Art.º 22 · Edital n.º 1256/2024 — Formalidades de Requisição pelos Serviços

1 -A documentação sob a responsabilidade do Arquivo Municipal, apenas pode ser objeto de consulta pelos demais serviços ou órgãos do Município, mediante o cumprimento das seguintes condições:
1. a)Efetivar o pedido preferencialmente através do Sistema de Gestão Documental;
2. b)Preencher de forma clara e precisa a requisição, sendo devidamente assinada pelo seu requisitante com a assinatura devidamente legível, não sendo válida a autenticação por chancela;
3. c)Indicar corretamente na requisição o documento ou processo solicitado.
2 -O serviço requisitante deve acompanhar a tramitação processual do documento ou processo solicitado, sempre que se justifique mediante o preenchimento da guia de controlo e registar qualquer nova tramitação, dando conhecimento ao Arquivo Municipal desse facto.
3 -O serviço requisitante deve devolver o processo ao Arquivo Municipal no prazo máximo de 30 dias úteis, podendo, se necessário, solicitar a prorrogação do prazo por igual período.
4 -Caso o serviço requisitante proceda à anexação de novos documentos ao processo ou documento requisitados, deve dar disso conhecimento ao Arquivo Municipal.
5 -O serviço requisitante deve garantir a confidencialidade e integridade dos documentos requisitados.
6 -Sempre que a documentação for devolvida, deve ser conferida a sua integridade e ordem interna, estando para isso presente, sempre que possível, o seu requisitante.
7 -Se for detetada a falta de folhas num processo ou se este regressar desorganizado deve o serviço de Arquivo Municipal devolve-lo à procedência, a solicitar a regularização das irregularidades identificadas.
8 -O ato de devolução deve ser registado, mediante o preenchimento do respetivo formulário de requisição.
9 -O formulário de requisição deve ser conservado pelo Arquivo Municipal, por um período mínimo de 5 anos.
10 -Por questões de conservação documental, o empréstimo de documentação, sempre que as condições técnicas assim o permitam, deve efetuar-se por meio da reprodução digital.
11 -O levantamento da documentação pode ser efetuado por colaborador diferente do requisitante, desde que tal seja previamente comunicado ao serviço de Arquivo.

Artigo 22.º — Formalidades de Requisição pelos Serviços

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