Na transferência da documentação para o AMESP, os vários serviços devem observar os procedimentos seguintes:
- a)Os documentos são enviados nos respetivos suportes originais, devidamente acomodados e identificados;
- b)Os documentos são acondicionados em caixas adequadas à sua dimensão, numeradas e identificadas;
- c)Têm, de igual modo, de estar organizados, classificados e ordenados;
- d)A conferência da guia de remessa é obrigatoriamente efetuada pelos(as) responsáveis de ambos os serviços;
- e)Os processos e requerimentos são sempre paginados, tendo de intercalar-se, no caso de lhes ter sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com menção expressa do documento retirado da paginação do mesmo e da qual constem a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo serviço;
- f)Os processos são individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, onde seja indicado o serviço produtor, designação do processo e as datas extremas;
- g)No caso dos processos de obras, será indicado o número, local, designação da obra, nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários;
- h)Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes etc.;
- i)A documentação transferida é sempre acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, obrigatoriamente relacionados na guia de remessa.