Á Secção de Expediente, Arquivo e Documentação, coordenada por um trabalhador integrado na carreira de Assistente Técnico com a categoria de Coordenador Técnico, compete, designadamente:
- 1 -Na área de atendimento ao público:
- a)Assegurar o atendimento administrativo geral, presencial, telefónico e digital, orientando os munícipes e entidades externas no encaminhamento dos respetivos pedidos.
- 2 -Na área de expediente:
- a)Assegurar o funcionamento do expediente geral do Município, garantindo a receção, registo, classificação, distribuição e expedição da correspondência e demais documentos;
- b)Apoiar os órgãos do município e organizar as atas das reuniões;
- c)Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais diretivas de carácter genérico;
- d)Superintender e assegurar o serviço de telefone, reprografia, portaria e limpeza das instalações, bem como superintender no pessoal das áreas de pessoal auxiliar;
- e)Organizar e manter atualizado o sistema de sinalização interna do edifício da Câmara;
- f)Prestar a devida colaboração na realização de recenseamentos e eleições.
- g)Proceder ao registo, controlo e tramitação dos processos administrativos, assegurando o cumprimento dos prazos, formalidades legais e circuitos procedimentais definidos.
- 3 -Na área do arquivo e documentação:
- a)Organizar, gerir e assegurar o funcionamento do arquivo municipal, garantindo a conservação, segurança, classificação e acesso à documentação administrativa;
- b)Implementar e aplicar sistemas de gestão documental, promovendo a normalização, racionalização e eficiência dos fluxos documentais e informacionais;
- c)Assegurar o cumprimento das normas legais, regulamentares e técnicas aplicáveis à gestão documental, arquivo e acesso à informação administrativa;
- d)Proceder à avaliação, seleção e eliminação de documentos, de acordo com as tabelas de seleção documental e a legislação em vigor;
- e)Promover a digitalização, desmaterialização e preservação digital da documentação municipal, em articulação com o Serviço de Informática;
- f)Garantir o acesso à informação administrativa e aos documentos arquivados, assegurando a transparência, a confidencialidade e a proteção de dados pessoais;
- g)Prestar apoio técnico e aconselhamento aos serviços municipais em matéria de gestão documental, arquivo e procedimentos administrativos;
- h)Proceder à recolha, tratamento e organização da informação documental relevante para a atividade municipal;
- i)Remeter à biblioteca municipal os elementos recebidos cujo interesse de consulta pública se considere notório.