Art.º 38 · Despacho n.º 8726/2021 — Conferência e registo da despesa

1 -Todas as faturas ou documentos equivalentes deverão ser enviados para a Secção de Contabilidade e, após registo contabilístico em receção e conferência, são enviadas, pelo sistema de gestão documental, aos serviços requisitantes, no caso de "despesas certas e permanentes "e para a Secção de Aprovisionamento e Stocks as restantes, devendo ser validadas no prazo de 5 dias.
2 -A validação a que se refere o número anterior concretiza-se também através do sistema informático Obras por Administração Direta (OAD), no caso de existir requisição externa.
3 -Os serviços responsáveis pela execução da despesa devem proceder à confirmação do cumprimento do contrato e eventual correção da emissão de fatura pelo fornecedor.
4 -A conferência e registo, inerentes à realização de despesas efetuadas pelos diversos serviços, deverão obedecer ao conjunto de normas e disposições legais aplicáveis e às regras de instrução de processos sujeitos a fiscalização prévia do Tribunal de Contas.
5 -A conferência e registo referidos no número anterior serão efetuados, consoante a especificidade e a fase de realização da despesa, nos seguintes termos:
1. a)As funções de registo das operações de cabimento e compromisso, tratamento de faturas e liquidação de despesas são asseguradas pela Secção de Contabilidade.
2. b)A Secção de Recursos Humanos assegura a informação necessária ao processamento das despesas com pessoal. As respetivas folhas de remuneração devem dar entrada na Secção de Contabilidade até 3 dias úteis antes da data prevista para o pagamento de cada mês.
  Quando se promover a admissão ou mudança de situação de trabalhadores depois de elaborada a correspondente folha, os abonos serão regularizados no processamento do mês seguinte.
  A Secção de Recursos Humanos deve enviar mensalmente à Secção de Contabilidade a distribuição das despesas com pessoal pelos respetivos serviços.
6 -A Secção de Contabilidade após verificar a validação das faturas pelos serviços requisitantes transfere o valor da despesa para o credor.
7 -Os documentos relativos a despesas em que estejam em causa situações de excecional interesse público ou a preservação da vida humana, devem ser enviados à Secção de Contabilidade de modo a permitir efetuar o compromisso no prazo de 10 dias após a realização da despesa.
8 -Uma vez verificada a conformidade legal da fatura, a Secção de Contabilidade procede ao respetivo registo contabilístico e arquivo do documento.
9 -Caso existam faturas recebidas com mais de uma via, a Secção de Contabilidade coloca na cópia, de forma clara e evidente, a menção de "duplicado".

Artigo 38.º — Conferência e registo da despesa

Histórico de Alterações