Art.º 9 · Despacho n.º 876/2019 — Divisão de Assuntos Administrativos

1 -Gabinete Administrativo:
1. a)Assegurar a receção, registo, encaminhamento e arquivo do expediente e correspondência geral do Município;
2. b)Publicitar, registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;
3. c)Criar e manter uma base de dados atualizada de regulamentos internos, normas e demais legislação em vigor aplicável ao Município;
4. d)Executar serviços administrativos de caráter geral, não específicos de outros serviços que não disponham de apoio administrativo próprio;
5. e)Promover a emissão de atestados e certidões nos termos legais;
6. f)Promover a organização e gestão dos processos relativos à inspeção a ascensores na área do Município;
7. g)Promover a organização e gestão dos processos relativos à organização e acesso ao mercado de prestação dos serviços de transporte de aluguer em automóveis ligeiros de passageiros;
8. h)Promover a organização dos diversos atos eleitorais;
9. i)Certificar assuntos constantes das atas dos órgãos municipais;
10. j)Apoiar os órgãos colegiais do Município;
11. k)Assegurar o envio do correio tradicional de todo o Município;
12. l)Outras que a lei ou resolução superior designe.
2 -Balcão Único de Atendimento:
1. a)Assegurar o atendimento e informação ao munícipe, de forma eficaz e eficiente, garantindo a sua satisfação;
2. b)Desenvolver, gerir e assegurar o atendimento municipal numa lógica de balcão único multicanal, através da operacionalização dos vários canais, nomeadamente, presencial, internet e outros;
3. c)Promover a recolha, registo informático e encaminhamento dos processos de reclamação e sugestão para os serviços competentes;
4. d)Assegurar a entrega de resposta aos munícipes, com a adequada informação, despacho ou resultado da respetiva petição, após tratamento do assunto e comunicação pelo serviço competente;
5. e)Promover a contínua desconcentração territorial dos dispositivos de atendimento e receção de requerimentos, sugestões e reclamações assim como a utilização de tecnologias de informação e comunicação que facilitem a ligação entre os munícipes e o Município;
6. f)Propor a coesão e articulação com e entre os diversos serviços, promovendo a normalização, a simplificação e a agilização dos procedimentos e processos relativos aos requerimentos e petições apresentadas;
7. g)Dinamizar, em coordenação com os diversos serviços e empresas municipais, a audição regular das necessidades e satisfação dos munícipes e analisar, tratar e divulgar os respetivos resultados;
8. h)Propor e dinamizar medidas de correção e de melhoria do serviço de atendimento prestado que se revelem necessárias à satisfação dos munícipes;
9. i)Potenciar em articulação com o Gabinete de Informática e Comunicações, o desenvolvimento do portal eletrónico dos serviços de modo a funcionar como canal preferencial;
10. j)Articular com os Espaços do Cidadão existentes no concelho;
11. k)Apurar e liquidar os impostos, taxas, licenças e outros rendimentos municipais, em articulação com a Divisão Financeira e ou outros serviços;
12. l)Proceder à emissão de licenças várias, autorizações, declarações, certidões e editais no âmbito das competências da divisão e de todos os serviços que as não emitam diretamente, no âmbito da autoridade administrativa de competência municipal;
13. m)Emitir faturas ou guias de receita das taxas a cobrar no âmbito do Regulamento de Taxas e outros em vigor;
14. n)Enviar para a tesouraria os documentos de receitas respetivas;
15. o)Manter atualizados os ficheiros de informação relacionados com as diferentes taxas e licenças;
16. p)Outras que a lei ou resolução superior designe.
3 -Arquivo Municipal:
1. a)Arquivar, depois de catalogados todos os documentos, livros e processos que sejam remetidos pelos diversos serviços do Município;
2. b)Propor, após catalogação e logo que decorridos os prazos previstos na lei, a inutilização de documentos existentes em arquivo de forma a manter as condições de sustentabilidade do espaço;
3. c)Assegurar a organização e gestão corrente do Arquivo Municipal e a superintendência do acervo bibliográfico e arquivístico da Biblioteca Municipal António Cartaxo da Fonseca;
4. d)Outras que a lei ou resolução superior designe.
4 -Gabinete Jurídico:
1. a)Prestar assessoria jurídica sobre quaisquer questões ou processos que lhe sejam submetidos superiormente;
2. b)Uniformizar as interpretações jurídicas;
3. c)Colaborar com o advogado e ou mandatário do Município nos processos de contenciosos;
4. d)Formalizar contratos, nomeadamente os contratos administrativos que, nos termos legais, devam ser reduzidos a escrito;
5. e)Proceder à emissão de certidões e fotocópias autenticadas dos atos notariais e contratos;
6. f)Colaborar na conceção e elaboração de projetos de posturas e de regulamentos municipais e promover a sua atualidade e exequibilidade;
7. g)Colaborar com as diferentes unidades orgânicas nas ações necessárias à elaboração dos projetos de expropriação;
8. h)Instruir as resoluções de expropriação e os requerimentos e propostas para obtenção das declarações de utilidade pública de bens e direitos a expropriar;
9. i)Acompanhar os respetivos processos de expropriação ou de requisição, de constituição de qualquer encargo, ónus ou restrição que sejam consentidos por lei para o desempenho regular das atribuições do Município;
10. j)Colaborar na regularização do património municipal;
11. k)Organizar, manter e submeter os processos que se destinem a fiscalização do Tribunal de Contas, que não sejam da competência de outro gabinete ou unidade orgânica;
12. l)Promover a instrução de processos de inquérito e disciplinares sempre que mandados instaurar pelo órgão executivo, pela Presidente da Câmara Municipal, ou em quem esta delegar;
13. m)Outras que a lei ou resolução superior designe.
5 -Gabinete de Auditoria Interna:
1. a)Elaborar o plano anual de auditorias globais ao funcionamento do Município, envolvendo as diversas vertentes relevantes para o seu funcionamento, nomeadamente: financeira, jurídica, processos e procedimentos de trabalho;
2. b)Garantir a execução do plano anual de auditorias reportando os respetivos resultados, bem como o grau de execução respetivo, como forma de verificar, acompanhar, avaliar e informar sobre a legalidade, regularidade e boa gestão, relativamente a atividades, projetos ou operações desenvolvidas pelos diferentes serviços autárquicos;
3. c)Aferir do funcionamento do sistema de controlo interno;
4. d)Promover a constituição de uma bolsa de auditores internos que se assuma como uma equipa multidisciplinar com capacidade de realização de auditorias às diversas vertentes da atividade;
5. e)Acompanhar as auditorias realizadas por entidades externas;
6. f)Proceder às inspeções, sindicâncias, inquéritos ou processos de averiguações que forem superiormente determinados.
7. g)Participar na definição da política e dos objetivos da qualidade do Município;
8. h)Conceber, implementar, gerir e promover o sistema de gestão da qualidade do Município, promovendo ações periódicas para análise dos indicadores da qualidade, diagnóstico das áreas que necessitam de melhoria e definição de ações corretivas;
9. i)Estimular a melhoria sustentada dos serviços, tratar e analisar as sugestões apresentadas interna e externamente, e propor a sua adoção sempre que se justifique;
10. j)Identificar e colaborar com os serviços para correção das "não conformidades", prestando todo o suporte e formação necessária;
11. k)Outras que a lei ou resolução superior designe.
6 -Gabinete de Informática e Comunicações:
1. a)Gerir centralmente todos os recursos técnicos e humanos, relacionados com a informática e comunicações do Município, garantindo a sua autonomia, fiabilidade e segurança;
2. b)Propor a aquisição e assegurar a instalação, operação, segurança e manutenção dos equipamentos informáticos, telecomunicações e outros que se mostrem necessários ao desenvolvimento das atividades do Município;
3. c)Garantir a interligação dos edifícios municipais e dos sistemas internos e externos do Município, nomeadamente a internet, comunicações e redes;
4. d)Promover, organizar e implementar os sistemas informáticos e de telecomunicações nos diversos serviços municipais em conformidade com as necessidades e particularidades de cada um deles;
5. e)Assegurar a organização e atualização permanente e sistemática do arquivo dos programas e ficheiros e cópias de segurança;
6. f)Identificar as anomalias dos sistemas informáticos e de telecomunicações e desencadear, com a brevidade possível, as ações de normalização requerida;
7. g)Intervir na fase de implementação das aplicações, designadamente através da formação dos utilizadores e na realização de testes;
8. h)Colaborar com os fornecedores de hardware, software e de telecomunicações, na instalação e manutenção de produtos e equipamentos;
9. i)Dar apoio a todos os utilizadores, graduando a sua intervenção tendo em conta a criticidade dos sistemas para a concretização dos objetivos do Município;
10. j)Dar regularmente conta da atividade exercida, nos termos e formas determinados superiormente.
11. k)Outras que a lei ou resolução superior designe.
7 -Gabinete da Cidade Inteligente:
1. a)Trabalhar de forma estrita com o Gabinete de Informática e Comunicações, e em rede com as demais unidades orgânicas do Município, envolvendo-se, desde o início, no ciclo de vida dos projetos e soluções técnicas na área de cidades inteligentes, designadamente na conceção, aquisição, implementação e exploração;
2. b)Elaborar um plano estratégico de cidade inteligente para o Município de Tomar, incluindo a definição de missão, visão e eixos estratégicos de atuação que o Município deva adotar como território gerido de forma inteligente para os seus cidadãos e entidades;
3. c)Dinamizar a adoção de tecnologias e processos inovadores e das melhores práticas no âmbito da gestão inteligente do território e do relacionamento com os cidadãos;
4. d)Aferir e interpretar as necessidades dos cidadãos, empresas e demais entidades em Tomar, propondo a implementação de normativos e de soluções tecnológicas inteligentes que visem melhorar a qualidade de vida dos cidadãos e turistas, a competitividade do concelho e das empresas que nele exercem atividade;
5. e)Recolher e disponibilizar publicamente indicadores de gestão internos e externos que sejam relevantes no desenvolvimento de uma cidade inteligente;
6. f)Promover a partilha de boas práticas, informação, metodologias, formação, processos e tecnologias na área de cidades inteligentes entre o Município outros entidades ou organismos públicos do país, bem como de outras entidades cuja atuação no concelho de Tomar deva estar alinhada com as melhores práticas de uma gestão inteligente do território;
7. g)Exercer, ainda, outras atividades que estejam diretamente ou indiretamente relacionadas com a informática e comunicações, no âmbito das atribuições e competências do Município;
8. h)Outras que a lei ou resolução superior designe.
8 -Gabinete de Defesa do Consumidor:
1. a)Apoiar o provedor municipal, se existir, e garantir o esclarecimento ao consumidor perante todos os organismos nos termos do direito e regulação de consumo;
2. b)Receber queixas e reclamações relativamente aos órgãos e serviço municipais, serviços municipalizados e trabalhadores, propondo o seu encaminhamento e tratamento;
3. c)Recolher elementos e esclarecimentos diretamente dos órgãos municipais e dos trabalhadores;
4. d)Emitir pareceres, recomendações e propostas;
5. e)Promover ações de atendimento, informação e defesa dos direitos dos consumidores;
6. f)Participar na definição de estratégias de apoio ao associativismo de consumidores;
7. g)Organizar e levar a efeito ações de sensibilização de defesa dos consumidores;
8. h)Dar informação, por solicitação da Presidente da Câmara Municipal, sobre quaisquer matérias relacionadas com a atividade da Provedoria Municipal;
9. i)Elaborar, sempre que lhe seja solicitado, um relatório da atividade desenvolvida.
10. j)Outras que a lei ou resolução superior designe.
9 -Gabinete de Apoio à Assembleia Municipal:
1. a)Assegurar o secretariado do Presidente da Assembleia e da mesa e promover a correta articulação com o Gabinete de Protocolo e Apoio à Câmara Municipal;
2. b)Executar todos os procedimentos relativos ao expediente, convocatórias, preparação de agendas e atas;
3. c)Apoiar o funcionamento das comissões e grupos de trabalho, bem assim como os membros da Assembleia Municipal no exercício das suas funções;
4. d)Transmitir aos serviços municipais competentes as informações necessárias ao processamento de remunerações e abonos devidos aos membros da Assembleia Municipal;
5. e)Outras que a lei ou resolução superior designe.
10 -Exercer, ainda, outras competências que estejam diretamente ou indiretamente relacionadas com questões administrativas e jurídicas, no âmbito das atribuições e competências do Município.

Artigo 9.º — Divisão de Assuntos Administrativos

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