Os membros da comunidade IPT que pretendam participar no Voluntariado IPT devem seguir os seguintes procedimentos:
1) Pré-inscrição: em cada ano letivo, os candidatos deverão preencher o formulário de pré-inscrição que se encontra na página web do Voluntariado;
2) Entrevista: o candidato é convocado para uma entrevista que permitirá conhecer o seu perfil e os seus interesses específicos em relação aos projetos, programas e atividades de voluntariado disponíveis;
3) Seleção dos voluntários: são selecionados os que manifestem interesse e revelem perfil adequado aos objetivos e tipo de tarefa a realizar;
4) Reunião com o promotor: é agendada uma reunião entre o voluntário e o promotor responsável pela ação de voluntariado, na qual é assinado o respetivo Programa de Voluntariado, onde constam as práticas de voluntariado acordadas, o período de colaboração, o horário, o local onde decorrerá e outra informação relevante que permita conhecer claramente os objetivos, resultados, direitos e deveres de voluntários e das entidades promotoras, de acordo com o disposto no artigo 9.º da Lei n.º 71/98, de 3 de novembro;
5) Inscrição: depois de devidamente preenchido e assinado pelas duas partes, o Programa de Voluntariado é assinado pelo membro da Comissão Coordenadora do Voluntariado IPT que acompanhará esse processo, formalizando deste modo a inscrição. Em seguida remeterá a informação sobre a designação da entidade, local e período do programa:
- a)Aos Serviços Académicos, se se tratar de estudantes e para que seja comunicado à seguradora;
- b)À Divisão de Recursos Humanos e ao respetivo Diretor da Unidade Departamental, Unidade de Investigação & Desenvolvimento ou Serviço, se se tratar de docentes, investigadores e pessoal não docente.
6) Formação: antes do início das atividades de voluntariado é proporcionada uma formação aos voluntários sobre os seus direitos e deveres e, de acordo com as necessidades, podem vir a ser proporcionadas formações periódicas específicas aos voluntários ou sessões de supervisão em cada área específica para todos os voluntários; o promotor responsável pela atividade de voluntariado deve também dar a formação específica necessária ao desempenho das atividades a realizar pelos voluntários;
7) Inquérito: os voluntários preenchem o inquérito sobre competências no início e no fim do programa.
8) Horas realizadas: em junho, o membro da Comissão Coordenadora do Voluntariado IPT solicita, ao promotor do Voluntariado, o número de horas total realizado pelo voluntário e o respetivo parecer.
9) Avaliação: A grelha de avaliação qualitativa da colaboração do voluntário consta no Anexo I a este Regulamento.