- 1 -Qualquer serviço pode solicitar a consulta e o empréstimo de documentos em fase intermédia do seu próprio serviço mediante ficha de consulta/empréstimo de documentos a órgãos e serviços (Anexo VI) assinada pelo responsável do serviço ou por alguém por ele autorizado. Cada ficha de consulta/empréstimo de documentos a órgãos e serviços deve conter apenas o pedido de um documento.
- 2 -A documentação proveniente de um órgão ou serviço só poderá ser consultada por outro mediante ficha de consulta/empréstimo de documentos a órgãos e serviços (Anexo VI) assinada pelo responsável do órgão ou serviço remetente da documentação, ou por alguém por ele autorizado.
- 3 -Os pedidos de consulta e empréstimo devem ser feitos através de impresso próprio (Anexo VI) disponível no Balcão on-line ou por via eletrónica.
- 4 -As fichas de consulta/empréstimo de documentos a órgãos e serviços devem ser preenchidas com clareza e precisão, devendo, no caso de efetuados em papel, ser legíveis as assinaturas, não sendo consideradas válidas as assinaturas por chancela.
- 5 -A documentação só poderá permanecer no serviço requisitante até ao máximo de 3 meses, renovável por iguais períodos, mediante nova requisição averbada à inicial, até ao limite de um ano e para a documentação do setor do urbanismo até ao limite de dois anos. Terminado o prazo de validade do empréstimo, o Arquivo Municipal de Felgueiras deverá avisar o serviço requisitante, solicitando a devolução imediata do documento ou a renovação do empréstimo.
- 6 -Findo o prazo limite de empréstimo a/o dirigente intermédio da unidade orgânica à qual está afeto o Arquivo Municipal, após informação aos responsáveis sobre o incumprimento do prazo fixado, transmitirá ao Vereador do Pelouro a infração cometida.
- 7 -No Arquivo Municipal existirá uma lista de assinaturas (Anexo VII), disponível no Balcão on-line, identificando os funcionários autorizados pelos responsáveis pelo órgão ou serviços com permissão para consultar e /ou levantar documentos.
- 8 -Deverá ser remetida lista atualizada sempre que qualquer funcionário seja destituído de permissão para consultar e/ou levantar documentos.
- 9 -Caso os documentos requisitados assumam, em termos de temporalidade, novamente, a fase ativa, podem os serviços produtores requisitá-los a título definitivo.
- 10 -Ao ser devolvida, a documentação deverá apresentar a mesma integridade física/intelectual e a ordem interna que a mesma apresentava aquando da sua requisição ao Arquivo Municipal.
- 11 -O procedimento poderá decorrer eletronicamente desde que seja possível assegurar os direitos e obrigações dos intervenientes.
Artigo 19.º — Consulta e empréstimo de documentos aos serviços
Vigente desde: 20/07/2022
Histórico de Alterações
Original
Versão 1Versão em vigor
Em vigor desde 20/07/2022