalegre e às entidades externas;
18. r)Implementar e desenvolver, de forma permanente, a manutenção e adequação de procedimentos que garantam, na área de Aquisições e Aprovisionamento, um Sistema de Controlo Interno consistente e eficaz;
19. s)Assegurar, implementar e acompanhar, em permanência, ao nível dos Serviços de Aquisições e Aprovisionamento e em todo o IP Portalegre, as recomendações do Conselho de Prevenção da Corrupção sobre prevenção de riscos de corrupção na contratação pública;
20. t)Executar outras atividades que, no domínio das Aquisições e Aprovisionamento, lhe sejam atribuídas ou solicitadas.
3 -Os Serviços de Aquisições e Aprovisionamento poderão ser dirigidos por um coordenador, cargo de direção intermédia de 3.º grau, o qual exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Administrador do Instituto.

Artigo 6.º — Serviços de Aquisições e Aprovisionamento

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