1 - A Secção de Aprovisionamento e Stocks será chefiado por um Coordenador Técnico que será substituído, nas suas faltas e impedimentos, nos termos da Lei. Tem como competências desencadear todos os procedimentos no âmbito do aprovisionamento e da locação de bens móveis e serviços, para que os mesmos se verifiquem ao menor custo, dentro dos requisitos de qualidade, quantidade e prazos previstos, bem como proceder aos respetivos cabimentos/compromissos, e ainda assegurar a gestão do armazém e a gestão de stocks, de forma a garantir, respetivamente, a existência permanente de material em stock e a permanente atualização dos mesmos.
2 - Compete à Secção de Aprovisionamento e Stocks, no âmbito do aprovisionamento:
a) Manter informação atualizada sobre o mercado fornecedor, nomeadamente através da atualização de um ficheiro de fornecedores;
b) Assegurar que o aprovisionamento se efetue ao menor custo, dentro dos requisitos de qualidade, quantidade e prazos previstos, com observância das disposições legais em vigor;
c) Receber as requisições para a aquisição de materiais e serviços, cumprindo e verificando os procedimentos em vigor para a sua efetivação;
d) Efetuar as compras observando os procedimentos inerentes;
e) Preparar, instruir e proceder à abertura de concursos;
f ) Submeter à apreciação dos requisitantes a qualidade técnica dos materiais e serviços apresentados nas propostas;
g) Proceder a consultas ao mercado sobre preços e outras condições de fornecimento de materiais e serviços, assim como manter atualizado o respetivo ficheiro de preços;
h) Emitir notas de consulta para compras de bens e materiais
i) Satisfazer pedidos de material e produtos, após autorizado e sempre mediante requisição;
j) Expedir as requisições externas para os seus destinatários e enviar cópia para o armazém ou para o serviço onde os bens deverão ser entregues;
k) Receber a guia de remessa enviada pelos serviços responsáveis pela conferência;
l) Conferir as faturas confrontando o seu conteúdo com o conteúdo da requisição;
m) Em caso de existência, remetê-la à secção de contabilidade para anexar à fatura;
n) Submeter à apreciação dos requisitantes a qualidade técnica dos materiais e serviços apresentados nas propostas;
o) Recolher dos serviços a informação necessária para a elaboração de um plano anual de aprovisionamento, a ser levado à consideração superior;
p) Assegurar todo o processo administrativo relativo a fornecimentos de bens e serviços de acordo com as normas legais aplicáveis;
q) Assegurar a gestão económica, material e administrativa de stocks de todos os artigos de economato, providenciando pelo seu registo de inventário e pela sua normalização;
r) Colaborar no orçamento de material de economato.
3 - Compete à Secção, no âmbito do Armazém e Gestão de stocks:
a) Receber os materiais, efetuando a sua conferência e providenciando pelas suas cargas e descargas;
b) Codificar, localizar, movimentar, arrumar, e conservar os materiais armazenados a seu cargo;
c) Fornecer os materiais, as ferramentas e os utensílios existentes em armazém mediante requisição, bem como processar as respetivas devoluções;
d) Alertar o aprovisionamento quando o stock está reduzido ou em excesso, assim como prestar outras informações necessárias para contabilização, controlo e gestão de stocks;
e) Registar todas as entradas e saídas dos armazéns, mantendo permanentemente atualizado o ficheiro de existências, e efetuar o inventário e controlo físico dos materiais armazenados, nos termos do disposto no Regulamento do Sistema de Controlo Interno;
f ) Providenciar pela recuperação de materiais;
g) Informar superiormente sempre que os materiais existentes em armazém se tornem obsoletos, constituindo sucata ou monos, para efeitos de alienação;
h) Informar no final de cada mês a Secção de Contabilidade do encerramento do mês na aplicação informática de gestão de stocks;
i) Realizar o inventário mensal e anual ao armazém, nos termos do disposto no Regulamento do Sistema de controlo Interno;
j) Zelar pela manutenção das condições de limpeza, arrumação e segurança do armazém.
4 - Para além das competências constantes nos números anteriores deverá ainda a Secção de Aprovisionamento e Gestão de Stocks desempenhar outras competências que lhe sejam atribuídas por lei ou que lhe sejam superiormente cometidas.