Art.º 31 · Edital n.º 1850/2023 — Organização do sistema de arquivo do Município de Esposende

1 -O sistema de arquivo do Município de Esposende encontra-se organizado em 3 níveis com responsabilidades distintas:
1. a)Serviço do AMEPS;
2. b)Responsáveis de arquivo (RA) das Unidades Orgânicas;
3. c)Utilizadores(as) do sistema de arquivo.
2 -São obrigações do serviço do AMEPS:
1. a)Prestar apoio aos(às) utilizadores(as) e aos(às) RA das Unidades Orgânicas;
2. b)Proceder à transferência e à incorporação da documentação;
3. c)Controlar a seleção e a eliminação da documentação;
4. d)Conservar, disponibilizar e divulgar a documentação e a informação;
5. e)Produzir instrumentos de classificação e de descrição;
6. f)Produzir pareceres técnicos para apoio à tomada de decisão;
7. g)Realizar diagnósticos à situação arquivística.
3 -São obrigações dos RA das Unidades Orgânicas:
1. a)Prestar apoio aos(às) utilizadores(as);
2. b)Criar e classificar pastas e processos e controlar os respetivos prazos de conservação administrativa;
3. c)Arquivar definitivamente documentos;
4. d)Selecionar, sob orientação do serviço de AMEPS, a documentação a conservar e a eliminar;
5. e)Apoiar a eliminação de documentação;
6. f)Apoiar a transferência e incorporação de documentação no AMEPS;
7. g)Monitorizar o sistema de arquivo sob a sua responsabilidade.
4 -São obrigações dos(as) utilizadores(as) internos(as):
1. a)Criar e integrar documentos no sistema;
2. b)Classificar documentos de acordo com o plano em vigor;
3. c)Encaminhar documentos de acordo com os circuitos documentais definidos.

Artigo 31.º — Organização do sistema de arquivo do Município de Esposende

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