Art.º 24 · Despacho n.º 874/2019 — Subunidade de Secretaria-Geral

À Subunidade de Secretaria-Geral compete:

1 -No âmbito do Atendimento e Expediente Geral:
1. a)Assegurar o atendimento geral e encaminhamento dos munícipes pelos serviços;
2. b)Assegurar o serviço de expediente, nomeadamente a receção, o registo, a distribuição, a expedição e o envio para arquivo da correspondência e da documentação interna;
3. c)Assegurar o bom funcionamento dos serviços de apoio geral, designadamente telefónicos, correio, reprografia e outros;
4. d)Proceder à elaboração de notificações, ofícios e editais;
5. e)Organizar e assegurar os procedimentos de licenciamento, autorização e meras comunicações que não sejam da competência de outros serviços;
6. f)Manter atualizados os registos relativos à inumação, exumação, trasladação, e perpetuidade de sepulturas, nos cemitérios municipais;
7. g)Garantir a organização dos processos eleitorais;
8. h)Assegurar os procedimentos em matéria de estrangeiros cuja competência seja da Câmara Municipal;
9. i)Proceder à liquidação das taxas, preços e demais receitas municipais relativas aos procedimentos da sua competência;
10. j)Conferir a cobrança da receita relativa aos procedimentos da sua competência;
11. k)Proceder à atualização das taxas e de outras receitas municipais a elas sujeita, nos termos legais, regulamentares ou contratuais, exceto em matéria urbanística;
12. l)Emitir os alvarás que titulem direitos atribuídos por ato ou contrato administrativo, relativos aos procedimentos da sua competência;
13. m)Emitir certidões e certificar documentos, nos termos legais e regulamentares, de documentos administrativos na posse do Município;
14. n)Manter devidamente organizados os processos de aprovação de regulamentos e de taxas municipais, exceto em matéria urbanística;
15. o)Elaborar e manter atualizados os livros e registos legalmente devidos ou superiormente estabelecidos;
16. p)Rececionar e encaminhar reclamações e sugestões apresentadas e notificar os reclamantes/exponentes das decisões que sobre as mesmas recaírem;
17. q)Distribuir pelos serviços municipais legislação, regulamentos, despachos, ordens de serviço, circulares, normas e diretivas internas e demais documentos que por ordem superior seja ordenada a distribuição;
18. r)Assegurar e organizar os procedimentos que não estejam atribuídos a outro serviço municipal e que lhe seja superiormente ordenado;
2 -No âmbito do Arquivo:
1. a)Organizar o arquivo histórico da Câmara, intermédio e corrente;
2. b)Proceder à inventariação e à catalogação de toda a informação produzida pelos serviços municipais;
3. c)Arquivar, depois de classificados, todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços;
4. d)Assegurar a publicação, afixação ou circulação de avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, e ordens de serviço;
5. e)Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço, bem como toda a correspondência recebida e expedida pela Câmara;
6. f)Não permitir a saída de qualquer livro ou documento sem requisição, datada e assinada pelo responsável do respetivo serviço;
7. g)Propor logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização dos documentos;
8. h)Zelar pela conservação e restauro de documentos;
3 -No âmbito do apoio aos Órgãos Municipais:
1. a)Prestar apoio administrativo aos órgãos da autarquia;
2. b)Assegurar as tarefas administrativas referentes à instalação dos órgãos do município;
3. c)Reunir e analisar a documentação que suporta a elaboração das ordens de trabalhos das reuniões e sessões dos Órgãos Câmara Municipal e Assembleia Municipal;
4. d)Garantir a elaboração das ordens de trabalho das reuniões e sessões dos Órgãos Câmara Municipal e Assembleia Municipal, fazendo preparar as respetivas convocatórias e a sua remissão aos membros dos Órgãos, acompanhadas dos documentos necessários;
5. e)Garantir o apoio às reuniões do Órgão Câmara Municipal e às sessões do Órgão da Assembleia Municipal;
6. f)Garantir o encaminhamento para os Serviços Municipais dos processos presentes às reuniões e sessões, acompanhados das respetivas deliberações;
7. g)Garantir a elaboração das atas das reuniões e sessões dos Órgãos Câmara Municipal e Assembleia Municipal, garantindo a legal publicidade;
8. h)Organizar as agendas das reuniões da Câmara Municipal e sessões da Assembleia Municipal, em estreita colaboração com o Gabinete de Apoio à Presidência;
9. i)Organizar o sumário das atas das reuniões da Câmara Municipal e das sessões da Assembleia Municipal;
10. j)Compilar em livros próprios as atas das reuniões de Câmara e das sessões da Assembleia Municipal e promover o seu tratamento e arquivo informático;

Artigo 24.º — Subunidade de Secretaria-Geral

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