Art.º 48 · Despacho n.º 9517/2019 — Expediente Geral e Arquivo

1 -O Expediente Geral e Arquivo assegura os serviços administrativos do Município, no âmbito da articulação com as diversas unidades e serviços que o integram, bem como tarefas administrativas de caráter geral não específicos a outras unidades orgânicas que não disponham de apoio administrativo próprio.
2 -Compete ao setor de Expediente Geral e Arquivo:
1. a)Executar todas as tarefas inerentes à receção, registo, digitalização, classificação, tramitação e distribuição, de correspondência e de outros documentos dentro dos prazos determinados;
2. b)Executar todas as tarefas inerentes à expedição de correspondência, designadamente, numerar e datar ofícios, elaborar registos e avisos de receção, bem como de outros documentos;
3. c)Controlar os prazos de resposta de correspondência;
4. d)Executar os serviços administrativos de caráter geral não específicos de outros serviços;
5. e)Prestar o necessário apoio aos membros dos órgãos do Município, designadamente a elaboração de convocatórias, agendas e sua publicitação;
6. f)Elaborar e distribuir as atas dos órgãos do Município, e dar publicidade às respetivas deliberações;
7. g)Distribuir pelos serviços competentes os documentos objeto de deliberação;
8. h)Elaborar certidões das deliberações dos órgãos do Município e outras quando autorizadas;
9. i)Elaborar mapas discriminativos de senhas de presença das reuniões dos órgãos em articulação com os setores de Contabilidade e de Recursos humanos;
10. j)Arquivo e organização de todos os documentos dos órgãos do Município;
11. k)Executar todas as tarefas que se mostrem necessárias no âmbito do recenseamento eleitoral;
12. l)Organizar e acompanhar processos eleitorais, referendários e demais serviços complementares;
13. m)Coordenar e assegurar o serviço de telefones, portaria, limpeza de instalações e BMS;
14. n)Promover a divulgação e consulta pelos serviços de todos os diplomas legais publicados no Diário da República;
15. o)Promover a divulgação pelos serviços das instruções e normas internas e demais diretivas de caráter genérico;
16. p)Registar e arquivar, designadamente editais, avisos, anúncios, propostas, posturas, regulamentos e promover à divulgação interna das ordens de serviço;
17. q)Assegurar a organização e gestão do arquivo corrente do Município;
18. r)Manter devidamente organizado o arquivo de documentos do setor;
19. s)Executar todas as demais funções inseridas na respetiva área funcional e as que lhe forem cometidas por norma legal ou decisão superior.

Artigo 48.º — Expediente Geral e Arquivo

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