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Artigo 9.º — Condições de Transferência

Vigente desde: 16/08/2018
  1. 1 -O Arquivo efetua a transferência de documentação, esta deverá cumprir as seguintes condições:
    1. a)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
    2. b)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
    3. c)Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado;
    4. d)No seu suporte original devidamente acomodado;
    5. e)As pastas e caixas devem ser identificados com a designação da documentação de acordo com o plano de classificação;
    6. f)As caixas e ou maços com documentação respeitantes à serie "Instrumentos de Avaliação Pedagógica" devem ser identificados por tipologia, curso, ano letivo e nome do docente;
    7. g)A documentação produzida pela atividade letiva deve ser transferida, para o Arquivo, após três anos da data de produção;
    8. h)Os docentes que cessem a atividade profissional no ISCAP, devem proceder à transferência da documentação referida na alínea anterior, o mais breve possível e acordado com o responsável do arquivo.
    9. i)No caso previsto na alínea anterior e verificando-se a permanência dos documentos de avaliação curricular nos gabinetes, o Serviço de Apoio ao Docente deve solicitar a transferência dos mesmos para o arquivo;
    10. j)Os documentos transferidos para o Arquivo devem estar devidamente acondicionados e identificados;
    11. k)Os documentos transferidos para o Arquivo que não são considerados documentos de arquivo, ou, os documentos que não foram produzidos pelo IS-CAP no decurso da sua atividade, serão devolvidos ao serviço remetente.
  2. 2 -A transferência da documentação efetua-se com a periodicidade estabelecida pelo Arquivo, após auscultação dos Responsáveis dos diferentes serviços, e promulgada por ordem de serviço.
  3. 3 -Os serviços do ISCAP que pretendem transferir documentação para o Arquivo devem conferir a Guia de Remessa feita em duplicado, elaborada pelo Arquivo que será assinada pelo Responsável do serviço remetente e pelo Responsável do serviço de Arquivo
  4. 4 -É da responsabilidade do Arquivo e do serviço produtor a transferência da documentação para o Arquivo.
  5. 5 -O Arquivo responsabiliza-se, apenas, pela documentação recebida após a data de transferência da mesma.
  6. 6 -O Arquivo, após a receção da documentação, procede à elaboração de um auto de entrega, que será enviado, à posterior, ao serviço produtor da documentação.
  7. 7 -O auto de entrega é elaborado em duplicado e assinado pelo Responsável do Arquivo e pelo Responsável do serviço, ou pelos substitutos legais.

Histórico de Alterações

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Em vigor desde 16/08/2018

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