À Divisão de Modernização e Capacitação, designada abreviadamente DMC, compete:
- 1 -Através da Área de Competência Recursos Humanos:
- 1.1 -Em termos gerais:
- a)Assegurar o relacionamento administrativo com os trabalhadores da autarquia;
- b)Participar na definição da estratégia de recursos humanos do Município e assegurar a respetiva implementação;
- c)Gerir o mapa de pessoal da Autarquia;
- d)Proceder à elaboração e gestão administrativa e previsional do mapa de pessoal e do orçamento;
- e)Gerir o processo de avaliação de desempenho da Administração Pública (SIADAP), garantindo a correta aplicação dos respetivos instrumentos;
- f)Promover o desenvolvimento de mecanismos de audição e participação (opiniões, sugestões e reclamações) dos clientes internos e externos, e elaborar relatórios de avaliação semestral e anualmente;
- g)Organizar as atividades de segurança, higiene e saúde no trabalho que visem a prevenção de riscos profissionais e a promoção da saúde do trabalhador;
- h)Gerir os contratos de seguro e de acidentes de trabalho;
- i)Gerir os processos e procedimentos relacionados com os acidentes de trabalho.
- 1.2 -Através da área de Recursos Humanos:
- a)Coordenar e controlar as atividades referentes à gestão dos recursos humanos do Município, nomeadamente: recrutamento e seleção, à gestão de carreiras, aposentações, processamento de remunerações, suplementos remuneratórios e outros abonos;
- b)Efetuar o registo e controlo de assiduidade mediante a informação fornecida pelas diversas unidades orgânicas, bem como assegurar uma correta gestão do mapa de presenças e férias;
- c)Elaborar, anualmente, o Balanço Social e outros instrumentos de apoio à gestão previstos na lei;
- d)Organizar e atualizar o cadastro bem como os processos individuais dos trabalhadores;
- e)Elaborar e executar o plano anual de formação e valorização profissional;
- f)Gerir programas de estágios profissionais, curriculares e programas ocupacionais;
- g)Promover a realização de verificações domiciliárias de doença e de juntas médicas;
- h)Elaborar mapas estatísticos e cumprir com o dever de informação no âmbito da gestão dos recursos humanos;
- i)Efetuar o acompanhamento e informar os pedidos de acumulação de funções;
- j)Proceder ao atendimento no domínio dos recursos humanos, apoiando, designadamente, os trabalhadores em assuntos de carácter social e jurídico-laboral, nomeadamente legislação laboral, regulamentação interna e informações diversas, no âmbito das remunerações, direitos e deveres;
- k)Promover ações de acolhimento e integração dos trabalhadores, assegurando a sua identificação com a natureza, os objetivos, as finalidades e a cultura da instituição.
- 1.3 -Através do Balcão de Atendimento ao Munícipe:
- a)Coordenar a atividade de atendimento ao público, dentro dos princípios da otimização e da eficiência, garantindo que os munícipes sejam bem atendidos e corretamente informados acerca das questões colocadas;
- b)Efetuar a marcação de audiências;
- c)Centralizar a receção, esclarecer, apoiar e dar andamento a todas as reclamações, críticas e sugestões apresentadas pelos cidadãos, quer seja presencialmente, por telefone ou por correio postal ou eletrónico, sobre assuntos de interesse para o município;
- d)Registar e organizar os processos, direcionando-os para as respetivas áreas para efeitos de tratamento e decisão;
- e)Prestar apoio aos cidadãos na organização e instrução das pretensões, relativas às matérias da competência do município;
- f)Assegurar o atendimento ao munícipe e tramitar os processos das áreas de taxas e licenças, passes escolares, rendas, recenseamento militar, espetáculos, entre outras;
- g)Garantir a realização das tarefas inerentes ao licenciamento e ou registo em matéria de publicidade, de ocupação da via pública exceto para operações urbanísticas, venda ambulante, elevadores, táxis, ruído e outros não especificados nem particularmente afetos a outros serviços;
- h)Proceder à liquidação de impostos, taxas e demais rendimentos que não sejam afetos a outros serviços e passar as respetivas licenças e guias de receita;
- i)Prestar o apoio administrativo necessário à arrecadação de receita pelos serviços de mercados e feiras e de cemitérios;
- j)Assegurar a gestão administrativa dos cemitérios;
- k)Aplicar e fazer cumprir o Regulamento e Tabela de Taxas e outras receitas municipais;
- l)Promover a gestão comercial dos serviços de águas de consumo e de saneamento, garantido um sistema eficiente e ágil;
- m)Assegurar a gestão dos procedimentos administrativos e financeiros de fornecimento de água para consumo humano, de recolha de águas residuais e de recolha e tratamento de resíduos sólidos urbanos;
- n)Assegurar a gestão dos processos administrativos de interrupção e restabelecimento de fornecimento de água e de montagem, substituição e retirada de contadores;
- o)Receber e tramitar administrativamente os pedidos de execução dos ramais de água e saneamento;
- p)Garantir o controlo efetivo da receita da venda de água, da recolha de resíduos e de prestações de serviços de águas e saneamento, cobrada de imediato ou a posteriori, através de processos informáticos sempre que seja possível ou conveniente, desde a sua origem até à emissão de documento de receita;
- q)Garantir a gestão dos contadores, designadamente a recolha da leitura de consumos;
- r)Tramitar o processo administrativo inerente ao despejo e limpeza de fossas;
- s)Produzir, em colaboração com a Divisão de Qualidade de Vida, a informação estatística no âmbito do processo de avaliação da qualidade do serviço prestado aos utilizadores, no que se refere a abastecimento de água, saneamento de águas residuais e resíduos urbanos;
- 1.4 -Através do Expediente e Serviços Gerais:
- a)Assegurar a receção, registo, classificação, distribuição, expedição e arquivo de toda a correspondência, gerindo o serviço de correio interno;
- b)Prestar apoio técnico-administrativo aos órgãos da autarquia, nomeadamente quanto às convocatórias, organização das agendas, preparação dos processos para apreciação, decisão e apoio direto às reuniões;
- c)Coordenar as tarefas relativas à agenda das reuniões da Câmara Municipal e elaboração das respetivas atas;
- d)Garantir os procedimentos administrativos essenciais ao funcionamento da assembleia municipal, nomeadamente no que se refere ao expediente, convocatórias, preparação da agenda, distribuição atempada das ordens de trabalho e documentação necessária às reuniões e elaboração das respetivas atas;
- e)Promover a publicidade das deliberações dos órgãos municipais, bem como das decisões dos respetivos titulares, destinadas a ter eficácia externa, nos termos da lei;
- f)Elaborar certidões relativas a matérias objeto de deliberação dos órgãos municipais;
- g)Coordenar e controlar os procedimentos relativos ao recenseamento eleitoral e assegurar o apoio à realização de atos eleitorais e referendos;
- h)Coordenar as funções relativas ao recrutamento militar;
- i)Afixar, controlar o registo e proceder ao arquivo de avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, ordens de serviço e outros;
- j)Assegurar, coordenar e gerir o bom funcionamento dos serviços de apoio geral, designadamente, telefónicos e da reprografia;
- k)Assegurar a limpeza de edifícios, sanitários públicos e instalações municipais;
- l)Controlar as atividades do pessoal afeto à cantina e bares municipais.
- 1.5 -Através da área de segurança e saúde no trabalho:
- a)Promover a aplicação e cumprimento das normas legais em vigor e instruções de trabalho no âmbito da segurança, higiene e saúde no trabalho;
- b)Coordenar o Sistema de Higiene e Segurança no trabalho, propor e coordenar ações neste domínio;
- c)Assegurar a execução de exames médicos periodicamente;
- d)Organizar os processos e garantir a realização dos exames médicos de aptidão para o trabalho na altura da admissão após baixa prolongada ou acidente de trabalho;
- e)Assegurar a tomada de medidas com o objetivo de prevenir doenças, perturbações ou ferimentos dos trabalhadores;
- f)Zelar pela correta e atempada execução das competências e cumprimento do Regulamento de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho do Município da Marinha Grande, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a eficácia e eficiência e qualidade do serviço;
- g)Tomar conhecimento dos relatórios e informações relativas às condições de trabalho necessárias para o prosseguimento das suas funções;
- h)Realizar visitas e auditorias aos locais de trabalho para conhecimento dos riscos para a segurança, saúde e avaliação das medidas de segurança adotadas, elaborando os respetivos relatórios;
- i)Propor iniciativas no âmbito da prevenção dos riscos para a segurança e saúde no trabalho, visando a melhoria das condições de trabalho e correção de deficiências detetadas;
- j)Identificar e avaliar os riscos para a segurança e saúde nos locais de trabalho e controlo periódico dos riscos resultantes da exposição a agentes químicos, físicos e biológicos;
- k)Elaborar um programa de prevenção de riscos profissionais;
- l)Emitir parecer sobre a aquisição de todos os produtos químicos, mediante a análise da respetiva ficha toxicológica facultada pelo fornecedor;
- m)Emitir parecer sobre a aquisição de equipamento de proteção individual e coletiva, extintores e respetiva utilização e localização;
- n)Assegurar a ligação e fornecimento da informação ao Médico do Trabalho.
- 2 -Através da área de gestão organizacional:
- a)Identificar os perfis funcionais necessários à prestação de serviços de elevada qualidade quer aos munícipes e outras partes interessadas, quer às restantes unidades orgânicas da autarquia;
- b)Identificar as competências técnicas, comportamentais e outras necessárias para que os trabalhadores possam realizar com qualidade, eficácia e eficiência o trabalho que lhes está confiado;
- c)Identificar as competências atualmente detidas pelos trabalhadores, compará-las periodicamente com as competências necessárias e propor ações de atualização e reforço das competências seja por formação no posto de trabalho, seja por autoformação, seja através de formação externa, de acordo com o Plano Anual de Formação;
- d)Efetuar levantamentos que sustentem o planeamento dos recursos humanos no médio-longo prazo;
- e)Gerir as competências e reafetar os recursos Humanos aos postos de trabalho dentro da autarquia - Gestão da Mobilidade interserviços;
- f)Intervir, de forma organizada e multidisciplinar, para dar resposta às situações em que o projeto profissional do colaborador foi afetado, por algum motivo, reorganizando as competências de trabalho para assegurar a continuidade da carreira profissional;
- g)Gestão dos Métodos de Trabalho (estudar, propor e concretizar métodos seguindo as melhores práticas que permitam melhorar a eficiência da Autarquia);
- h)Fomentar novos modelos de gestão dos serviços, orientados para os resultados através da reengenharia de processos;
- i)Identificar os processos chave da atividade da atividade do município e das suas unidades orgânicas, com o apoio e colaboração destas, produzindo procedimentos e outras orientações que reproduzam as melhores práticas de modernização e simplificação administrativa a adotar pelo Município;
- j)Dinamizar ações que conduzam à concretização dos procedimentos acima referidos, associando-lhes indicadores e metas que assegurem a melhoria da qualidade, eficácia e eficiência dos serviços prestados pelo Município;
- k)Conceber e concretizar ações de gestão da mudança que assegurem que os dirigentes e trabalhadores do município se envolvem empenhadamente nas ações de modernização e simplificação administrativa propostas ao Executivo, e por este aprovadas;
- l)Promover o atendimento multicanal personalizado de todos os munícipes, sendo o elo de ligação com os diversos serviços municipais;
- m)Criar modos expeditos de atendimento para que seja prestada informação pronta, clara e precisa;
- n)Recolha, tratamento e difusão de Indicadores de Performance interna e Benchmarking
- o)Realizar questionários de avaliação da satisfação e expectativas dos trabalhadores do Município, tratar os dados, analisá-los e apresentar resultados ao Executivo acompanhados de propostas concretas de correção e/ou melhoria;
- p)O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.
- 3 -Através da área das tecnologias de informação:
- a)Conceber e desenvolver a arquitetura e acompanhar a implementação dos sis temas e tecnologias de informação tendo em vista a melhoria dos processos de trabalho e qualificação da organização;
- b)Implementar atividades de simplificação de processos e informatização para o aumento da eficiência e eficácia dos serviços municipais;
- c)Diagnosticar, periodicamente, a adequação da infraestrutura tecnológica (hardware, redes), software e aplicações informáticas às necessidades da organização, apresentando um planeamento das propostas a adotar no âmbito dos sistemas de informação;
- d)Apoiar os utilizadores na resolução de problemas surgidos ao nível de hardware, software ou redes;
- e)Garantir a administração, a manutenção, a correta exploração e a expansão do parque de aplicações informáticas;
- f)Gerir e operar o sistema informático (servidores, bases de dados, equipamentos informáticos, rede e outros), incluindo a instalação de novos equipamentos;
- g)Assegurar a gestão dos acessos à internet e caixas de correio eletrónico;
- h)Conceber os critérios de confidencialidade e de privacidade dos dados das aplicações e definir as normas de acesso e níveis de confidencialidade da informação;
- i)Estudar e propor as normas e procedimentos de segurança informática, promovendo o seu cumprimento;
- j)Realizar backups diários de ficheiros e de todas as bases de dados instaladas nos servidores;
- k)Gerir os sistemas e redes de comunicação da autarquia, incluindo a rede telefónica, os dispositivos móveis, etc.;
- l)Garantir a interligação com as empresas fornecedoras das aplicações instaladas nos serviços da Câmara e ou com responsabilidades na sua manutenção no que concerne à sua utilização e atualização;
- m)Definir procedimentos e guias de utilização sobre boas práticas na utilização dos sistemas ao nível dos acessos, gestão individual de ficheiros (incluindo emails) e salvaguarda de informação;
- n)Promover a formação e o apoio a utilizadores sobre os sistemas de informação instalados;
- o)Assegurar que o Sistema de Informação da autarquia satisfaz os requisitos do Regulamento Geral de Proteção de Dados.
- 4 -Compete ainda à Divisão de Modernização e Capacitação, praticar todos os atos não explicitamente referidos mas necessários e inerentes ao cabal e completo desempenho da sua missão e que visem a prossecução dos objetivos que anualmente lhe foram fixados.