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Artigo 7.º — Serviços de Arquivo e Gestão Documental

Vigente desde: 22/07/2021
  1. 1 -Aos Serviços de Arquivo e Gestão Documental (SAGD) incumbe o expediente, arquivo e documentação, ao nível do tratamento e encaminhamento do expediente, definição e manutenção de arquivos, bem como a coordenação e supervisão do serviço de Gestão Documental do IPP.
  2. 2 -Compete, genericamente, aos SAGD:
    1. a)Identificar, elaborar e implementar percursos na aplicação de gestão documental;
    2. b)Colaborar na integração das várias plataformas digitais existentes com a plataforma de gestão documental;
    3. c)Gerir e disponibilizar o acesso online aos formulários existentes no IP Portalegre;
    4. d)Efetuar o controlo dos registos, classificação e digitalização da correspondência recebida e expedida;
    5. e)Gerir, manter e controlar a base de dados de gestão documental;
    6. f)Assegurar, monitorizar e conferir a transferência de documentos e processos das unidades e serviços para o arquivo central, de acordo com o disposto nos procedimentos internos;
    7. g)Assegurar a gestão, conservação e organização do arquivo definitivo, de acordo com os prazos definidos na lei e nas disposições internas, promovendo a destruição dos documentos fora de prazo e elaborando os respetivos autos;
    8. h)Assegurar a entrega dos documentos/processos, em arquivo, requisitados pelos serviços;
    9. i)Assegurar a elaboração e cumprimento de regras para consulta e reprodução da documentação conservada;
    10. j)Garantir, em articulação com a área de Recursos Humanos e de forma sempre atualizada, a digitalização e disponibilização on-line dos processos individuais dos trabalhadores;
    11. k)Avaliar e selecionar documentação antiga;
    12. l)Assegurar o tratamento (eliminação) e reciclagem de papel com caráter confidencial;
    13. m)Garantir e controlar a implementação e aplicação da portaria de seleção e avaliação documental no IP Portalegre;
    14. n)Proceder à codificação e disponibilização de documentos;
    15. o)Promover a conceção e disseminação de normas de gestão documental para utilização dos serviços;
    16. p)Assegurar a análise, sistematização e divulgação da legislação diária com impacto nas atividades do IP Portalegre, mantendo a respetiva base de dados atualizada;
    17. q)Garantir a microfilmagem de documentos, efetuando o respetivo controlo de qualidade necessário;
    18. r)Executar outras atividades que, no domínio dos Serviços de Arquivo e Gestão Documental, lhe sejam atribuídas ou solicitadas.
  3. 3 -Os Serviços de Arquivo e Gestão Documental poderão ser dirigidos por um coordenador, cargo de direção intermédia de 3.º grau, o qual exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Administrador do Instituto.

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Em vigor desde 22/07/2021

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