Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:
- a)"Avaliação", a atribuição de valor à informação para efeitos de conservação ou de eliminação, com base num conjunto de princípios e critérios;
- b)"Classificação", a associação de um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º nível ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
- c)"Conservação", o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na preservação permanente da respetiva informação;
- d)"Destino final", a decisão, baseada na avaliação da informação, de conservação, conservação parcial por amostragem ou eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;
- e)"DGLAB", Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas;
- f)"Documento", a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório ou informativo, por uma entidade no cumprimento das suas obrigações legais ou no desenvolvimento das suas atividades;
- g)"Eliminação", o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;
- h)"Entrega", a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor para outro, com ou sem alteração da respetiva responsabilidade ou propriedade;
- i)"Prazo de conservação administrativa", o período de tempo, em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, previsto na tabela de seleção;
- j)"Registo", a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação, incluindo elementos relativos à classificação e avaliação;
- k)"Seleção", a atividade que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção, sendo operacionalizada através da aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final;
- l)"Sistema de informação" ("SI"), o sistema que integra, gere e fornece acesso, ao longo do tempo, a documentos de arquivo independentemente do seu suporte, incluindo sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;
- m)"Tabela de seleção", o instrumento de suporte à classificação e avaliação da informação, resultante da Lista Consolidada e que é constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação.