Art.º 13 · Despacho n.º 938/2018 — Divisão de Administração Geral (DAG)

1 -À Divisão de Administração Geral, a cargo de um chefe de divisão municipal, compete, genericamente:
1. a)Assegurar a atividade administrativa da Câmara, quando, nos termos do presente Regulamento, esta função não estiver cometida a outros serviços;
2. b)Proceder à gestão administrativa do pessoal ao serviço da câmara, assegurando o cumprimento e divulgação de todas as normas que imponham deveres ou confiram direitos aos trabalhadores;
3. c)Propor critérios de seleção e recrutamento dos trabalhadores e de contratação de pessoal; proceder ao levantamento das necessidades de formação, elaborar e submeter à aprovação o correspondente plano anual e dinamizar a sua implementação;
4. d)Processar todos os vencimentos e abonos complementares;
5. e)Manter atualizados os processos e cadastros de pessoal.
2 -No âmbito da Divisão de Administração Geral, são organizados os seguintes serviços:
1. a)Serviço de Expediente, ao qual compete:
1 -Assegurar o serviço de expediente, nomeadamente a receção, o registo, a classificação, a distribuição, a expedição e o arquivo da correspondência e da documentação interna;
2 -Assegurar a difusão das decisões e diretivas dos órgãos e serviços municipais, pelos meios adequados;
3 -Organizar os atos inerentes aos processos eleitorais;
4 -Proceder a licenciamentos diversos, com exceção dos licenciamentos urbanísticos e dos licenciamentos de publicidade e esplanadas;
5 -Executar as tarefas administrativas de caráter geral que não estejam cometidas a outros serviços, designadamente a emissão de certidões, autenticações e notificações;
6 -Assegurar a prestação dos serviços auxiliares de limpeza e vigilância das instalações;
7 -Assegurar o serviço de telefone;
1. b)Serviço de Notariado, ao qual compete:
1 -Prestar o apoio técnico e administrativo ao exercício das funções do oficial público;
2 -Instruir, sanear e elaborar escrituras públicas, contratos escritos, e outros atos formais, para os quais não é legalmente exigida a forma de documento autêntico, com exceção dos contratos de pessoal e dos que devam ser assinados no exterior, assegurando o cumprimento das decisões dos órgãos municipais competentes, bem como de todas as obrigações legais;
3 -Comunicar a constituição e os estatutos das empresas municipais, bem como as respetivas alterações, ao Ministério Público e assegurar a respetiva publicação no Diário da República e num dos jornais mais lidos do concelho;
4 -Remeter aos serviços competentes da administração central, ou outras entidades públicas, as informações, os documentos, as certidões ou a fotocópias exigidos por lei;
5 -Organizar o arquivo e registo interno de toda a documentação, nomeadamente no que respeita a livros de notas, maços de documentos, contratos escritos, selo e emolumentos;
6 -Certificar e autenticar documentos, no âmbito da sua competência;
7 -Assegurar, com a colaboração das unidades orgânicas envolvidas, todos os procedimentos administrativos e formalidades relativas à obtenção de visto do Tribunal de Contas, em matéria de fiscalização prévia e concomitantes;
8 -Manter atualizadas as informações sobre quaisquer ónus, encargos ou responsabilidades que recaiam sobre bens do município, quando resultantes dos atos notariais;
9 -Exercer outras funções que lhe sejam legalmente atribuídas:
1. c)Serviço de Atendimento Personalizado, ao qual compete:
1 -Atender o público, receber as suas petições, prestar informações e dar o normal encaminhamento dos pedidos formulados para os serviços competentes para a normal prossecução dos mesmos.
2 -Obter junto dos vários serviços municipais, as informações necessárias para que, de uma forma centralizada, seja prestado um completo esclarecimento ao cliente/munícipe;
1. d)Serviço de Gestão de Pessoal, ao qual compete:
1 -Planear, programar, coordenar e controlar as atividades relativas à gestão de recursos humanos da CME designadamente: o recrutamento e seleção, a formação e a avaliação de desempenho e a gestão administrativa do pessoal de acordo com as normas regulamentares e as orientações estratégicas definidas pela Câmara Municipal ou pelo seu Presidente;
2 -Elaborar o Balanço Social e outros instrumentos de apoio à gestão em articulação com os restantes áreas;
3 -Analisar a informação resultante do processo de avaliação de desempenho, de modo a promover o processo de valorização das competências dos recursos humanos;
4 -Elaborar o mapa de pessoal anual da CME em articulação com as restantes áreas;
5 -Analisar e colaborar na elaboração de regulamentos e providenciar pela atualidade e exequibilidade das disposições legais e regulamentares em vigor;
6 -Organizar e manter atualizados os processos individuais dos trabalhadores;
7 -Preparar e instruir os processos relativos aos procedimentos concursais;
8 -Organizar e preparar os processos relativos aos contratos de trabalho;
9 -Organizar os processos de mobilidade;
10 -Instruir os processos de aposentação;
11 -Organizar os processos de acidente em serviço;
12 -Efetuar a análise do conteúdo dos postos de trabalho e perfis funcionais;
13 -Assegurar os procedimentos relativos a estágios curriculares e profissionais, assegurando a ligação com as entidades externas e controlando a sua execução;
14 -Gerir o processo de implementação e aplicação contínua do Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho (SIADAP), garantindo a sua correta aplicação.
15 -Proceder ao registo do cadastro de todos os trabalhadores da CME;
16 -Fornecer elementos estatísticos acerca da gestão de pessoal;
17 -Promover o processamento mensal de vencimentos e abonos dos trabalhadores;
18 -Organizar os processos respeitantes a abono de família, estatuto trabalhador-estudante, subsídios e abonos complementares e ADSE;
19 -Tratar e controlar os processos relativos a trabalho extraordinário;
20 -Assegurar o controlo de assiduidade do pessoal e respetivo gozo de licenças;
21 -Promover a verificação de faltas nos termos da lei;
22 -Proceder à inscrição obrigatória dos funcionários nas instituições previstas na lei;
23 -Elaborar mapas de quotizações para as instituições de previdência social, sindicatos e outras entidades;
24 -Gerir o processo de elaboração do mapa de férias anual e acompanhar a sua execução.
1. e)Serviço de Formação Profissional, ao qual compete:
1 -Realizar o levantamento de necessidades de formação e colaborar na definição de prioridades de formação e aperfeiçoamento profissional do pessoal da CME e elaborar, para aprovação, o plano anual de formação bem como dinamizar a sua implementação;
2 -Planear e organizar as ações de formação internas e externas tendo em vista a valorização profissional dos trabalhadores e a elevação dos índices de preparação necessários ao exercício de funções e à melhoria do funcionamento dos diferentes serviços;
3 -Proceder à avaliação anual da formação e elaborar o respetivo relatório.
1. f)Serviço de Transportes Escolares, ao qual compete:
1 -Analisar e informar os pedidos de Transporte Escolar para alunos residentes no concelho de Esposende;
2 -Elaborar o Plano Anual de Transporte Escolar;
3 -Efetuar o processamento mensal dos transportes escolares;
4 -Realizar a análise diagnóstica do Serviço de Transporte Escolar a cada início de ano letivo e elaborar o Relatório de Diagnóstico do Serviço de Transporte Escolar, com vista à sua apresentação no Conselho Municipal de Educação;
5 -Selecionar, organizar, sistematizar e fazer manutenção atualizada da informação relativa às atividades desenvolvidas, nomeadamente na gestão da aplicação informática;
6 -Analisar a rede de Transporte Público do concelho e fazer o controlo de execução do Serviço de Transporte Escolar no concelho de Esposende, tendo em vista preparar a tomada de decisão superior;
7 -Participar em reuniões do Conselho Municipal de Educação quando o assunto seja Transporte Escolar;
8 -Promover o intercâmbio de informação e colaboração técnica com outros serviços do município e entidades exteriores à Câmara no contexto do Transporte Escolar (Estabelecimentos de Ensino, Associações de Pais, Empresas Transportadoras, Juntas de Freguesia, Autarquias);
9 -Analisar e controlar a despesa com Transporte Escolar;
10 -Comunicar os encargos mensais com Transporte Escolar no ensino obrigatório à DCF;
11 -Analisar e propor superiormente a gestão administrativa e funcional do Serviço de Transporte Escolar no concelho de Esposende para cada ano letivo;
12 -Desenvolver estudos e propostas de medidas de inovação e fomento da qualidade da gestão do serviço de Transporte Escolar;
13 -Criar e desenvolver propostas de projetos, com vista à melhoria do serviço de Transporte Escolar e ao desenvolvimento da rede de Transporte Público do concelho;
14 -Elaborar propostas de articulação da sua atividade com outros serviços especializados, em particular nas áreas da Educação, Ação Social e Transportes;
15 -Elaborar e atualizar periodicamente um dispositivo de congregação de informação na área do Transporte Escolar, com vista a criar um instrumento de trabalho com a compilação de recursos disponíveis a nível local, de suporte à atividade dos técnicos e intervenientes locais que exercem atividade no âmbito do serviço prestado;
16 -Emitir pareceres tendo em vista preparar a tomada de decisão superior;
1. g)Serviço de Aprovisionamento, ao qual compete:
1 -Elaborar o plano anual de aquisições de bens destinados a armazém;
2 -Promover e proceder à contratação por fornecimento contínuo, nomeadamente para a aquisição de bens de consumo permanente, sempre que tal se traduza em ganhos de eficiência e eficácia;
3 -Organizar, mediante autorização superior, os concursos de bens e serviços em colaboração com os serviços aos quais caiba a competência para a gestão dos correspondentes fornecimentos, nos termos da legislação aplicável;
4 -Assegurar a aquisição direta de bens nas situações em que a urgência e a imprevisão obriguem a recorrer a esse procedimento nos termos e limites da lei;
5 -Emitir requisições externas, correspondentes aos compromissos assumidos;
6 -Fornecer, mediante requisição interna e superiormente autorizada, os bens e materiais destinados ao funcionamento ou atuação dos serviços, controlando as entregas, de forma a garantir a sua adequada afetação e utilização;
7 -Manter o sistema de gestão de stocks, para que o saldo das fichas de existências corresponda permanentemente aos bens existentes em armazém;
8 -Gerir e manter atualizado o ficheiro de fornecedores e criar um mecanismo de classificação dos mesmos;
9 -Efetuar consultas prévias ao mercado, mantendo as informações atualizadas sobre as cotações dos bens ou serviços mais significativos, definindo ainda quais as entidades que apresentam condições mais favoráveis para a Autarquia;
10 -Acompanhar, pelos meios adequados, todas as aquisições de bens e serviços, até à fase de entrega efetiva dos mesmos e extinção da relação contratual respetiva;
11 -Conferir as guias de remessa e as faturas referentes aos bens e serviços adquiridos;
12 -Elaborar mensalmente mapas discriminativos de todas as aquisições de bens e serviços;
13 -Proceder à organização do arquivo dos processos de natureza aquisitiva, em conformidade com as normas legais aplicáveis.
14 -Assegurar o correto armazenamento dos bens, materiais e equipamentos aprovisionados, garantindo a gestão do armazém;
15 -Proceder ao aprovisionamento de bens, materiais e equipamentos necessários ao regular funcionamento e atuação dos serviços, assegurando que o mesmo se efetua ao menor custo, dentro dos requisitos de quantidade e qualidade exigidos e dentro dos prazos previstos;
16 -Proceder a uma racional gestão de existências, de acordo com critérios definidos em colaboração com as e os utilizadores, após aprovação superior;
17 -Manter o sistema de gestão de stocks, para que o saldo das fichas de existências corresponda permanentemente aos bens existentes no Armazém;
18 -Assegurar a inventariação física periódica das existências, podendo utilizar-se testes de amostragem;
19 -Assegurar a elaboração de estatísticas sobre os custos de cada serviço ao nível de aquisição de bens, materiais e equipamentos, com a finalidade do controlo de consumos;
20 -Rececionar os pedidos efetuados através de requisição interna, superiormente autorizados, identificando o serviço requisitante, o material requisitado e o seu destino, assegurando a distribuição desses bens pelos serviços;
21 -Emitir pedidos de compra de bens e materiais de consumo permanente, sempre que tal se traduza em ganhos de eficiência e eficácia;
22 -Proceder à receção de bens materiais com entrada em armazém, assegurando a qualidade e quantidade;
23 -Manter organizado o respetivo arquivo de documentos e processos.
1. h)Serviço de Património, ao qual compete:
1 -Efetuar a gestão do Património edificado que não esteja sob a direta dependência de outro departamento;
2 -Proceder ao tratamento e sistematização da informação que assegure o inventário e cadastro de todos os bens móveis e imóveis, do domínio público ou privado do Município, atualizando permanentemente os seus elementos;
3 -Inventariar e atualizar as participações sociais em entidades societárias e não societárias;
4 -Elaborar o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis e proceder à verificação e comparação sistemática entre as fichas de carga e os mapas de inventário;
5 -Efetuar o registo interno de todos os bens, com base nas fichas de imobilizado, etiquetando, designadamente, mobiliário e equipamento existente nos serviços ou deslocados para outros organismos;
6 -Efetuar a verificação e comparação física dos bens do ativo imobilizado com os respetivos registos, procedendo às regularizações a que houver lugar;
7 -Efetuar reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos do imobilizado, quanto aos montantes de aquisição e das amortizações acumuladas;
8 -Efetuar o cálculo das quotas de amortização e reintegração correspondentes ao deperecimento das imobilizações corpóreas e incorpóreas, nos termos previstos na legislação aplicável;
9 -Assegurar a avaliação dos imóveis a adquirir ou a alienar;
10 -Promover a inscrição de matrizes prediais na Conservatória do Registo Predial, de todos os bens imóveis propriedade do Município;
11 -Instruir os processos de desafetação de bens do domínio público municipal;
12 -Propor a celebração de contratos de seguros, organizando e mantendo atualizada a carteira de seguros da Autarquia;
13 -Manter atualizado o respetivo arquivo de documentos e processos.

Artigo 13.º — Divisão de Administração Geral (DAG)

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