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Artigo 10.º — Formalidades da Remessa

Vigente desde: 22/08/2024
  1. 1 -Para procederem à remessa de documentação ao Arquivo Municipal, devem os órgãos ou serviços obedecer às seguintes condições:
    1. a)Solicitar o agendamento da respetiva remessa documental;
    2. b)Preencher e remeter ao Arquivo Municipal a guia de remessa que deve acompanhar a documentação, para verificação e aprovação prévia da mesma.
  2. 2 -As remessas de documentação devem obrigatoriamente ser acompanhadas de um Auto de Entrega a título de prova, assim como pela Guia de Remessa correspondente, destinando-se a mesma à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada pelo serviço produtor e pelo Arquivo Municipal.
  3. 3 -O Arquivo Municipal apoia, sempre que necessário, o preenchimento da documentação técnica, bem como toda a logística encadeada no processo de transição documental.
  4. 4 -O Auto de Entrega é feito em duplicado e a Guia de Remessa em triplicado, devendo ficar o original no Arquivo Municipal e o duplicado ser devolvido ao serviço produtor, sendo que o triplicado serve de instrumento à pesquisa e documentação que se encontra por conferir e tratar, completando as referências topográficas e demais informação considerada pertinente.
  5. 5 -A remessa documental deve garantir a integridade física e adequado acondicionamento, obedecendo às seguintes condições:
    1. a)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original ou quando as unidades documentais assim o exijam;
    2. b)Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado;
    3. c)Estarem cumpridos os requisitos do artigo 17.º n.º 2 do presente regulamento.
  6. 6 -Na eventualidade de faltar algum documento ou numeração, deve o serviço produtor no procedimento de transferência, alertar o Arquivo Municipal, através de menção expressa desse facto.
  7. 7 -O Arquivo Municipal pode recusar, anular ou adiar a remessa documental, sempre que verificar inconformidades, designadamente quanto à classificação documental ou incumprimento do definido na Tabela de Seleção.

Histórico de Alterações

Original

Versão 1Versão em vigor

Em vigor desde 22/08/2024

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