- 1 -Na transferência da documentação para o arquivo, os vários serviços devem observar os procedimentos seguintes:
- a)Os documentos serão enviados nos respetivos suportes devidamente acomodados e identificados;
- b)Devem ser acondicionados os documentos em caixas adequadas à sua dimensão, numeradas e arquivadas;
- c)Devem de igual modo encontrarem-se organizados, classificados e ordenados;
- d)A conferência da guia respetiva terá de ser obrigatoriamente efetuada pelos responsáveis de ambos os serviços;
- e)Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, onde seja indicado o assunto, os documentos que contêm e a que anos se reporta;
- f)No caso dos processos das obras, deverá ser indicado o número, local, designação da obra, nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários;
- g)Deve ser sempre o arquivo que deve diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, nomeadamente agrafos, alfinetes, clipes, de forma a não se perder a integridade dos documentos e da informação;
- h)A documentação transferida deve ser sempre acompanhada dos seus respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência obrigatoriamente relacionados na guia.
Artigo 9.º — Procedimentos
Vigente desde: 03/08/2022
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Em vigor desde 03/08/2022