Art.º 5 · Edital n.º 1850/2023 — Conceitos

a)Apoios: Conjunto de ajudas ou incentivos técnicos, financeiros, logísticos e materiais concedidos pelas instituições públicas a outras entidades, com caráter pontual ou regular, de forma isolada ou articulada.
b)Arquivo: Conjunto orgânico de documentos e dados de natureza administrativa e histórica, produzidos ou recebidos pelos serviços que compõem o Município de Esposende, assim como por outras entidades ou pessoas singulares no decorrer das suas funções ou atividades, que, independentemente da sua data, forma ou suporte material, foram conservados para servirem como elementos de gestão e prova e podem ser utilizados posteriormente como elementos informativos para os mais variados efeitos.
c)Arquivo Corrente: Conjunto de documentos correspondentes a processos que ainda não estão concluídos, sendo necessários à atividade do organismo que os produziu ou recebeu.
d)Arquivo Definitivo ou Histórico: Conjunto de documentos que tendo, em geral, perdido utilidade administrativa, é considerado de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação.
e)Arquivo Intermédio: Conjunto de documentos que, tendo deixado de ser de utilização corrente, ainda é utilizado, ocasionalmente, em virtude do seu interesse administrativo.
f)Conservação: Conjunto de ações diretas, compreendidas como intervenções pontuais, e que devolvem ao documento um nível superior de estabilidade físico-química permitindo o seu manuseamento e/ou manipulação durante o processo de transferência de suporte.
g)Dados: Conjunto de valores ou ocorrências em estado bruto a partir dos quais é possível obter informação.
h)Documentação de uso não corrente: Documentos correspondentes a processos que estão concluídos, mas ainda suscetíveis de serem reabertos, ou processos que já se encontram efetivamente concluídos.
i)Fundo: Conjunto de documentos de uma única proveniência.
j)Gestão documental: Conjunto de operações e procedimentos técnicos tendentes à racionalização e eficácia na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, seleção e eliminação de documentos nas fases de arquivo corrente, intermédio e definitivo.
k)Informação: Conjunto organizado de dados que permite resolver problemas e tomar decisões.
l)Manutenção: Conjunto de ações que asseguram as condições existentes, consideradas adequadas e suficientes para a estabilidade dos documentos.
m)Preservação: Conjunto de ações indiretas que evitam ou reduzem as causas de degradação dos documentos.
n)Responsável de arquivo (RA): O(A) técnico(a) responsável por gerir a documentação e informação e por prestar apoio aos(às) utilizadores(as) da respetiva unidade orgânica.
o)Restauro: Conjunto de ações diretas, compreendidas como intervenções extensas, e que devolvem estabilidade ao documento a partir da recuperação, substituição ou introdução de elementos estruturais ou de suporte.
p)Sistema de arquivo organizacional: Composto pela informação gerida pela organização, pelos espaços de armazenamento de documentos e de informação e pelo conjunto de outros elementos que participam na sua gestão e qualificação (leis, normas, orientações, procedimentos, tutela e/ou órgãos de gestão, órgão de coordenação, órgãos consultivos, serviço de arquivo, recursos humanos e materiais).

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