Despacho

Despacho n.º 7559/2018

Regulamento de Funcionamento dos Serviços de Ação Social Escolar da Universidade dos Açores

Capítulo I - Âmbito, natureza e atribuições

Âmbito

O presente documento visa estabelecer o regulamento de funcionamento dos Serviços de Ação Social Escolar da Universidade dos Açores, conforme o preceituado no artigo 63.º n.º 9 dos Estatutos da Universidade dos Açores, adiante também designados por regulamento e estatutos da UAc.

Artigo 2.º

Natureza

Os Serviços de Ação Social Escolar da Universidade dos Açores, adiante também designados por SASE, gozam de autonomia administrativa e financeira, nos termos e âmbito definidos por lei e pelos estatutos da UAc e estão sujeitos à fiscalização exercida pelo fiscal único, sendo as suas contas consolidadas com as contas da UAc.

Artigo 3.º

Atribuições

1 -Aos SASE compete assegurar as funções da ação social escolar na UAc, proporcionando aos estudantes melhores condições de estudo, formação, integração social e académica, entre outros.
2 -Incumbe aos SASE, nomeadamente:
1. a)Atribuir bolsas de estudo;
2. b)Conceder auxílios de emergência;
3. c)Promover e garantir o acesso à alimentação em cantinas e bares;
4. d)Promover e garantir o acesso ao alojamento;
5. e)Promover a saúde e o bem-estar da comunidade universitária;
6. f)Conceder apoios específicos aos estudantes, nos termos da lei e dos estatutos da UAc e/ou de contratos por esta celebrados;
7. g)Promover o apoio médico e psicológico aos estudantes;
8. h)Desenvolver outras atividades que se mostrem necessárias à execução da política da ação social escolar da UAc.

Capítulo II - Órgãos dos SASE e competências

Artigo 4.º

Órgãos dos SASE

São órgãos dos SASE:

a)O Conselho de Ação Social (CAS);
b)O Conselho de Gestão (CG).

Secção I - Conselho de Ação Social

Artigo 5.º

Conselho de Ação Social

1 -O Conselho de Ação Social, abaixo designado por CAS é o órgão superior de orientação geral da ação social escolar na UAc.
2 -O CAS é constituído:
1. a)Pelo Reitor, que preside, com voto de qualidade;
2. b)Pelo Diretor Executivo dos SASE;
3. c)Por dois representantes da associação de estudantes, um dos quais bolseiro.

Artigo 6.º

Competência do Conselho de Ação Social

1 -Compete ao CAS:
1. a)Aprovar a forma de aplicação da política de ação social escolar na UAc;
2. b)Acompanhar e fiscalizar o cumprimento das orientações gerais que garantam o funcionamento dos SASE;
3. c)Dar Parecer sobre o Relatório de Atividades, e as Contas, bem como sobre os Planos de Atividades e Orçamento, e sobre os Planos de Desenvolvimento, a médio e longo prazo, para a ação social;
4. d)Propor mecanismos que garantam a qualidade dos serviços prestados e definir os critérios e os meios para a sua avaliação.
2 -Sem prejuízo do disposto no número anterior, o CAS pode propor outras formas de apoio social, consideradas adequadas à ação social a desenvolver na UAc.

Secção II - Conselho de Gestão

Artigo 7.º

Conselho de Gestão

1 -O Conselho de Gestão é o órgão de gestão administrativa, patrimonial e financeira, sendo-lhe aplicada a legislação em vigor para os organismos públicos dotados de autonomia administrativa e financeira.
2 -O Conselho de Gestão é composto:
1. a)Pelo Reitor da Universidade dos Açores, que preside, com voto de qualidade;
2. b)Pelo Diretor Executivo dos SASE;
3. c)Pelo Coordenador a que se refere o artigo 63.º n.º 5 dos estatutos da UAc.
3 -O coordenador a que se refere o artigo 63.º n.º 5 dos estatutos da UAc é um coordenador de área como consta do Despacho n.º 14732/2016, de 25 de novembro, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 233, de 6 de dezembro, cujo grau corresponde a um cargo de direção intermédia de 3.º grau conforme a alínea c) do n.º 4 do artigo 130.º dos estatutos da UAc, exercendo as suas funções na área da ação social escolar.
4 -Compete ao coordenador, designadamente:
1. a)Participar nas reuniões do Conselho de Gestão como vogal e nele exercer as funções de secretário;
2. b)Preparar as reuniões do Conselho de Gestão, incluindo a verificação da documentação de suporte aos pontos agendados;
3. c)Acompanhar a implementação das deliberações do Conselho de Gestão;
4. d)Promover a realização de inquéritos conducentes à avaliação do funcionamento dos SASE;
5. e)Propor medidas para o aumento da eficiência e da eficácia dos SASE, em estreita articulação com os serviços e gabinetes que o constituem;
6. f)Desempenhar as demais funções que lhe sejam solicitadas pelo diretor executivo ou atribuídas pela lei, pelos estatutos e pelos regulamentos.

Artigo 8.º

Competência do Conselho de Gestão

1 -Compete ao Conselho de Gestão, designadamente:
1. a)Aprovar os instrumentos de gestão e fiscalizar a sua execução;
2. b)Aprovar os projetos de orçamento e o plano de desenvolvimento a médio prazo para a ação social;
3. c)Promover e fiscalizar a cobrança de receitas, bem como autorizar as despesas;
4. d)Organizar a contabilidade e fiscalizar a sua escrituração;
5. e)Apresentar os Relatórios e Contas anuais e submetê-los ao Tribunal de Contas;
6. f)Promover a verificação regular dos fundos em cofre e em depósito e fiscalizar a respetiva escrituração contabilística;
7. g)Deliberar sobre o montante dos fundos permanentes;
8. h)Acompanhar a gestão financeira e patrimonial dos SASE, promovendo a organização e a permanente atualização do inventário e do cadastro dos bens móveis e imóveis;
9. i)Fixar os preços e taxas, a cobrar pelos SASE.
2 -O Conselho de Gestão poderá delegar no Diretor Executivo, as competências consideradas indispensáveis a uma gestão eficiente.
3 -O Conselho de Gestão reunirá, obrigatoriamente, uma vez por mês e extraordinariamente por iniciativa do presidente ou a solicitação de qualquer dos seus membros.
4 -As deliberações do Conselho de Gestão são tomadas por maioria simples.

Capítulo III - Serviços dos SASE

Artigo 9.º

Serviços

1 -Os SASE integram os seguintes Serviços:
1. a)Serviços Administrativos e Financeiros;
2. b)Gabinete de Apoio ao Aluno.
2 -Os SASE no Campus de Angra do Heroísmo exercem as suas atribuições nos domínios das bolsas de estudo, alojamento, alimentação, área administrativa e financeira, sob a orientação dos responsáveis dos Serviços Administrativos e Financeiros e do Gabinete de Apoio ao Aluno.

Secção I - Serviços Administrativos e Financeiros

Artigo 10.º

Organização

Os Serviços Administrativos e Financeiros terão a supervisão, preferencialmente, de um técnico superior, compreendendo os seguintes Setores:

a)Setor Administrativo e Financeiro;
b)Setor dos Recursos Humanos e Expediente;
c)Setor de Aprovisionamento e Património;
d)Setor de Alimentação.

Subsecção I - Setor Administrativo e Financeiro

Artigo 11.º

Competências

Ao Setor Administrativo e Financeiro compete, nomeadamente:

a)Executar a escrituração respeitante à contabilidade orçamental, patrimonial e analítica dos SASE;
b)Elaborar a documentação e promover a liquidação e cobrança de receitas dos SASE;
c)Instruir os processos relativos a despesas e informar quanto à sua legalidade, conferir as ordens de pagamento e processar as requisições de fundos;
d)Elaborar e controlar as contas correntes com as entidades que têm movimentos financeiros com os SASE;
e)Conferir os documentos e os movimentos de recebimento e pagamento da tesouraria assegurando o seu planeamento a curto prazo;
f)Preparar e elaborar o projeto de orçamento ordinário dos SASE bem como os orçamentos suplementares e necessárias alterações;
g)Preparar e elaborar a prestação de contas anual a enviar ao Tribunal de Contas;
h)Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis de acordo com as disposições legais sobre a matéria;
i)Organizar os autos de abate e inutilização dos bens deteriorados;
j)Promover o balanço anual do património dos SASE e proceder às amortizações nos termos da lei;
k)Manter devidamente processados, escriturados e atualizados os documentos de tesouraria, no estrito cumprimento pelas disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade dos SASE;
l)Arrecadar todas as importâncias cobradas nos SASE, mediante guias ou documentos passados pelas entidades competentes;
m)Proceder ao depósito das importâncias autorizadas respeitantes às requisições de fundos e cobradas diretamente pelos SASE;
n)Dar cumprimento às ordens de pagamento;
o)Escriturar a folha de cofre, conjuntamente com os documentos de suporte da receita e da despesa;
p)Controlar as contas bancárias;
q)Colaborar na elaboração de balancetes e outros documentos que lhe sejam solicitados;
r)Executar tudo o que mais lhe seja determinado superiormente;
s)Zelar pela guarda e segurança dos valores em cofre.

Subsecção II - Setor dos Recursos Humanos e Expediente

Artigo 12.º

Competências

Ao Setor dos Recursos Humanos e Expediente compete, nomeadamente:

a)Recolher e tratar os dados relevantes para a gestão integrada dos recursos humanos e elaborar periodicamente os respetivos relatórios;
b)Executar as ações necessárias à organização e instrução dos processos relativos ao pessoal que preste serviço nos SASE, a qualquer título;
c)Recolher e verificar os elementos necessários do registo de assiduidade do pessoal e assegurar a organização e atualização do cadastro de pessoal;
d)Processar os salários, gratificações e outros abonos ao pessoal;
e)Desencadear, de acordo com o disposto na lei, o processo periódico de avaliação de desempenho do pessoal;
f)Efetuar a receção, classificação, registo e distribuição oportuna da correspondência recebida, bem como assegurar a expedição da correspondência a enviar pelos SASE;
g)Organizar e manter atualizado o arquivo geral dos SASE, bem como a documentação à sua guarda;
h)Assegurar o expediente geral dos SASE.

Subsecção III - Setor de Aprovisionamento e Património

Artigo 13.º

Competências

Ao Setor do Aprovisionamento e Património compete, nomeadamente:

a)Proceder ao aprovisionamento de bens, materiais e equipamentos necessários ao regular funcionamento dos serviços;
b)Providenciar para que as aquisições se realizem de acordo com as normas legais;
c)Proceder a uma racional gestão de compras, de acordo com critérios definidos em colaboração com os utilizadores, após superior aprovação;
d)Assegurar um correto armazenamento dos bens, materiais e equipamentos, garantindo o respetivo transporte e distribuição;
e)Fornecer, após verificação de eventuais autorizações, mas sempre mediante requisição própria, os bens e materiais destinados ao funcionamento dos serviços, controlando as entregas através de um sistema eficaz que garanta a sua adequada afetação e a mais correta utilização;
f)Manter em armazém a existência que assegure o regular funcionamento dos vários setores;
g)Providenciar para que todos os equipamentos e bens móveis e imóveis estejam em permanentes condições de funcionamento;
h)Proceder a vistorias periódicas para avaliação de anomalias;
i)Instruir os utilizadores da forma correta de utilização dos equipamentos e respetivas normas de segurança;
j)Preparar para cada exercício económico uma previsão das necessidades dos serviços de reparação e manutenção (assistência técnica) a contratar ao exterior ou a realizar internamente, bem como os equipamentos, máquinas, utensílios, materiais, ferramentas e outros bens necessários ao desenvolvimento da atividade normal da área;
k)Colaborar com o Setor Administrativo e Financeiro na permanente atualização do inventário e cadastro de bens e realizar as verificações físicas periódicas;
l)Elaborar pareceres ou propor autos de abate ou alienação de bens, em fim de vida ou sem interesse funcional;
m)Elaborar as condições técnicas gerais e especiais a integrar nos processos de concurso;
n)Propor o abate dos bens que se encontrem obsoletos.

Subsecção IV - Setor de Alimentação

Artigo 14.º

Competências

Ao Setor de Alimentação compete, nomeadamente:

a)Assegurar o cumprimento das normas e orientações estabelecidas para o funcionamento e utilização de todas as unidades alimentares;
b)Criar ciclos de ementas, observando critérios de nutrição, equilíbrio e qualidade alimentar nas unidades alimentares;
c)Zelar pelo fornecimento de refeições que, em rigor, obedeçam às normas de segurança e higiene alimentar;
d)Otimizar os recursos humanos afetos às unidades alimentares;
e)Verificar, com base no que legalmente ou contratualmente esteja estabelecido, todo e qualquer processo, ação, tarefa ou procedimento de utilização relativos à prestação de serviços concessionados nas unidades alimentares;
f)Desenvolver e implementar o plano de autocontrolo nas unidades em gestão direta, assim como verificar a sua implementação nas unidades concessionadas, de forma a assegurar que todos os alimentos resultantes das atividades das unidades em apreço cumprem as disposições legais em vigor em matéria de salubridade e higiene;
g)Assegurar o normal funcionamento dos refeitórios e bares e propor as normas a que deve obedecer a sua utilização e funcionamento e respetivas estruturas de apoio;
h)Zelar pela manutenção, conservação e higiene do equipamento das instalações;
i)Entregar na área competente as receitas cobradas, bem como toda a documentação de suporte;
j)Recolher e facultar os dados estatísticos específicos aos serviços competentes.

Secção II - Gabinete de Apoio ao Aluno

Artigo 15.º

Organização

O Gabinete de Apoio ao Aluno terá a supervisão, preferencialmente, de um técnico superior, compreendendo os seguintes Setores:

a)Setor de Bolsas e Alojamento
b)Setor de Saúde

Subsecção I - Setor de Bolsas e Alojamento

Artigo 16.º

Competências

Ao Setor de Atribuição de Bolsas e Alojamento, compete, nomeadamente:

a)Organizar os processos de candidatura e propor os benefícios sociais a conceder;
b)Fazer o acompanhamento dos estudantes no sentido de identificar situações supervenientes de carência económica, desadaptação ao ambiente escolar, ou outras que possam influenciar o sucesso escolar e a sua inserção social;
c)Propor a atribuição de benefícios sociais aos estudantes ou quaisquer outras medidas que possam contribuir para o sucesso escolar e a sua inserção social;
d)Preparar o acolhimento dos estudantes estrangeiros e dos estudantes em mobilidade e fazer o seu acompanhamento regular;
e)Propor a adoção de medidas de natureza preventiva no âmbito da saúde e do combate às diversas formas de dependência;
f)Propor e colaborar na elaboração de estudos sobre as condições socioeconómicas dos estudantes;
g)Fazer recomendações no sentido de melhorar as condições de alojamento e dos serviços de saúde dos SASE;
h)Enviar aos serviços competentes os elementos necessários ao pagamento dos apoios financeiros;
i)Organizar e enviar aos serviços competentes os elementos necessários à elaboração do orçamento e relatório anual dos SASE;
j)Assegurar o normal funcionamento das residências;
k)Propor superiormente alterações ao regulamento de utilização das residências e as regras da sua administração, bem como assegurar o cumprimento dos regulamentos;
l)Organizar os processos de candidatura aos alojamentos e submetê-los a decisão superior;
m)Organizar e manter atualizado um sistema de controlo da utilização das residências;
n)Vistoriar as instalações, aquando da entrada e saída dos utilizadores;
o)Proceder à elaboração dos elementos necessários à cobrança pontual das receitas dos alojamentos;
p)Providenciar e apoiar na existência de sistemas de lavagem e tratamento das roupas das residências;
q)recolher e facultar os dados estatísticos específicos aos serviços competentes.

Subsecção II - Setor de Saúde

Artigo 17.º

Competências

Ao Setor de Saúde compete, nomeadamente:

a)Proporcionar o acesso dos estudantes a serviços de apoio médico;
b)Propor formas de cooperação que facilitem as condições de acesso dos estudantes ao Serviço Regional de Saúde;
c)Colaborar em campanhas que visem a profilaxia de doenças e a divulgação de atividades no âmbito da saúde;
d)Recolher e facultar os dados estatísticos específicos aos serviços competentes;
e)Proporcionar o atendimento psicológico nos domínios da orientação/reorientação escolar;
f)Proporcionar o apoio psicopedagógico;
g)Proporcionar o apoio psicológico a problemas pessoais/relacionais;
h)Desenvolver atividades de natureza preventiva, de forma a dar resposta às necessidades pessoais nas suas diferentes áreas.

Capítulo IV - Disposições finais e transitórias

Artigo 18.º

Publicitação

Será publicitada, no sítio da internet da UAc, mais concretamente na área dos SASE, a estrutura dos serviços e respetivos responsáveis.

Artigo 19.º

Colaboração de alunos nas atividades dos SASE

Os SASE proporcionarão a estudantes dos cursos ministrados na UAc, formas de colaboração que se revelem possíveis e vantajosas para as partes.

311529462

Artigo 16.º

Competências

Ao Setor de Atribuição de Bolsas e Alojamento, compete, nomeadamente:

a)Organizar os processos de candidatura e propor os benefícios sociais a conceder;
b)Fazer o acompanhamento dos estudantes no sentido de identificar situações supervenientes de carência económica, desadaptação ao ambiente escolar, ou outras que possam influenciar o sucesso escolar e a sua inserção social;
c)Propor a atribuição de benefícios sociais aos estudantes ou quaisquer outras medidas que possam contribuir para o sucesso escolar e a sua inserção social;
d)Preparar o acolhimento dos estudantes estrangeiros e dos estudantes em mobilidade e fazer o seu acompanhamento regular;
e)Propor a adoção de medidas de natureza preventiva no âmbito da saúde e do combate às diversas formas de dependência;
f)Propor e colaborar na elaboração de estudos sobre as condições socioeconómicas dos estudantes;
g)Fazer recomendações no sentido de melhorar as condições de alojamento e dos serviços de saúde dos SASE;
h)Enviar aos serviços competentes os elementos necessários ao pagamento dos apoios financeiros;
i)Organizar e enviar aos serviços competentes os elementos necessários à elaboração do orçamento e relatório anual dos SASE;
j)Assegurar o normal funcionamento das residências;
k)Propor superiormente alterações ao regulamento de utilização das residências e as regras da sua administração, bem como assegurar o cumprimento dos regulamentos;
l)Organizar os processos de candidatura aos alojamentos e submetê-los a decisão superior;
m)Organizar e manter atualizado um sistema de controlo da utilização das residências;
n)Vistoriar as instalações, aquando da entrada e saída dos utilizadores;
o)Proceder à elaboração dos elementos necessários à cobrança pontual das receitas dos alojamentos;
p)Providenciar e apoiar na existência de sistemas de lavagem e tratamento das roupas das residências;
q)recolher e facultar os dados estatísticos específicos aos serviços competentes.