Alteração do Regulamento do Arquivo Municipal
Dependência hierárquica
A dependência hierárquica do Arquivo Municipal de Felgueiras é estabelecida no Regulamento de Organização dos Serviços Municipais.
Transferência da documentação
Findos os prazos de conservação administrativa fixados na lei os serviços camarários devem promover o envio da respetiva documentação para o arquivo municipal, salvo, se por razões de necessidade funcional dos serviços houver necessidade de estes efetuarem transferências antes dos prazos administrativos findarem.
Calendarização das remessas
O serviço produtor deve solicitar ao Arquivo Municipal a remessa de documentação e, de acordo com a possibilidade de receção e armazenamento do arquivo, é marcada a respetiva data de transferência, sendo o calendário das transferências avaliado caso a caso e não podendo as remessas afetar os conjuntos documentais.
Classificação e descrição
Eliminação
Compete ao Arquivo Municipal zelar pela salvaguarda das espécies em depósito, através das seguintes medidas:
Comunicação
Consulta e empréstimo de documentos aos serviços
Reprodução de Documentos
Condições de empréstimo
Os documentos em fase definitiva poderão sair do Arquivo Municipal nas seguintes condições:
Deveres do utilizador externo
Proibições
Do relacionamento com os serviços
Do relacionamento com instituições externas
Serviços de conservação e restauro avulsos
Serviços de digitalização
ANEXO
Republicação do Regulamento do Arquivo Municipal
Lei habilitante
O presente Regulamento é elaborado no uso da competência regulamentar prevista no n.º 7 do artigo 112.º e no artigo 241.º, ambos da Constituição da República Portuguesa, e conferida pela alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, conjugada com a alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º, da mesma lei, do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro e Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, da Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto e da Lei n.º 31/2019, de 3 de maio.
Âmbito
O presente regulamento estabelece as regras gerais de funcionamento do Arquivo Municipal de Felgueiras, serviço da Câmara Municipal, com atribuições na área da gestão do arquivo da autarquia.
Dependência hierárquica
A dependência hierárquica do Arquivo Municipal de Felgueiras é estabelecida no Regulamento de Organização dos Serviços Municipais.
Competências e atribuições
Compete ao Arquivo Municipal:
Transferência da documentação
Findos os prazos de conservação administrativa fixados na lei os serviços camarários devem promover o envio da respetiva documentação para o arquivo municipal, salvo, se por razões de necessidade funcional dos serviços houver necessidade de estes efetuarem transferências antes dos prazos administrativos findarem.
Calendarização das remessas
O serviço produtor deve solicitar ao Arquivo Municipal a remessa de documentação e, de acordo com a possibilidade de receção e armazenamento do arquivo, é marcada a respetiva data de transferência, sendo o calendário das transferências avaliado caso a caso e não podendo as remessas afetar os conjuntos documentais.
Procedimentos
Na transferência da documentação para o Arquivo os vários serviços devem observar os procedimentos seguintes:
Formalidades da remessa
As remessas dos documentos devem obedecer às seguintes formalidades:
Classificação e descrição
Avaliação documental
A fim de avaliar o interesse administrativo e histórico da documentação produzida pela Câmara Municipal que não esteja abrangida pela legislação em vigor - Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, deverá ser constituída uma comissão consultiva.
Comissão consultiva
Eliminação
Processo de eliminação
Formalidades da eliminação
A eliminação de documentos deve obedecer às seguintes formalidades:
Compete ao Arquivo Municipal zelar pela salvaguarda das espécies em depósito, através das seguintes medidas:
Acessibilidade e comunicabilidade
Comunicação
Consulta e empréstimo de documentos aos serviços
Reprodução de Documentos
Difusão
Condições de empréstimo
Os documentos em fase definitiva poderão sair do Arquivo Municipal nas seguintes condições:
Estudos de investigação
Todo o utilizador que publicar trabalhos em que, figurem informações ou documentos existentes no Arquivo Municipal, deverá fornecer gratuitamente duas cópias dos respetivos estudos, destinados ao Arquivo e Biblioteca Municipal, bem como a referenciar os documentos consultados.
Deveres do utilizador externo
Proibições
Relatório de atividades
Será elaborado anualmente um relatório sobre as atividades.
Do relacionamento com os serviços
Do relacionamento com instituições externas
Serviços de conservação e restauro avulsos
Serviços de conservação e restauro protocolados
Serviços de digitalização
Casos Omissos
O presente regulamento será revisto sempre que se revele pertinente para um correto e eficiente funcionamento do Arquivo Municipal.
Entrada em vigor
O presente regulamento e formulários anexos entram em vigor 15 dias úteis após a sua publicação, nos termos legais.
ANEXO I
(ver documento original)
ANEXO II
(ver documento original)
ANEXO III
(ver documento original)
O proprietário de arquivos ou coleções de documentos integrados no património protegido pode depositá-los, sem perda dos seus direitos de propriedade, no Arquivo Municipal de Felgueiras.
Entre o Município de Felgueiras, com sede na Praça da República, freguesia de Margaride, concelho de Felgueiras, pessoa coletiva 501 091 823, representado pelo ___, adiante designado por primeiro outorgante e ___, portador do cartão de cidadão/BI n.º ___, contribuinte fiscal n.º ___, residente ___ adiante designado por segundo outorgante, é celebrado o presente contrato de depósito que se rege pelas seguintes cláusulas:
Cláusula 1.ª
O segundo outorgante, na qualidade de depositante compromete-se a entregar ao primeiro outorgante a documentação histórica constante na relação em anexo, que deste contrato faz parte integrante, a qual ficará à guarda do primeiro outorgante, assumindo este a condição de fiel depositário.
Cláusula 2.ª
Com este acordo não perde o depositante a condição de proprietário do património documental, podendo a todo o tempo denunciar o presente acordo nos termos da cláusula décima.
Cláusula 3.ª
O primeiro outorgante obriga-se a zelar pela conservação, segurança e tratamento técnico, nas melhores condições possíveis, da documentação entregue.
Cláusula 4.ª
Em todos os instrumentos de descrição figurará sempre a informação relativa à propriedade da documentação e à existência do presente contrato.
Cláusula 5.ª
O segundo outorgante autoriza o primeiro outorgante a expor e dar à consulta, no âmbito da sua atividade normal, o património documental depositado.
Cláusula 6.ª
A consulta pública e exposição da documentação obedecem ao Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico (Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro), com alterações introduzidas pelo Regime de Acesso à Informação Administrativa e Ambiental e de Reutilização dos Documentos Administrativos (Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto).
Cláusula 7.ª
O primeiro outorgante não pode ceder a terceiros, a qualquer título, a documentação depositada, sem que para isso esteja expressamente autorizado pelo depositante.
Cláusula 8.ª
O primeiro outorgante reserva-se o direito de não receber a documentação fisicamente irrecuperável e indisponível para a consulta pública.
Cláusula 9.ª
O presente contrato é celebrado pelo prazo de um ano, renovável, automaticamente, por iguais e sucessivos períodos.
Cláusula 10.ª
Cláusula 11.ª
Em caso de violação das cláusulas que antecedem, por parte do primeiro outorgante, poderá o segundo outorgante resolver de imediato o presente contrato.
Paços do Concelho de Felgueiras, ___de ___de ___
O Primeiro Outorgante: ___
O Segundo Outorgante: ___
ANEXO IV
(ver documento original)
ANEXO V
(ver documento original)
ANEXO VI
(ver documento original)
ANEXO VII
(ver documento original)
ANEXO VIII
(ver documento original)
Direito à informação:
O Município de Felgueiras reconhece a privacidade dos dados pessoais como um Direito Fundamental dos seus munícipes.
O Município de Felgueiras, no âmbito do Regulamento Geral de Proteção de Dados (Regulamento EU 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016) assegura que:
O tratamento dos seus dados pessoais é efetuado no âmbito da(s) finalidade(s) para os quais os mesmos são recolhidos ou para finalidades compatíveis com o(s) propósito(s) inicial(is);
Assume o compromisso de implementar uma cultura de minimização em que apenas recolhe, utiliza e conserva os dados pessoais necessários;
Não procede à divulgação ou partilha dos seus dados pessoais para fins comerciais ou de publicidade;
Somente partilha com terceiros os seus dados pessoais, e no estrito cumprimento das obrigações legais ou no exercício de funções de interesse público/autoridade pública ou com o seu consentimento.
Nesta conformidade, são identificados claramente os dados pessoais que precisa de recolher e para que finalidade, no estrito contexto da prestação dos serviços requeridos.
A conservação dos seus dados pessoais é efetuada pelo período necessário e adequado à(s) finalidade(s) para as quais foram recolhidos. É possibilitado, a seu pedido por escrito, dirigido ao responsável da entidade, o acesso, a retificação, a limitação de tratamento, ou mesmo o apagamento dos dados pessoais, bem como o direito a ser esquecido, caso não se justifique a sua manutenção no contexto dos serviços prestados. Para os dados tratados com base do consentimento, enquanto titular dos dados tem o direito de retirar o seu consentimento a todo o tempo, sem prejuízo da validade do tratamento de dados efetuado até esse momento. Os dados serão removidos assim que o consentimento for retirado ou quando deixarem de ser necessários para a finalidade pretendida.
Pode justificar-se o alargamento do período de conservação quando finalidades de arquivo por interesse público ou por motivos históricos, científicos ou estatísticos o justifiquem, com o comprometimento do Município de Felgueiras em adotar as adequadas medidas de segurança para a sua conservação.
No âmbito da recolha de dados pessoais, e dos seus direitos, pode contactar o/a Encarregado/a de Proteção de Dados municipal no endereço de correio eletrónico [email protected].
Para mais informações referentes a dados pessoais, quais os seus direitos e como pode exercê-los, por favor visite no site municipal a página da nossa política de privacidade, ou caso não consiga aceder à página, consulte a versão em papel.
ANEXO IX
Empréstimo de documentos para exposições
O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos.
Porém, como se trata de uma situação que pode causar perdas ou deteriorações irreparáveis nos documentos, torna-se necessário tomar medidas que possam evitar esses riscos.
Por essa razão justifica-se impor normas como as que se seguem:
1) A entidade organizadora da exposição deverá solicitar com antecedência (no mínimo um mês antes da data prevista para a saída), o empréstimo dos documentos que pretende, dirigindo o pedido ao Presidente da Câmara de Felgueiras;
2) Os documentos requeridos só deverão ser emprestados mediante autorização concedida por despacho do Presidente da Câmara Municipal, após informação do serviço de Arquivo;
3) Se não for aconselhável a saída dos originais, deve encarar-se a entrega de reproduções custeadas pela entidade organizadora da exposição;
4) Todos os documentos emprestados deverão estar protegidos por uma apólice de seguro durante o período de tempo em que estiverem fora do Arquivo. A entidade organizadora da exposição efetuará o contrato de seguro com uma seguradora da sua escolha e só poderá levantar os documentos mediante a entrega da apólice do seguro;
5) Os documentos só poderão ser entregues a pessoal devidamente identificado e mediante o preenchimento da Ficha de empréstimo de documentos para exposições na qual deverá constar a identificação dos documentos;
6) Os encargos com o acondicionamento e transporte ficarão a cargo do organizador da exposição;
7) A entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e conservação dos documentos expostos mediante uma vigilância permanente, com adequados sistemas de segurança (deteção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade e temperatura, luz), correta instalação das peças em vitrinas fechadas, mas com possibilidade de renovação de ar, não utilizando na montagem das mesmas qualquer elemento perfurador, aderente e outros materiais que possam danificar os documentos;
8) Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização prévia da Câmara Municipal de Felgueiras;
9) O catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, à qual serão enviados dois exemplares do catálogo, destinados ao Arquivo Municipal e Biblioteca Municipal;
10) Concluída a exposição e findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo, os documentos serão devolvidos ao Arquivo Municipal.
Ao receber os documentos e antes de assinar a Ficha de empréstimo de documentos para exposições o Arquivo Municipal procederá a uma revisão do estado de conservação dos mesmos a fim de detetar qualquer possível deterioração ou extravio.
Caso se verifique alguma anomalia, dar-se-á conta da mesma ao Presidente da Câmara para se exigirem responsabilidades.
ANEXO X
(ver documento original)
Direito à informação:
O Município de Felgueiras reconhece a privacidade dos dados pessoais como um Direito Fundamental dos seus munícipes.
O Município de Felgueiras, no âmbito do Regulamento Geral de Proteção de Dados (Regulamento EU 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016) assegura que:
O tratamento dos seus dados pessoais é efetuado no âmbito da(s) finalidade(s) para os quais os mesmos são recolhidos ou para finalidades compatíveis com o(s) propósito(s) inicial(is);
Assume o compromisso de implementar uma cultura de minimização em que apenas recolhe, utiliza e conserva os dados pessoais necessários;
Não procede à divulgação ou partilha dos seus dados pessoais para fins comerciais ou de publicidade;
Somente partilha com terceiros os seus dados pessoais, e no estrito cumprimento das obrigações legais ou no exercício de funções de interesse público/autoridade pública ou com o seu consentimento.
Nesta conformidade, são identificados claramente os dados pessoais que precisa de recolher e para que finalidade, no estrito contexto da prestação dos serviços requeridos.
A conservação dos seus dados pessoais é efetuada pelo período necessário e adequado à(s) finalidade(s) para as quais foram recolhidos. É possibilitado, a seu pedido por escrito, dirigido ao responsável da entidade, o acesso, a retificação, a limitação de tratamento, ou mesmo o apagamento dos dados pessoais, bem como o direito a ser esquecido, caso não se justifique a sua manutenção no contexto dos serviços prestados. Para os dados tratados com base do consentimento, enquanto titular dos dados tem o direito de retirar o seu consentimento a todo o tempo, sem prejuízo da validade do tratamento de dados efetuado até esse momento. Os dados serão removidos assim que o consentimento for retirado ou quando deixarem de ser necessários para a finalidade pretendida.
Pode justificar-se o alargamento do período de conservação quando finalidades de arquivo por interesse público ou por motivos históricos, científicos ou estatísticos o justifiquem, com o comprometimento do Município de Felgueiras em adotar as adequadas medidas de segurança para a sua conservação.
No âmbito da recolha de dados pessoais, e dos seus direitos, pode contactar o/a Encarregado/a de Proteção de Dados municipal no endereço de correio eletrónico [email protected].
Para mais informações referentes a dados pessoais, quais os seus direitos e como pode exercê-los, por favor visite no site municipal a página da nossa política de privacidade, ou caso não consiga aceder à página, consulte a versão em papel.
ANEXO XI
Normas de manuseamento
Um documento é um bem cultural que importa usufruir sem colocar em risco a sua preservação. Como tal, importa evitar comportamentos agressivos ou menos cuidadosos na sua utilização ou manuseio:
ANEXO XII
(ver documento original)
ANEXO XIII
(ver documento original)
ANEXO XIV
(ver documento original)
Direito à informação:
O Município de Felgueiras reconhece a privacidade dos dados pessoais como um Direito Fundamental dos seus munícipes.
O Município de Felgueiras, no âmbito do Regulamento Geral de Proteção de Dados (Regulamento EU 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016) assegura que:
O tratamento dos seus dados pessoais é efetuado no âmbito da(s) finalidade(s) para os quais os mesmos são recolhidos ou para finalidades compatíveis com o(s) propósito(s) inicial(is);
Assume o compromisso de implementar uma cultura de minimização em que apenas recolhe, utiliza e conserva os dados pessoais necessários;
Não procede à divulgação ou partilha dos seus dados pessoais para fins comerciais ou de publicidade;
Somente partilha com terceiros os seus dados pessoais, e no estrito cumprimento das obrigações legais ou no exercício de funções de interesse público/autoridade pública ou com o seu consentimento.
Nesta conformidade, são identificados claramente os dados pessoais que precisa de recolher e para que finalidade, no estrito contexto da prestação dos serviços requeridos.
A conservação dos seus dados pessoais é efetuada pelo período necessário e adequado à(s) finalidade(s) para as quais foram recolhidos. É possibilitado, a seu pedido por escrito, dirigido ao responsável da entidade, o acesso, a retificação, a limitação de tratamento, ou mesmo o apagamento dos dados pessoais, bem como o direito a ser esquecido, caso não se justifique a sua manutenção no contexto dos serviços prestados. Para os dados tratados com base do consentimento, enquanto titular dos dados tem o direito de retirar o seu consentimento a todo o tempo, sem prejuízo da validade do tratamento de dados efetuado até esse momento. Os dados serão removidos assim que o consentimento for retirado ou quando deixarem de ser necessários para a finalidade pretendida.
Pode justificar-se o alargamento do período de conservação quando finalidades de arquivo por interesse público ou por motivos históricos, científicos ou estatísticos o justifiquem, com o comprometimento do Município de Felgueiras em adotar as adequadas medidas de segurança para a sua conservação.
No âmbito da recolha de dados pessoais, e dos seus direitos, pode contactar o/a Encarregado/a de Proteção de Dados municipal no endereço de correio eletrónico [email protected].
Para mais informações referentes a dados pessoais, quais os seus direitos e como pode exercê-los, por favor visite no site municipal a página da nossa política de privacidade, ou caso não consiga aceder à página, consulte a versão em papel.
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