Art.º 6 · Despacho n.º 733/2023 — Departamento Administrativo e Financeiro (DAF)

1 -São competências da Divisão de Gestão Financeira (DGF):
1. a)Planear, coordenar e controlar as atividades relacionadas com a gestão da contabilidade e da tesouraria;
2. b)Assegurar a elaboração do Plano Plurianual de Investimentos e Orçamento, respetivas alterações e revisões e do Documento de Prestação de Contas;
3. c)Elaborar a informação contabilística e estatística sobre a atividade desenvolvida na divisão, andamento dos trabalhos, cumprimento de prazos e dificuldades surgidas, que deva ser fornecida aos diversos serviços e entidades;
4. d)Recolher toda a informação necessária ao normal processamento contabilístico junto dos diversos setores e serviços;
5. e)Assegurar a receção dos documentos, nos prazos regulamentados, bem como o controlo de competências para a realização de despesas e respetivas assinaturas, de acordo com os regulamentos internos e legislação em vigor;
6. f)Assegurar o registo de dados contabilizáveis e de contas de exploração e efetuar lançamentos;
7. g)Realizar ou colaborar no apuramento de valores de receitas cobradas a transferir para outros setores e entidades;
8. h)Elaborar balancetes, contas analíticas de exploração, bem como outros elementos julgados necessários;
9. i)Garantir a conferência, controlo e registo diário das faturas recebidas e o controlo de saldos e situação de fornecedores;
10. j)Assegurar a legitimidade e correta classificação dos diversos elementos e comprovantes da contabilidade, de acordo com as disposições legais e normas internas em vigor, sugerindo as medidas corretivas;
11. k)Colaborar na elaboração de normas de contabilidade analítica e na definição de custos, em conjugação com os aspetos orçamentais;
12. l)Apurar, repartir, imputar e controlar gastos de produção gerais e por centros de responsabilidade.
13. m)Colaborar na definição e simplificação de circuitos da contabilidade e assegurar as ligações indispensáveis ao tratamento automático de dados;
14. n)Fechar a contabilidade geral, analítica e pública assim como a elaboração dos elementos a enviar ao Tribunal de Contas dentro dos prazos legais;
15. o)Assegurar a gestão patrimonial de infraestruturas;
16. p)Assegurar e manter atualizado o inventário dos bens patrimoniais dos SMAS de Almada;
17. q)Garantir a avaliação e valorização do património móvel e imóvel dos SMAS de Almada.
18. 1.1 -São competências do Gabinete de Contabilidade (GCONT):
19. a)Registar as receitas e despesas, controlando as respetivas dotações orçamentais;
20. b)Cabimentar as despesas a realizar;
21. c)Efetuar a cativação de verbas, mediante o comprovativo das despesas realizadas;
22. d)Promover o pagamento das despesas mediante a emissão prévia das autorizações de pagamento;
23. e)Colaborar na elaboração dos orçamentos, revisões e alterações orçamentais, bem como das contas de gerência;
24. f)Receber e conferir todos os documentos que se destinem à Contabilidade, independentemente de deverem ou não ser contabilizados;
25. g)Proceder à separação dos documentos por grupos de movimentos a realizar, efetuando a sua classificação de acordo com o plano de contas aprovado;
26. h)Efetuar o controlo da informação contabilística, verificando se cada documento está devidamente classificado;
27. i)Conferir todos os movimentos processados com as informações de base que lhes deram origem;
28. j)Registar os movimentos em computador, atualizando os respetivos ficheiros e processando as respetivas listagens de fornecedores, balancetes e extratos de conta;
29. k)Proceder, com base em mapas informáticos, à análise e verificação de contas.
30. 1.2 -São competências do Gabinete de Tesouraria (GTES):
31. a)Assegurar o registo e o controlo dos recebimentos e pagamentos;
32. b)Manter atualizada a informação diária sobre o saldo de tesouraria.
33. c)Assegurar o depósito diário das receitas em instituições bancárias e o controlo dos respetivos movimentos;
34. d)Registar todos os recebimentos, com base nas guias de recebimento emitidas pela contabilidade;
35. e)Proceder à conferência de valores recebidos nos diversos locais de cobrança;
36. f)Assegurar o expediente de tesouraria e as ligações funcionais aos balcões de atendimento público, em coordenação com o Departamento Comercial e Atendimento;
37. g)Gerir as disponibilidades das contas bancárias, assegurando as transferências entre bancos, de forma a garantir os saldos necessários aos pagamentos a efetuar pelos SMAS de Almada;
38. h)Dar cumprimento às ordens de pagamento, tendo em conta as disponibilidades correntes;
39. i)Proceder à emissão de documentos relativos aos pagamentos por cheque, transferência ou caixa.
40. j)Providenciar a assinatura de cheques e ordens de transferência bancária;
41. k)Efetuar o controlo do cumprimento dos requisitos legais para efetivação de pagamentos e recebimentos;
42. l)Assegurar o processo de pagamento por parte das entidades oficiais através de transferência bancária;
43. m)Proceder à conferência e controlo das reposições aos fundos de maneio dos diversos departamentos;
44. n)Implementar normas de gestão dos fundos de maneio.
45. 1.3 -São competências do Gabinete do Património (GPAT):
46. a)Promover a arquitetura, implementação, manutenção e melhoria contínua do sistema de gestão patrimonial de infraestruturas;
47. b)Garantir a realização de inventários periódicos aos bens patrimoniais dos SMAS de Almada, promovendo a articulação com os serviços municipais na corresponsabilização dos bens patrimoniais sob a sua gestão;
48. c)Assegurar a atualização do cadastro de todo o imobilizado dos Serviços, no que respeita a existências, sua localização e outras informações necessárias, controlando designadamente as aquisições, modificações e abates, de acordo com os regulamentos internos e a legislação em vigor;
49. d)Promover, em estreita coordenação com as outras unidades orgânicas, à comunicação das alterações aos bens sob a sua responsabilidade, designadamente quanto a transferências, abates, reparações e beneficiações;
50. e)Acompanhar os processos de aquisição de bens móveis, em articulação com os serviços de forma a garantir o registo de inventário e a sua identificação;
51. f)Acompanhar os processos de abate comunicados pelos serviços relativos aos bens móveis patrimoniais, assegurando a verificação dos requisitos para abate patrimonial e as operações de abate e de alienação dos bens;
52. g)Assegurar a administração do património dos SMAS de Almada nos processos de aquisição e de alienação de imóveis, garantindo o cumprimento dos requisitos ligados aos procedimentos de compra e venda, em estreita articulação com o Gabinete Jurídico e como o Departamento ou a Divisão competente da Câmara Municipal de Almada, para efeitos de notariado, e os subsequentes registos de propriedade e patrimoniais;
53. h)Promover os estudos de avaliação com a definição de critérios e requisitos de valorização do património móvel e imóvel, nomeadamente em processos de alienação;
54. i)Garantir a atualização do património móvel e imóvel em colaboração com os outros departamentos;
55. j)Acompanhar os processos de seguros necessários à salvaguarda do património.
2 -São competências da Divisão de Gestão Administrativa (DGA):
1. a)Planear, coordenar e controlar as atividades de aprovisionamento, armazenagem e fornecimento de materiais e de receção, registo, expedição e arquivo da correspondência;
2. b)Assegurar o planeamento das necessidades de contratação de bens e serviços junto dos serviços utilizadores internos, em tempo útil, tendo em vista a preparação, agregação e gestão do lançamento dos procedimentos de contratação pública;
3. c)Elaborar anualmente o Plano de Compras;
4. d)Elaborar informação estatística sobre a atividade desenvolvida na Divisão, andamento dos trabalhos, cumprimento de prazos e dificuldades surgidas que deva ser fornecida aos diversos serviços e entidades;
5. e)Assegurar os processos de escolha e execução dos procedimentos de contratação do plano de aprovisionamento e da carteira de compras internas dos SMAS de Almada;
6. f)Assegurar a verificação da conformidade dos procedimentos de contratação e a qualidade do fornecimento;
7. g)Assegurar a gestão de stocks, a aquisição de materiais requisitados pelos utilizadores, não existentes em armazém;
8. h)Assegurar a definição dos materiais de stock e a fixação das quantidades económicas de encomenda, dos stocks de segurança e dos pontos de encomenda;
9. i)Assegurar as ligações funcionais com os armazéns e a gestão de stocks;
10. j)Assegurar a gestão do armazém, nomeadamente proceder à conferência dos documentos justificativos das entradas e saídas dos artigos de armazém, à receção, conferência quantitativa e qualitativa dos materiais adquiridos e à arrumação e codificação dos materiais armazenados;
11. k)Assegurar a conservação e segurança dos materiais armazenados;
12. l)Assegurar a gestão dos contratos os serviços de vigilância e limpeza das instalações dos SMAS de Almada;
13. m)Assegurar a gestão do arquivo central de documentos dos SMAS de Almada, em articulação com as unidades orgânicas;
14. n)Implementar normas, instruções de trabalho, minutas e medidas de controlo e verificação do cumprimento do Código da Contratação Pública, em articulação com as unidades orgânicas.
15. 2.1 -São competências da Secretaria Central (SEC):
16. a)Assegurar a digitalização e o registo na gestão documental da correspondência externa e promover a sua distribuição pelas unidades orgânicas;
17. b)Assegurar as atividades de receção, recolha e distribuição de expediente externo e serviço de estafeta;
18. c)Assegurar o tratamento e controlo da correspondência expedida dos SMAS de Almada;
19. d)Assegurar a recolha e registo dos documentos para arquivo, em articulação com os serviços produtores de documentos e processos;
20. e)Colaborar na atualização do plano de classificação de arquivo;
21. f)Assegurar a atualização sistemática do plano de classificação de arquivo, em articulação com os serviços produtores de documentos;
22. g)Assegurar a limpeza pontual das instalações e a manutenção de utilitários nas instalações sanitárias;
23. h)Assegurar a afixação de editais.
24. 2.2 -São competências do Gabinete de Compras e Armazém (GCA):
25. a)Proceder à abertura dos procedimentos de bens e serviços depois de devidamente autorizados;
26. b)Manter atualizado o registo de artigos, fornecedores e preços;
27. c)Manter organizados os processos de aquisição de bens e serviços;
28. d)Assegurar a gestão das existências em armazém;
29. e)Satisfazer os pedidos e devoluções feitas ao armazém depois de devidamente autorizados;
30. f)Elaborar as notas de encomenda, após adequada instrução dos processos;
31. g)Conferir e registar as entradas e saídas em armazém, verificando quantidades e qualidade dos artigos, mantendo atualizado o ficheiro de existências;
32. h)Promover a realização do inventário anual dos artigos em armazém;
33. i)Elaborar os relatórios de atividade do Serviço.
3 -São competências da Área de Apoio Administrativo do Departamento (AAA do DAF):
1. a)Fazer a gestão documental da correspondência interna e externa do Departamento;
2. b)Assegurar o apoio administrativo e tratamento de texto dos documentos do Departamento;
3. c)Organizar o arquivo dos registos de suporte às diversas atividades do Departamento;
4. d)Secretariar e apoiar o Diretor de Departamento e os Chefes de Divisão;
5. e)Executar as atividades administrativas de suporte à execução das intervenções do Departamento.

Artigo 6.º — Departamento Administrativo e Financeiro (DAF)

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