Art.º 17 · Despacho n.º 8565/2018 — Departamento de Serviços Partilhados

1 -Constitui missão do Departamento de Serviços Partilhados assegurar as funções técnicas, administrativas e operacionais, com vista à prossecução das atribuições do município, em todas as áreas de que a Câmara Municipal necessita de forma horizontal e abrangente.
Para a realização da respetiva missão compete ao departamento:
2 -No âmbito da Divisão de Secretaria Geral (DSG):
1. a)Emitir licenças de diversas atividades, para as quais o município seja a entidade competente;
2. b)Assegurar o atendimento e o apoio a comunicações telefónicas para todas as unidades orgânicas;
3. c)Assegurar o funcionamento do atendimento único, atendimento aos cidadãos em geral e a receção e registo dos pedidos através dos canais de comunicação existentes;
4. d)Registar e encaminhar de acordo com as normas internas instituídas, todos os documentos e requerimentos apresentados, garantindo o conhecimento atempado e eficaz do seu curso;
5. e)Promover consultas, previstas em lei e ou regulamentos, em articulação com a Equipa multidisciplinar para a Promoção da Participação;
6. f)Gerir os contratos que suportam o funcionamento logístico do Município nomeadamente os de comunicações (fixas, móveis) limpeza e vigilância das instalações e outros necessários à gestão corrente das instalações municipais;
7. g)Assegurar a receção e registo de toda a documentação de origem externa, utilizando para o efeito o sistema de gestão documental;
8. h)Proceder aos licenciamentos diversos, comunicações prévias e demais atos de autorização referentes designadamente à ocupação de espaço público, publicidade e ruído, máquinas de diversão, horários de funcionamento, táxis, e todos os licenciamentos que nos termos da lei sejam imputados às câmaras municipais, exceto os respeitantes ao regime jurídico do licenciamento zero, urbanização e atividades industriais;
9. i)Promover as operações de liquidação, cobrança de taxas e de outras receitas municipais no âmbito do atendimento municipal;
10. j)Proceder à publicitação de editais e de publicações no Diário da República de atos não cometidos a outras unidades orgânicas;
11. k)Organizar e regulamentar o arquivo Municipal nas suas diferentes vertentes, em articulação com os demais departamentos, disponibilizando os seus serviços internamente e ao público em condições de segurança.
12. l)Emitir certidões e cópias certificadas de documentos.
3 -No âmbito da Divisão de Gestão dos Recursos Humanos (DRH):
1. a)Comunicação interna da informação de recursos humanos do município;
2. b)Garantir os serviços de segurança, higiene e saúde no trabalho;
3. c)Elaborar e assegurar a execução do plano de apoio social interno dos trabalhadores do município bem como elaborar o balanço social;
4. d)Proceder ao acompanhamento, análise e organização dos processos relativos a situações de acidentes de trabalho e doenças profissionais;
5. e)A função administrativa dos recursos humanos engloba o processamento de remunerações, abonos e descontos, o cumprimento das obrigações fiscais, assegurar o controlo da assiduidade e pontualidade, as férias, instrução dos procedimentos de recrutamento, e seleção de pessoal, e a celebração dos contratos respetivos;
6. f)Promover o recrutamento, seleção e contratação de recursos humanos da CMV, e assegurar os demais atos de mobilidade e gestão de carreiras;
7. g)Gerir programas de estágios, articulando com outras entidades;
8. h)Acompanhar os procedimentos disciplinares e assegurar a execução das respetivas decisões;
9. i)Assegurar a aplicação do sistema integrado de gestão e avaliação de desempenho;
10. j)Assegurar os demais procedimentos no domínio da administração dos recursos humanos com utilização de tecnologias;
11. k)A Gestão dos recursos humanos visa promover a congruência entre a estratégia da organização e a estratégia de gestão de RH, assegurando o planeamento a gestão e o desenvolvimento dos recursos humanos de modo integrado, em articulação com os serviços municipais, com vista à gestão do talento e inovação, promovendo a motivação, a participação e a partilha do conhecimento;
12. l)Elaborar mapas de pessoal, articulando o planeamento de RH com o planeamento das atividades da CMV e com a elaboração da proposta de orçamento;
13. m)Efetuar o diagnóstico das necessidades em matéria de formação dos trabalhadores e promover ações de formação que se revelem adequadas;
14. n)Desenvolver e implementar políticas e programas de recursos humanos, promovendo o desenvolvimento e valorização do capital humano, com vista à melhoria contínua do desempenho organizacional;
15. o)Assegurar o planeamento de necessidades e afetação de recursos humanos em articulação com os serviços municipais, promovendo a transversalidade, bem como a gestão de percursos profissionais e talento, na perspetiva de identificação de potencial e valorização do capital humano.
4 -No âmbito da Divisão Financeira e Logística (DFL):
1. a)Preparar os documentos de gestão previsional, documentos de prestação de contas, pagamentos, recebimentos, aquisições de bens móveis e serviços, gerindo os recursos financeiros do município;
2. b)Coordenar a elaboração dos instrumentos de gestão previsional e respetivas revisões, controlar a execução dos documentos previsionais, elaborando relatórios periódicos;
3. c)Assegurar os deveres de informação estabelecidos no âmbito da lei das finanças locais e demais diplomas legislativos;
4. d)Assegurar a guarda, registo e controlo das cauções, garantias bancárias, seguro caução, emitir ordens de pagamento de acordo com o plano de pagamentos aprovado.
5. e)Efetuar o recebimento das receitas municipais e entrega das respetivas guias de recebimento e efetuar o pagamento das despesas municipais;
6. f)Organizar os processos relativos a empréstimos bancários e as respetivas amortizações;
7. g)Acompanhar a execução de protocolos e candidaturas no âmbito do quadro comunitário de apoio;
8. h)Assegurar o funcionamento do sistema de contabilidade respeitando os princípios e regras contabilísticas definidos no POCAL e no Sistema de Contabilidade em vigor;
9. i)Garantir o enquadramento tributário das operações realizadas e o seu apuramento;
10. j)Coligir todos os elementos necessários à elaboração do orçamento, respetivas alterações e revisões;
11. k)Gerir os stocks e armazéns, nas perspetivas material, administrativa e económica;
12. l)Promover o cumprimento da Lei dos Compromissos e dos pagamentos em atraso;
13. m)Assegurar a contratação pública, por meio de uma gestão estratégica e operacional das aquisições, em articulação com os serviços envolvidos, respeitando os melhores critérios de gestão económica financeira e de qualidade;
14. n)Colaborar com os demais serviços municipais na elaboração do plano anual de aquisições;
15. o)Organizar dos processos de aquisições de bens e serviços que devam ser enviados ao Tribunal de Contas para fiscalização prévia;
16. p)Garantir a conformidade normativa dos procedimentos pré-contratuais;
5 -No âmbito da Divisão de Comunicação, Informação, Protocolo e Relações Externas (DCIPRE):
1. a)Assegurar as funções de protocolo nas cerimónias e atos oficiais do Município;
2. b)Apoiar o executivo na representação e nas atividades de cooperação externa do Município no âmbito de organizações nacionais ou internacionais, bem como no desenvolvimento de relações institucionais, designadamente no âmbito das geminações com outros Municípios;
3. c)Garantir, em articulação com as competentes unidades orgânicas municipais, o apoio a eventos no âmbito das funções previstas nas alíneas anteriores;
4. d)Assegurar a conceção e implementação do plano de comunicação global do Município, em articulação com a administração, os serviços e empresas municipais;
5. e)Promover e gerir a identidade corporativa e marca do Município, bem como as suas submarcas, assegurando a coerência e consistência de normas, canais e recursos;
6. f)Assegurar a comunicação institucional e relações públicas do Município, nomeadamente com entidades externas e órgãos de comunicação social nos processos sob a sua gestão e em articulação com a administração municipal;
7. g)Promover, em articulação com as unidades orgânicas, nomeadamente a Divisão de informática, o incremento da presença do município nas plataformas digitais, a publicação e divulgação de informação municipal;
8. h)Garantir a atualização dos conteúdos noticiosos nas plataformas digitais;
9. i)Assegurar o serviço de seleção de notícias, permitindo obter de forma imediata e abrangente um registo da presença do Município na comunicação social;
10. j)Promover registos audiovisuais regulares dos principais eventos ocorridos no Município ou que tenham relação com a atividade autárquica, procedendo ao respetivo tratamento em função das utilizações;
11. k)Proceder à gestão corrente da inserção da publicidade do Município nos diversos meios de comunicação, bem como dar execução aos planos de ocupação de espaços publicitários que sejam propriedade municipal ou que lhe estejam, a qualquer título, cedidos.
6 -No âmbito da Divisão Jurídica (DJ):
1. a)Emitir Pareceres Jurídicos a solicitação da Câmara Municipal ou dos Serviços;
2. b)Efetuar estudos jurídicos e participar na elaboração de regulamentos e posturas respeitantes às competências da Câmara Municipal;
3. c)Assegurar a instrução de processos de inquérito ou sindicância bem como de processos disciplinares;
4. d)Proceder ao encaminhamento e controlo dos processos em contencioso que sejam remetidos ao representante legal do município;
5. e)Velar pelo cumprimento da legalidade dos atos da Câmara Municipal, sugerindo a adoção de procedimentos que tenha por adequados e corretos;
6. f)Manter a Câmara Municipal informada sobre ações e recursos em que o Município seja parte;
7. g)Prestar assessoria jurídica à Câmara Municipal e aos Serviços Municipais;
8. h)Assegurar o aperfeiçoamento técnico jurídico dos atos administrativos municipais;
9. i)Coordenar a fiscalização municipal, que efetua a participação dos atos que constituam ilícitos contraordenacionais, em autos de notícia, autos de vistoria e outras ações que impliquem a fiscalização pelos serviços municipais.
10. j)Assegurar o atendimento dos executados e encaminhamento para os serviços emissores da divida;
11. k)Instruir os processos de execução fiscal, analisando em conformidade legal as respetivas certidões de divida;
12. l)Proceder à autuação e tramitação, de acordo com as formalidades previstas no Código de Procedimento e de Processo Tributário - CPPT e Lei Geral Tributaria;
13. m)Citar e notificar os executados;
14. n)Promover a penhora dos processos não pagos voluntariamente;
15. o)Promover a remessa a tribunal e acompanhamento dos processos contenciosamente impugnados;
16. p)Instruir os processos de contraordenações e assegurar os atos processuais correspondentes;
17. q)Proceder à cobrança de dívidas ao Município em processo de execução fiscal.
7 -No âmbito da Divisão de Informática (DI):
1. a)Promover a desmaterialização de processos e de documentos;
2. b)Colaborar com os diversos serviços na reengenharia de processos; desenvolvimento tecnológico, gestão dos sistemas gerais de apoio ao funcionamento municipal;
3. c)Integração dos sistemas informáticos da CMV;
4. d)Colaborar na elaboração de cadernos de encargos com vista à aquisição de bens ou serviços relacionados com as tecnologias de informação e comunicações, bem como no apoio à tomada de decisão de adjudicação;
5. e)Propor e implementar uma política de segurança, e o controlo do acesso dos utilizadores à rede, bem como a salvaguarda da informação e a elaboração de um plano de recuperação de falhas;
6. f)Prestar apoio tecnológico aos serviços municipais na modernização administrativa e assegurar a assistência técnica aos utilizadores;
7. g)Propor e executar a estratégia de modernização administrativa e tecnológica;
8. h)Gerir os sistemas de informação, as redes internas de comunicação, hardware e software;
9. i)Colaborar na definição da estratégia de evolução, planeamento e desenvolvimento da infraestrutura tecnológica e de sistemas de informação no universo municipal;
8 -No âmbito da Divisão de Notariado e Registo Patrimonial (DNRP):
1. a)Regularizar o cadastro do património imobiliário. Procedendo ao inventário dos bens móveis e imóveis municipais, administração do património imobiliário;
2. b)Proceder à regulação registral dos bens imóveis nos termos da lei;
3. c)Gerir e assegurar o registo predial do património imobiliário municipal. Proceder ao levantamento e inventário dos imóveis do domínio público e privado municipal;
4. d)Gerir os contratos relativos a arrendamentos de instalações, efetuar os contratos de seguro necessários ao funcionamento do município;
5. e)Acompanhar a promoção de todos os atos notariais realizados nas entidades legalmente habilitadas para tal;
6. f)Garantir as formalidades relativas à intervenção do tribunal de contas no âmbito do visto ou em matéria de fiscalização concomitante nas áreas da sua responsabilidade;
7. g)Participar nas vistorias de receção de operações urbanísticas, nos casos em que nas mesmas haja cedências a integrar no domínio municipal;
8. h)Apoiar técnica e administrativamente a governação municipal, Câmara Municipal de Viseu e Assembleia Municipal, assegurar o apoio administrativo às reuniões da CMV, nomeadamente elaborando as atas respetivas e assegurando a sua divulgação;
9. i)Organizar todos os processos de deliberação a submeter aos órgãos municipais;
10. j)Emitir certidões relativas a matérias objeto de deliberação dos órgãos municipais;
11. k)Organizar os procedimentos técnicos administrativos relativos aos atos eleitorais e referendos.
9 -No âmbito da Divisão de SIG, Cadastro e Solos (DSCS):
1. a)Gerir o Sistema de Informação Geográfica do município, SIG, de forma a garantir a centralização da distribuição e o acesso de todos os serviços municipais e do público, à informação, conjugando-se com a unidade orgânica de Planeamento e Ordenamento do Território. Disponibilização da cartografia de Sistemas de Informação Geográfica;
2. b)Realizar o cadastro predial urbano, identificando e descrevendo as parcelas de terreno do ponto de vista jurídico, fiscal e geométrico;
3. c)Apoiar e colaborar na implementação e atualização do Sistema de Informação Geográfico, SIG, para a gestão, nomeadamente do Cadastro Urbano Municipal;
4. d)Formação da base cadastral necessária à elaboração dos planos.

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