Art.º 3 · Edital n.º 1136/2022 — Conceitos

1 -No presente regulamento, tendo em atenção a sua terminologia, define-se que:
1. a)Documento de arquivo: unidade de registo de informação em qualquer suporte (papel ou digital) ou formato detido pelo Município de Alcoutim. Os documentos são, desde sempre, elaborados com o objetivo de registar, pois servem de prova, atestado. O que define o documento é o fato deste ser uma expressão testemunhal de determinada atividade que a Administração realiza para cumprir determinadas competências, independentemente do suporte desde que fique garantida a sua autenticidade, integridade e conservação. Assim, o documento será a prova de que a atividade se realizou e em simultâneo testemunho dos direitos e obrigações da Administração e do cidadão;
2. b)Auto de Entrega: é o ato, revestido de formalidades adiante descritas no presente regulamento, que culmina o processo de transmissão, a qualquer título de documentos, e que deve ser assinado pelas partes envolvidas no momento da entrega do material;
3. c)Eliminação: de documentos, aos quais não seja devidamente reconhecido valor arquivístico, é também regulada pelos prazos definidos pela tabela de seleção, prevista na lei. As remessas de documentos a eliminar deverão ser acompanhadas por um auto de eliminação que deve ser assinado pelo responsável do arquivo. O referido auto é feito em duplicado, ficando o original na instituição que procede à eliminação e o duplicado deverá ser remetido ao Arquivo Distrital de Faro;
4. d)Guia de Remessa: é a relação dos documentos enviados ao Arquivo Municipal, preenchida devidamente pelo serviço que os remete para fins de controlo e identificação, podendo ser usada como instrumento de descrição documental;
5. e)Prazo de Conservação: período de tempo fixado em Tabela de Seleção, anexa à Portaria de Regulamentação Arquivística, para os prazos de conservação dos documentos de arquivo. Eliminam-se os documentos que cumprem o prazo de conservação administrativa, o restante passa a designar-se arquivo definitivo.

Artigo 3.º — Conceitos

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