Compete à Divisão Administrativa:
- 1 -No âmbito administrativo:
- a)Emitir certidões e outros atos meramente declarativos, a solicitação dos interessados;
- b)Autenticar todos os documentos e atos oficiais dos SMAS.
- 2 -No âmbito das comparticipações financeiras:
- a)Preparar a instrução, organização e submissão das candidaturas relativas a projetos cofinanciados, quer pela União Europeia, quer pelo Estado Português;
- b)Acompanhar o processo de aprovação das candidaturas, prestando os necessários esclarecimentos às entidades oficiais promotoras dos Avisos;
- c)Acompanhar a execução das candidaturas, procedendo ao reporte solicitado pelas entidades oficiais promotoras dos Avisos;
- d)Elaborar os pedidos de pagamento, acompanhando o respetivo processo e prestando os necessários esclarecimentos;
- e)Proceder ao fecho e relatório final da candidatura.
- 3 -No âmbito da contratação pública:
- a)Colaborar com os serviços competentes na elaboração das peças processuais dos procedimentos concursais relativos às atividades da Divisão;
- b)Assegurar após a adjudicação a tramitação necessária à celebração de contratos, redigir os contratos e as respetivas minutas, bem como instruir os processos a remeter ao Tribunal de Contas para efeitos de fiscalização, devendo para tal possuir toda a informação necessária à prática destes atos.
- 4 -No âmbito do expediente e arquivo:
- a)Providenciar a implementação de novas técnicas e sistemas de tratamento e classificação de documentos, com a colaboração da subunidade orgânica responsável pela receção de correspondência e arquivo;
- b)Superintender, com a colaboração da subunidade orgânica responsável pela receção de correspondência e arquivo, na organização funcional do mesmo, de harmonia com as necessidades de implementação de métodos de racionalização e simplificação do manuseamento de documentos;
- c)Providenciar pela conservação dos espaços comuns do edifício, a solicitação dos responsáveis das várias unidades e subunidades orgânicas.
- 5 -No âmbito da formação profissional:
- a)Promover e acompanhar o levantamento anual das necessidades de formação, assim como a elaboração e a divulgação do plano de formação, tendo em conta as diversas funções e as necessidades existentes nos SMAS;
- b)Promover as diligências necessárias para a inscrição dos(as) trabalhadores(as) em ações de formação, depois de devidamente autorizadas.
- 6 -No âmbito da inovação, modernização e qualidade:
- a)Estudar e propor as medidas organizativas que contribuam para aumentar a eficácia e qualidade do serviço;
- b)Providenciar pela implementação de medidas de desburocratização, modernização e celeridade dos procedimentos.
- 7 -No âmbito dos recursos humanos:
- a)Colaborar na definição da política de pessoal dos SMAS;
- b)Assegurar o cumprimento dos procedimentos técnico-administrativos referentes ao recrutamento, seleção e gestão de efetivos;
- c)Assegurar, com a colaboração da Secção de Recursos Humanos, a descrição, análise e qualificação de funções, tendo em vista a definição de adequados perfis de competências e a valorização dos recursos humanos;
- d)Dinamizar e acompanhar o processo de avaliação do desempenho.
- 8 -No âmbito da proteção de dados:
- a)Promover, acompanhar e dinamizar as ações necessárias à proteção de dados das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados.
- 9 -No âmbito do sistema de gestão integrado:
- a)Assegurar a concretização das ações necessárias à implementação do Sistema de Gestão Integrado, nomeadamente através de reuniões periódicas, apoiando tecnicamente os serviços no seu desenvolvimento;
- b)Promover a implementação, manutenção e melhoria contínua do Sistema de Gestão Integrado, consolidando o referencial e a certificação dos sistemas de gestão ISO;
- c)Garantir a monitorização dos indicadores do Sistema de Gestão Integrado, conducentes ao cumprimento dos objetivos;
- d)Identificar oportunidades de melhoria no domínio da organização e da gestão e propor metodologias para a sua implementação;
- e)Manter permanentemente atualizado o Manual de Gestão e demais documentação;
- f)Assegurar auditorias internas como atividade independente e de avaliação objetiva, visando acrescentar valor e melhorar o desempenho dos vários processos e atividades com vista à prevenção e controlo dos riscos e oportunidades.
- 10 -Compete ainda à Divisão Administrativa:
- a)Recolher os elementos necessários à elaboração do relatório de atividades dos SMAS, no que respeita à atividade desenvolvida no ano anterior pelas várias unidades orgânicas e apoiar a Direção na sua elaboração;
- b)Colaborar com a Divisão Financeira e Património na elaboração do orçamento e dar o seu contributo para as Grandes Opções do Plano.
- 11 -Para além das competências constantes nos números anteriores deverá ainda a Divisão desempenhar outras competências que lhe sejam atribuídas por lei ou que lhe sejam superiormente cometidas.