Art.º 63 · Despacho n.º 8640/2024 — Unidade Técnica Administrativa (UTA)

1 -A UTA é diretamente dependente do/a chefe da DAJ, à qual compete na área da administração geral:
1. a)Promover boas práticas de gestão documental integrada;
2. b)Assegurar a gestão de documentação técnica;
3. c)Promover a elaboração, registo e arquivo de avisos, anúncios e editais e a sua publicação;
4. d)Estudar e propor soluções no âmbito da simplificação e agilização administrativa, promovendo o fomento de boas práticas e a implementação de workflows e fluxos procedimentais e documentais em estreita articulação com as demais unidades orgânicas;
5. e)Promover medidas de desburocratização, qualidade, inovação e eficiência administrativa.
2 -Na área do atendimento:
1. a)Facilitar a relação dos munícipes com a administração;
2. b)Propor a adoção das medidas julgadas pertinentes para melhorar as relações entre os cidadãos e a administração;
3. c)Identificar, em sede de atendimento, oportunidades de melhoria e focos de problemas no relacionamento da autarquia com os munícipes e diligenciar, junto dos serviços, a adequada implementação e/ou resolução.
3 -Na área das relações protocolares:
1. a)Colaborar com as funções de protocolo em cerimónias oficiais e outras ocasiões de representação do Estado, das Regiões Autónomas e do poder local, que tenham a presença de titulares dos vários órgãos e que se enquadrem na Lei das Precedências do Protocolo do Estado Português, em articulação com a DCRP e/ou GAP.
4 -Na área do arquivo geral:
1. a)Definir os requisitos técnicos e funcionais, obrigatórios para a gestão do ciclo de vida de documentos, desde o momento da sua produção, até ao momento da sua conservação ou eliminação;
2. b)Assegurar o modelo de gestão de documentos, predominantemente assente na abordagem por processos;
3. c)Produzir e divulgar regras e orientações para a gestão normalizada e concertada de documentos e processos administrativos em articulação com a Administração Geral;
4. d)Promover a interoperabilidade organizacional e semântica, designadamente entre sistemas;
5. e)Definir e implementar uma política de acondicionamento de documentos e processos administrativos;
6. f)Assegurar a avaliação, seleção, conservação, eliminação e disponibilização de documentos produzidos pelos serviços;
7. g)Propor a adesão a redes de cooperação entre arquivos nacionais e internacionais e participar nas suas atividades;
8. h)Elaborar e propor planos de preservação e conservação do património arquivístico municipal;
9. i)Elaborar o Regulamento do Arquivo Municipal, bem como suprir as suas omissões.
5 -Na área do apoio à Assembleia e à Câmara Municipais:
1. a)Assegurar a articulação permanente entre o/a presidente da Assembleia Municipal e o/a presidente da Câmara Municipal;
2. b)Assegurar o apoio logístico, administrativo e de secretariado à Assembleia e Câmara Municipais, com a colaboração das restantes unidades orgânicas;
3. c)Enviar as deliberações para divulgação junto do serviço correspondente;
4. d)Recolher e disponibilizar informação sempre que solicitado pelo/a presidente da Câmara Municipal;
5. e)Apresentar para aprovação as atas que dela careçam;
6. f)Dirigir os processos administrativos inerentes a atos eleitorais e consultas populares.

Artigo 63.º — Unidade Técnica Administrativa (UTA)

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